Come utilizzare Controlli avanzati per team e contenuti

Aggiornato Oct 18, 2023

Il componente aggiuntivo Controlli avanzati per team e contenuti è disponibile per clienti Dropbox Advanced ed Enterprise tramite il team vendite di Dropbox. Se amministri un account di team Dropbox e desideri maggiori informazioni, contatta il tuo Customer Success Manager.

Il componente aggiuntivo Controlli avanzati per team e contenuti, basato su BetterCloud, consente agli amministratori di distribuire, gestire e controllare in modo sicuro i propri account di team Dropbox con un unico strumento di gestione delle operazioni.

Ad esempio, gli amministratori possono utilizzare questo componente aggiuntivo per:

  • Proteggere i dati individuando la presenza di contenuti sensibili 
  • Automatizzare l'allineamento con gli standard di sicurezza specifici di un'azienda a livello dettagliato
  • Avere visibilità sull'attività del team e creare rapporti completi
  • Semplificare i flussi di lavoro personalizzabili nonché l'ingresso e l'uscita dal team dei dipendenti

In questo articolo vengono illustrati tutti i passaggi che gli amministratori devono seguire per installare e utilizzare il componente aggiuntivo per i propri account di team Dropbox.

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Nota. Le funzionalità del componente aggiuntivo non sono disponibili per Dropbox Replay.

Funzionalità incluse

Protezione dei dati                                                                

  • Crea avvisi per minacce interne ed esterne                                    
  • Rileva e proteggi le informazioni riservate durante il caricamento                         
  • Cerca e proteggi le informazioni riservate nei contenuti esistenti                   
  • Impedisci la condivisione non autorizzata con file e cartelle                                  
  • Crea flussi di lavoro di correzione personalizzati                                                

Visibilità e controllo                                                               

  • Cerca e controlla tutti i contenuti e le autorizzazioni in un'unica vista                      
  • Effettua azioni in blocco su file e cartelle in tutto il team                      

Gestione del ciclo di vita degli utenti                                                          

  • Imposta i processi di richiesta del servizio con le notifiche di Cattura dell'account e i flussi di lavoro 
  • Concedi agli utenti l’accesso ai contenuti pertinenti in base al gruppo, alla gerarchia e al ruolo        
  • Configura flussi di lavoro personalizzati per l’uscita dal team che rispecchino i tuoi processi  

Installare ed eseguire l'integrazione del componente aggiuntivo

Per installare il componente aggiuntivo Controlli avanzati per team e contenuti e integrarlo con Dropbox, segui i passaggi per l’accesso e l’installazione nel Centro assistenza BetterCloud.

Impostare gli avvisi

Con gli avvisi, gli amministratori possono monitorare i problemi di sicurezza in tempo reale ed evitare le vulnerabilità dei dati. Vai ai seguenti link per una panoramica completa su come impostare gli avvisi:

Consulta questo articolo per visualizzare tutti gli avvisi Dropbox disponibili.

Avviso ”File Shared Externally”

Gli avvisi File Shared Externally (File condiviso esternamente) e Folder Shared Externally (Cartella condivisa esternamente) informano quando un file o una cartella Dropbox vengono condivisi direttamente con una persona esterna al team Dropbox. Gli amministratori possono anche eseguire la scansione dei file condivisi esternamente in cerca di contenuti sensibili. Scopri come configurare gli avvisi per la condivisione esterna di file.

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Nota. La condivisione esterna per Dropbox Replay non può essere disattivata.

Avviso “Sensitive Data Scanned”

L’avviso Sensitive Data Scanned (Dati sensibili rilevati) informa quando i file del dominio contengono dati sensibili e può attivare un flusso di lavoro di correzione automatica. Scopri come impostare gli avvisi per la rilevazione di dati sensibili.

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Nota. Questo avviso fa riferimento solo ai contenuti creati dopo la configurazione del componente aggiuntivo. Gli amministratori possono utilizzare le opzioni “Select Scans” e “File Audits” (Seleziona file da analizzare e Audit file) per eseguire la scansione di contenuti precedenti.

Creare flussi di lavoro automatizzati

I flussi di lavoro consentono agli amministratori di automatizzare le azioni in un account di team Dropbox utilizzando la logica “if, then”. Grazie alla funzionalità di gestione dei flussi di lavoro, gli amministratori possono visualizzare e controllare tutti i flussi di lavoro in un’unica posizione. Visita i seguenti link per una panoramica completa su come creare i flussi di lavoro:

Flusso di lavoro di Account Capture

Gli amministratori possono ricevere un avviso quando membri del team vengono invitati a eseguire la migrazione del proprio account Dropbox indipendente all’account di team Dropbox. Tale avviso può servire a garantire che le impostazioni dei membri del team siano conformi alle norme di sicurezza. Scopri come creare il flusso di lavoro “Account Captured” (Account acquisito).

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Nota. La funzionalità Cattura dell’account o Cattura di tutti gli utenti è disponibile solo per i team Dropbox Enterprise.

Inserimento e uscita dal team dei dipendenti

Nei flussi di lavoro di onboarding dei dipendenti si possono aggiungere automaticamente nuovi membri del team a tutte le cartelle e a tutti i gruppi richiesti. Nei flussi di lavoro di offboarding si può limitare rapidamente l’accesso degli utenti ai dati sensibili ed eliminarli dai dispositivi collegati, per esempio se un membro abbandona un team Dropbox o cambia ruolo. Visita i link che segue per scoprire come creare flussi di lavoro di onboarding e offboarding:

Eseguire la scansione dei contenuti

Gli amministratori possono eseguire la scansione di contenuti nuovi ed esistenti nel proprio team Dropbox per individuare e prevenire vulnerabilità dei dati e verificare la conformità alle norme di sicurezza. Scopri come eseguire la scansione dei contenuti del tuo team Dropbox.

Controllare i risultati

Gli amministratori possono effettuare audit delle scansioni dei contenuti con condizioni personalizzate. Scopri come effettuare audit dei risultati delle scansioni dei contenuti.

Attivare un flusso di lavoro da una norma “Go Forward”

Una volta pubblicati, gli avvisi di scansione dei contenuti possono essere usati come eventi del flusso di lavoro. Scopri come attivare un flusso di lavoro da una norma “Go Forward”.

Intraprendere azioni per file che violano una scansione o una norma

Gli amministratori possono intraprendere azioni personalizzabili contro i file che violano una norma impostata. Visita i link di seguito per scoprire come intervenire in caso di violazioni di file:

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