Kommande uppdatering av filsystemet för ditt Dropbox-teamkonto
Den här artikeln beskriver en uppdatering för team med Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus och Enterprise.
Översikt
Dropbox är uppdaterar strukturen för teammappar så att de är bättre organiserade och enklare att använda. Den här artikeln ger en checklista inför migreringen med instruktioner och går igenom potentiella problem som du kan stöta på från uppdateringen. Observera att denna uppdatering kommer att ändra filsökvägar, vilket kan avbryta API-integrationer.
Vad du bör göra innan ditt filsystem uppdateras
Se till att alla i teamet följer instruktionerna i checklistan inför migreringen dagen innan uppdateringen för att minimera problem före och efter migreringen. Detta inkluderar teamadmins, medlemmar och apputvecklare. Räkna med begränsad åtkomst medan uppdateringen pågår.
Checklista inför migreringen
☑ Uppdatera till den senaste versionen av Dropbox på datorn och mobila enheter.
- Kontrollera att Dropbox-klienten kör version 197 eller senare. Läs om hur du uppdaterar till den senaste versionen.
- Kontrollera att Dropbox för mobila enheter kör version 380 eller senare. Läs om hur du uppdaterar appar på Android och iOS.
- Uppdatera tredjepartsappar och anpassade API-integrationer till de senaste versionerna för att förhindra att API-anrop misslyckas.
- För att använda genvägar igen tar du bort de gamla länkarna och skapar nya.
- Läs om hur du skapar Windows-länkar för snabb åtkomst och Mac-alias.
- Om du använder Dropbox för Salesforce-appen kontrollerar du att den kör version 1.700 eller senare.
☑Hantera filinställningar och behörigheter för att hantera ändrade filsökvägar.
- Kontrollera delningsbehörigheter för mappar på högsta nivån i inställningen för Hantera åtkomst.
- Om du inte vill att teammedlemmar hantera åtkomst till en teammapp ändrar du inställningen Hantera åtkomst till Endast administratörer.
- Se till att mappar på högsta nivån har rätt namn.
- Namnet på mappar på högsta nivån kommer att bli synliga i filsökvägen för teammedlemmar med åtkomst till dess undermappar.
Obs: Windows-datorer har en begränsning på 260 tecken för filsökvägar. Om gränsen överskrids går det inte att öppna filerna. Uppdateringen exponerar hela mappens sökväg för att inkludera mappen på högsta nivå, och detta kan göra att teckengränsen överskrids. Användare bör be teamadmins om en rapport för mappsökvägar för att fastställa teckental för mappsökvägar och sedan:
- Minska längden på mapparnas namn.
- Flytta undermappar närmare rotmappen för att platta till filstrukturen.
- Ställ in Windows regkey till aktivera långa filsökvägar via gruppolicyn ”Aktivera långa sökvägar för Win32”. Observera att detta inte fungerar för Microsoft 365-filer.
- Ändra integreringsfilsökvägarna från absoluta till relativa, om det är möjligt.
- Webbläsares URL:er och absoluta länkar kommer att bryta när filsökvägar ändras. När du byter till relativ kommer du inte behöver konfigurera om sökvägarna efter uppdateringen, men du kan alltid konfigurera filsökvägarna manuellt efter uppdateringen.
- Om du är en apputvecklare på ett teamkonto måste du lista materialet för teamutrymmet genom att ställa in roten med ”/files/list_folder” med rubriken ”Dropbox-API-Path-Root” och sedan ställa in sökvägen till tomma citattecken ("").
- Om en app förlitar sig på absoluta sökvägar till teammappar i medlemsmapparna och ”Dropbox-API-Path-Root” inte är inställd kommer dessa teammappar inte att hittas genom dessa filsökvägar när teamet uppdateras.
- Det går inte heller att använda mapp-ID för att komma åt materialet i teammappen eftersom det krävs en relevant rot. Läs mer om hur du uppdaterar dina integrationer till den här uppdaterade versionen av Dropbox.
Viktigt: För att lagra din Dropbox-mapp på en annan plats än standardhårddisken behöver du behörighet för att läsa filer från och skriva filer till den platsen. Om du försöker ställa in en icke-standardiserad plats utan rätt behörigheter får du ett felmeddelande som säger att Dropbox har stött på problem och kommer att behöva synka om dina filer. Klicka på Ok för att:
- Skapa en ny mapp på din C:-hårddisk, och
- flytta dina gamla Dropbox-filer till en mapp som heter ”C:\Dropbox (teamets namn) (OLD)”
☑ Hantera selektiv synkning för teammappar.
- Teamadmins bör aktivera selektiv synkning för team och aktivera synkning för teammappar. Selektiv synkning för undermappar kommer att matcha mappen på högsta nivån, men selektiv synkning för team är avstängt som standard för att inte synka användarmappar som inte borde synkas.
När du slår på selektiv synkning behöver du se till att mappar förblir synkade till teammedlemmars datorer efter uppdateringen, så att de kan komma åt sina filer på sina datorer. Teamadmins kan kontrollera rapporten för mappsökvägar för alla teammappar som de vill ändra till Synkronisera automatiskt till medlemmars datorer.
Obs! Teamadmin kan kontakta Dropbox support för att generera rapporter för mappsökvägar.
☑Förbered din enhet för uppdateringen.
- Stäng alla öppna appar och starta om din enhet.
- Stäng alla appar som öppnas automatiskt efter att du har startat om din enhet.
- Pausa alla kortkommandon och appintegrationer från tredje part.
- Låt Dropbox-klienten vara igång över natten.
Undvik att använda Dropbox och göra ändringar i filer under uppdateringen för att undvika oväntade problem. Du kommer att få ett meddelande när uppdateringen är klar som informerar dig om att du kan fortsätta använda Dropbox som vanligt.
Viktigt: Migreringen kan fastna om den stöter på en Dropbox-synkad fil som används av ett öppet program, eller till och med Utforskaren i Windows. Se till att Dropbox-klienten är uppdaterad till version 197 eller senare och klicka på Försök igen i dialogfönstret för att slutföra migreringen.
Vad du bör göra efter att filsystemet har uppdaterats
När uppdateringen är klar bör teamadmins och medlemmar följa checklistan efter migreringen för att säkerställa att deras inställningar är korrekt konfigurerade.
Checklista efter migreringen
☑Uppgradera filsökvägar för tredjepartsautomatiseringar till det nya Dropbox-mappnamnet.
Efter uppdateringen kommer namnet på Dropbox-mappen att ändras från ”Dropbox [teamnamn]” till ”[Teamnamn] Dropbox”.
☑Välj vilka mappar som du vill göra tillgängliga offline.
Befintlig teammappar kommer som standard att ställas in på tillgänglighetsinställningarna för nya filer. Kontrollera dina mappar efter migreringen för att säkerställa att alla mappar som behöver vara tillgängliga offline är det.
Tips: Vi rekommenderar att du ställer in filer till enbart online för snabbare synkningstider.
☑ Hantera selektiv synkning för teammappar.
Teammedlemmar kan behöva aktivera selektiv synkning individuellt. Om du har beviljats åtkomst till en mapp men den inte visas i Dropbox-klienten aktiverar du selektiv synkning för den mappen. Be din teamadmin om en rapport för mappsökvägar för att identifiera vilken mapp på högsta nivån som dina undermappar har, vid behov.
Obs! Teamadmin kan kontakta Dropbox support för att generera rapporter för mappsökvägar.
☑ Välj om du vill tillåta teammedlemmar att skapa teammappar.
☑Kontrollera delningsbehörighet för mappar på nytt.
För att tillåta teammedllemmar att dela undermappar men inte teammappen på högsta nivån bör teamadmins ställa in inställningen Hantera åtkomst till Endast administratör för mappar på högsta nivån, och Teammedlemmar kan redigera för undermappar. Dessa inställningar tillämpas nedåt längs teammappträdet till undermappar och är oberoende av materialhanteringsinställningarna på högsta nivån. Läs mer om att hantera åtkomstinställningar.
Standarden för inställningen Hantera åtkomst för teammappar beror på var teammappen skapas.
Till exempel, nya mappar som skapas i:
- ”/browse” kommer att ställas in på Teammedlemmar som kan redigera som standard.
- Materialhanteraren kommer att ställas in på Endast administratör som standard för administratörer.
Schemalägga teamets filsystemuppdatering
Teamadministratörer kan boka om datumet för uppdateringen från administratörskonsolen. Gör så här:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen.
- Klicka på Inställningar.
- Klicka på Teamprofil.
- Det schemalagda datumet för uppdateringen visas under Uppdatering av filsystemet.
- Klicka på den första rullgardinsmenyn för att välja ett tillgängligt datum i kalendern.
- Klicka på den andra rullgardinsmenyn för att välja en tid.
Vanliga frågor
Hur lång tid tar migreringen?
Generellt sett ökar migreringstiden linjärt med det totala antalet unika teammedlemmar i det största teammappträdet. För vissa team kan det ta flera dagar att slutföra migreringen, men detta gäller bara team med exceptionellt stora teammappträd.
Hur fixar jag felet ”Kan inte synkning Dropbox-konto”?
Om du använder Windows kan du stöta på ett problem efter migreringen som som stoppar synkningsprocessen. Om du får det här felet och kontrollerar din synkningsstatus står det Uppdaterar Dropbox-konto eller Uppgraderar databas. Detta händer om du har applikationer öppna under uppdateringen och de försöker använda Dropbox.
Det finns några saker du kan prova för att lösa problemet. Vänta i några minuter efter att du har provat varje alternativ för att ge Dropbox tid att starta synkningen. Om Dropbox inte startar synkningen efter några minuter går du vidare till nästa alternativ:
- Starta om din enhet. När din enhet startar om, stäng alla appar innan du öppnar Dropbox.
- Logga ut från Dropbox och logga in igen.
- Logga ut från Dropbox och byt namn på eller ta bort Dropbox-mappen. Logga sedan in igen.
När problemet har åtgärdats ändras synkroniseringsstatusen för att indikera att synkronisering pågår. Om många filer ska synkas kan du minska synkningstiden genom att logga ut från ditt Dropbox-konto. När du loggar in igen ställer du in inställningen för selektiv synkning till att endast synka mapparna som du behöver.
Vad är en personlig mapp?
Efter filsystemuppdateringen kommer varje teammedlem att ha en personlig mapp. Mappen lagrar teammedlemmens filer och alla filer som delas med personen. Du hittar mappen på ”/[teamnamn] Dropbox/[teammedlemmens namn]”. Läs mer om hur du delar material med ditt team efter uppdateringen av filsystemet.
Vilka andra förändringar händer med teammappar?
- Teammappar flyttas från medlemsmappar till Dropbox-teamets lagringsutrymme.
- Om du byter namn på en teammapp ändras namnet för alla andra.
- När du skapar en teammapp kan du välja vem du vill dela den med och när.
- Teammedlemmar kan lägga till material i teammappar genom att klicka på Skapa eller Ladda upp filer och mappar på sidan Alla filer.
- Alla filer i teamets Dropbox kommer att organiseras i mappar, antingen i din medlemsmapp eller i teammappar. Teamanvändare kommer inte att kunna lägga till filer till teamets Dropbox-rot. De måste lägga till dem i en mapp istället.
- Teamadmins kan dela teammappar externt med såväl individer som grupper.
- Om du vill dela teammappar med personer utanför teamet måste inställningen Dela externt vara inställd till På. Du kan ändra den här inställningen från adminkonsolen.
- När du delar en mapp med någon i ditt team visas filsökvägens namn för mappen som du har delat.
- Exempel: om du bestämmer dig för att dela en undermapp som heter ”Sommarkampanj 2024” med en teammedlem kommer de att kunna se filsökvägen för den överordnade mappen (t.ex. ”Design/Marknadsföring/Sommarkampanj 2024”) även om de har inte åtkomst till de andra mapparna. Mappen ”Sommarkampanj 2024” visas som en mapp med passagerättigheter. Alla mapp- och filbehörigheter förblir desamma.
Läs mer om hur du delar material med ditt team efter uppdateringen av filsystemet.
Vilka åtgärder kan användare i mobilappen göra efter uppdateringen av filsystemet?
Användare i mobilappen kan skapa och dela teammappar men måste använda webbläsaren på datorn för att flytta, radera, byta namn på eller duplicera mappar.
