Как пользоваться дополнением «Расширенный контроль рабочих групп и контента»

Благодаря дополнению «Расширенный контроль рабочих групп и контента» на базе BetterCloud администраторы могут безопасно развертывать свои рабочие группы Dropbox Business и управлять ими с помощью одного инструмента.

Например, администраторы могут использовать это дополнение для выполнения следующих действий.

• Обеспечивать защиту контента, проверяя на наличие конфиденциальных данных 
• Автоматизировать соответствие определенным корпоративным стандартам безопасности на максимально детализированном уровне
• Отслеживать события в рабочей группе и создавать исчерпывающие отчеты
• Оптимизировать настраиваемые процессы, а также процесс адаптации новых и удаления бывших сотрудников

В этой статье приводятся пошаговые инструкции для администраторов, которые помогут установить дополнение и пользоваться им в рабочей группе Dropbox Business.

Установка и интеграция дополнения

Чтобы установить дополнение «Расширенный контроль рабочих групп и контента» и интегрировать его с Dropbox, выполните пошаговую инструкцию по входу в систему и установке дополнения, приведенную в справочном центре BetterCloud.

Настройка оповещений

С помощью оповещений администраторы могут в режиме реального времени отслеживать проблемы с безопасностью и предотвращать уязвимости данных. Подробный обзор, с помощью которого можно настроить оповещения, вы найдете по ссылкам ниже:

• Управление, анализ, шаблоны и настройка
• Видеообзор, который поможет понять оповещения

В этой статье вы найдете все доступные оповещения Dropbox.

Оповещение «Сторонний доступ к файлу» (File Shared Externally)

Оповещения «Сторонний доступ к файлу» (File Shared Externally) или «Сторонний доступ к папке» (Folder Shared Externally) информируют о том, что каким-либо файлом или папкой Dropbox напрямую поделились с пользователем не из вашей рабочей группы Dropbox. Кроме того, администраторы могут проверить файлы, которыми поделились со сторонними пользователями, на наличие конфиденциальных данных. Подробнее о том, как настроить оповещение «Сторонний доступ к файлу».

Оповещение «Найдены конфиденциальные данные» (Sensitive Data Scanned)

Оповещение «Найдены конфиденциальные данные» (Sensitive Data Scanned) информирует о том, что в файлах на вашем домене содержатся конфиденциальные данные и может запустить автоматический процесс для разрешения проблемы. Подробнее о том, как настроить оповещение «Найдены конфиденциальные данные».

Обратите внимание: для этого оповещения проверяются только те данные, которые были созданы после установки дополнения. Чтобы проверить данные, созданные раньше, администраторы могут воспользоваться «Выборочным сканированием» (Select Scans) и «Проверкой файлов» (File Audits).

Как создать автоматизированные процессы

С помощью процессов администраторы могут автоматизировать действия в рабочей группе Dropbox Business, задействовав логику «если, тогда». Администраторы могут просматривать и контролировать все процессы в «Диспетчере процессов» (Workflow Manager). Подробный обзор, с помощью которого можно настроить процессы, вы найдете по ссылкам ниже:

• Видео о создании основных процессов
• Создание процессов
• Управление процессами
• Устранение неполадок, связанных с процессами

Процесс для функции захвата аккаунтов

Администратор может получать оповещения, когда выбирается отдельный аккаунт Dropbox участника рабочей группы для переноса в рабочую группу Dropbox Business. С помощью этого оповещения можно проверить, соответствуют ли настройки у данного участника общим правилам безопасности. Подробнее о том, как настроить процесс для переноса аккаунтов.

Обратите внимание: функция «Захват аккаунта» и «Захват всех пользователей» доступна только в рабочих группах Dropbox Business Enterprise.

Адаптация новых сотрудников и удаление бывших сотрудников

С помощью процессов для адаптации новых сотрудников можно автоматически добавлять новых участников рабочей группы во все необходимые подгруппы и папки. А с помощью процессов для удаления бывших сотрудников можно быстро ограничить доступ пользователей к конфиденциальным данным и удалить их с подсоединенных устройств, когда кто-нибудь уходит из рабочей группы Dropbox Business или изменяется роль сотрудника. Подробную информацию о том, как настроить процессы для адаптации новых сотрудников и удаления бывших сотрудников, вы найдете по ссылкам ниже:

• Видео об адаптации новых сотрудников
• Видео об удалении бывших сотрудников

Проверка контента

Администраторы могут проверять как новый, так и существующий контент в своей рабочей группе Dropbox Business, чтобы найти и предотвратить уязвимости данных и проверить соответствие требованиям безопасности. В этой статье вы подробно узнаете о том, как проверять контент в своей рабочей группе Dropbox Business.

Обратите внимание: администраторы также могут настроить оповещение «Найдены конфиденциальные данные» (Sensitive Data Scanned).

Аудит для результатов

Администраторы могут проводить аудит по результатам проверки контента с помощью настраиваемых условий. В этой статье подробно описывается, как выполнять аудит по результатам проверки контента.

Запуск процесса по правилу «Задействовать» (Go Forward)

Когда опубликовано оповещение о проверке контента, его можно использовать в качестве события для запуска процесса. В этой статье подробно описывается, как запустить процесс по правилу «Задействовать» (Go Forward).

Меры, применяемые к файлам, выявленным при проверке или нарушающим правило

Администраторы могут выполнять настраиваемые действия с файлами, которые нарушают установленные ими правила. Подробную информацию о том, как выполнить действие с нарушающим правило файлом, вы найдете по ссылкам ниже:

• Как применить меры к файлам, выявленным при проверке или нарушающим правило
• Дополнительная информация о том, как соотносятся меры и проверка контента

Функции дополнения «Расширенный контроль рабочих групп и контента»

Защита данных                                                                

• Создавайте оповещения о внутренних и внешних угрозах                                    
• Отслеживайте и защищайте конфиденциальную информацию при ее загрузке                         
• Отслеживайте и защищайте конфиденциальную информацию в уже существующем контенте                   
• Предотвращайте несанкционированный общий доступ к файлам и папкам                                  
• Создавайте настраиваемые процессы ремедиации                                                

Прозрачность и контроль                                                               

• Осуществляйте поиск и проверку во всем контенте и по всем правам доступа на одной странице                      
• Выполняйте действия с группами файлов и папок во всей рабочей группе                      

Управление жизненным циклом пользователя                                                          

• Запускайте процессы по запросам на обслуживание с помощью уведомлений и процессов по захвату аккаунта 
• Предоставляйте пользователям доступ к нужному контенту в соответствии с подгруппой, иерархией и ролью         
• Настройте процессы по удалению бывших сотрудников, которые отражали бы ваши процессы