Geavanceerde team- en materiaalfuncties gebruiken

Met de add-on Geavanceerde team- en materiaalfuncties (een BetterCloud-oplossing) kunnen beheerders hun Dropbox-teamaccounts veilig inzetten en aansturen met één tool voor operationeel beheer.

Beheerders kunnen deze add-on gebruiken voor:

• Gegevens beschermen door te scannen op gevoelig materiaal. 
• Activiteiten automatisch afstemmen op de specifieke beveiligingsnormen van het bedrijf.
• Inzicht in teamactiviteiten krijgen en uitgebreide rapporten opstellen.
• Specifieke workflows en de on- en offboarding van medewerkers stroomlijnen.

Dit artikel biedt beheerders stapsgewijze begeleiding bij het installeren en gebruiken van de add-on voor Dropbox-teamaccounts.

Inbegrepen functies

Gegevensbescherming

• Meldingen maken voor interne en externe dreigingen.
• Gevoelige informatie detecteren en beschermen bij het uploaden.
• Gevoelige informatie in bestaand materiaal zoeken en beschermen.
• Onbevoegd delen van bestanden en mappen voorkomen.
• Specifieke herstelworkflows maken                                                

Inzicht en controle

• Alle materialen en machtigingen doorzoeken en controleren in één weergave.
• Bulkacties voor bestanden en mappen ondernemen voor het hele team                      

Levenscyclusbeheer van gebruiker

• Serviceverzoeken afdwingen met meldingen en workflows voor accountovername.
• Gebruikers toegang verlenen tot relevant materiaal op basis van groep, hiërarchie en rol        
• Specifieke offboardingworkflows instellen die zijn afgestemd op jouw processen  

De add-on installeren en integreren

Volg de aanmeldings- en installatiestappen in het helpcentrum van BetterCloud om de add-on Geavanceerde team- en materiaalfuncties te installeren en te integreren met Dropbox.

Meldingen instellen

Beheerders kunnen meldingen gebruiken om beveiligingsproblemen in real time te monitoren en gegevenslekken te vermijden. Klik op de volgende links voor een volledig overzicht van het instellen van meldingen:

• Beheren, verkennen, sjablonen en aanpassingen
• Uitgebreide informatie over meldingen (video)

Artikel met alle beschikbare Dropbox-meldingen bekijken

Waarschuwing 'Bestand extern gedeeld'

Je krijgt de waarschuwingen Bestand extern gedeeld en Map extern gedeeld als een Dropbox-bestand of -map rechtstreeks met een gebruiker buiten je Dropbox-team wordt gedeeld. Beheerders kunnen extern gedeelde bestanden ook scannen op gevoelig materiaal. Meer informatie over hoe je de waarschuwing 'Bestand extern gedeeld' instelt.

Waarschuwing 'Gevoelige gegevens gescand'

Je krijgt de waarschuwing Gevoelige gegevens gescand als bestanden in je domein gevoelige gegevens bevatten. Via deze waarschuwing kun je ook een automatische herstelworkflow activeren. Meer informatie over hoe je de waarschuwing 'Gevoelige gegevens gescand' instelt.

Automatische workflows maken

Beheerders kunnen workflows gebruiken om acties in een Dropbox-teamaccount te automatiseren, met behulp van als-dan-logica. Workflowbeheer is de centrale plek waar alle workflows kunnen worden weergegeven en beheerd. Klik op de volgende links voor een volledig overzicht van het maken van workflows:

• Algemene workflows maken (video)
• Workflows maken
• Workflows beheren
• Problemen met workflows oplossen

Workflow voor accountovername

Beheerders kunnen een waarschuwing krijgen wanneer teamleden zijn geselecteerd om hun onafhankelijke Dropbox-account te migreren naar hun Dropbox-teamaccount. Deze waarschuwing kan worden gebruikt om te controleren of de instellingen van teamleden niet in strijd zijn met het beveiligingsbeleid. Meer informatie over het opzetten van de workflow Accountovername.

Medewerkers onboarden en offboarden

Met een onboardingworkflow kun je nieuwe teamleden automatisch toevoegen aan alle vereiste groepen en mappen. Met een offboardingworkflow kun je gebruikers snel de toegang tot gevoelige gegevens ontzeggen en ze van gekoppelde apparaten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer ze het Dropbox-team verlaten of een andere rol krijgen toegewezen. Klik op de volgende links voor meer informatie over het maken van onboarding- en offboardingworkflows:

• Medewerkers onboarden (video)
• Medewerkers offboarden (video)

Materiaal scannen

Beheerders kunnen zowel nieuw als bestaand materiaal in hun Dropbox-team scannen, ter opsporing en voorkoming van gegevenslekken en om te controleren of het beveiligingsbeleid wordt nageleefd. Meer informatie over het scannen van materiaal in je Dropbox-team.

De resultaten controleren

Beheerders kunnen controles van materiaalscans aanpassen aan specifieke situaties. Meer informatie over het controleren van materiaalscans.

Een workflow activeren op basis van een voortgangsbeleid

Nadat een waarschuwing voor een materiaalscan is gepubliceerd, kan deze worden gebruikt als workflowgebeurtenis. Meer informatie over het activeren van een workflow op basis van een voortgangsbeleid.

Actie ondernemen voor bestanden die de regels van een scan of beleid overtreden

Beheerders kunnen specifieke acties ondernemen voor bestanden die de regels van een opgesteld beleid overtreden. Klik op de volgende links voor meer informatie over het ondernemen van acties voor overtredingen:

• Acties ondernemen voor bestanden die de regels van een scan of beleid overtreden
• Meer informatie over de relatie tussen acties en materiaalscans