Как пользоваться дополнением «Расширенный контроль рабочих групп и контента»

Дополнение «Расширенный контроль рабочих групп и контента» доступно пользователям тарифных планов Dropbox Advanced и Dropbox Enterprise по запросу в отдел продаж. Если вы администратор аккаунта Dropbox для рабочих групп и хотите получить более подробную информацию об этом дополнении, свяжитесь со своим менеджером по продвижению пользователей.

Благодаря дополнению «Расширенный контроль рабочих групп и контента» на базе BetterCloud администраторы могут безопасно развертывать свои аккаунты Dropbox для рабочих групп и управлять ими с помощью одного инструмента.

Например, администраторы могут использовать это дополнение для выполнения следующих действий.

Обеспечивать защиту контента, проверяя на наличие конфиденциальных данных
Автоматизировать соответствие определенным корпоративным стандартам безопасности на максимально детализированном уровне
Отслеживать события в рабочей группе и создавать исчерпывающие отчеты
Оптимизировать настраиваемые процессы, а также процесс адаптации новых и удаления бывших сотрудников

В этой статье приводятся пошаговые инструкции для администраторов, которые помогут установить дополнение и пользоваться им в аккаунте Dropbox для рабочих групп.

Обратите внимание: функции этого дополнения недоступны для Dropbox Replay.

Доступные функции

Защита данных

Создавайте оповещения о внутренних и внешних угрозах
Отслеживайте и защищайте конфиденциальную информацию при ее загрузке
Отслеживайте и защищайте конфиденциальную информацию в уже существующем контенте
Предотвращайте несанкционированный общий доступ к файлам и папкам
Создавайте настраиваемые процессы разрешения проблем

Прозрачность и контроль

Осуществляйте поиск и проверку во всем контенте и по всем правам доступа на одной странице
Выполняйте действия с группами файлов и папок во всей рабочей группе

Управление жизненным циклом пользователя

Запускайте процессы по запросам на обслуживание с помощью уведомлений и процессов по захвату аккаунта
Предоставляйте пользователям доступ к нужному содержимому в соответствии с подгруппой, иерархией и ролью
Настройте процессы по удалению бывших сотрудников, которые отражали бы ваши процессы

Установка и интеграция дополнения

Чтобы установить дополнение «Расширенный контроль рабочих групп и контента» и интегрировать его с Dropbox, выполните пошаговую инструкцию по входу в систему и установке дополнения, приведенную в справочном центре BetterCloud.

Настройка оповещений

С помощью оповещений администраторы могут в режиме реального времени отслеживать проблемы с безопасностью и предотвращать уязвимости данных. Подробный обзор, с помощью которого можно настроить оповещения, вы найдете по ссылкам ниже:

В этой статье вы найдете все доступные оповещения Dropbox.

Оповещение «Сторонний доступ к файлу»

Оповещения Сторонний доступ к файлу или Сторонний доступ к папке информируют о том, что каким-либо файлом или папкой Dropbox напрямую поделились с пользователем не из вашей рабочей группы Dropbox. Кроме того, администраторы могут проверить файлы, которыми поделились со сторонними пользователями, на наличие конфиденциальных данных. Подробнее о том, как настроить оповещение «Сторонний доступ к файлам».

Обратите внимание: невозможно отключить сторонний доступ в Dropbox Replay.

Оповещение «Найдены конфиденциальные данные»

Оповещение Найдены конфиденциальные данные информирует о том, что в файлах на вашем домене содержатся конфиденциальные данные, и может запустить автоматический процесс для разрешения проблемы. Подробнее о том, как настроить оповещение «Найдены конфиденциальные данные».

Обратите внимание: это оповещение относится к проверке только тех данных, которые были созданы после установки дополнения. Чтобы проверить данные, созданные раньше, администраторы могут воспользоваться «Выборочным сканированием» и «Проверкой файлов».

Как создать автоматизированные процессы

С помощью процессов администраторы могут автоматизировать действия в аккаунте Dropbox для рабочих групп, задействовав логику «если, тогда». Администраторы могут просматривать и контролировать все процессы в «Диспетчере процессов». Подробный обзор, с помощью которого можно настроить процессы, вы найдете по ссылкам ниже:

Процесс для функции захвата аккаунтов

Администратор может получать оповещения, когда выбирается отдельный аккаунт Dropbox участника рабочей группы для переноса в аккаунт Dropbox для рабочих групп. С помощью этого оповещения можно проверить, соответствуют ли настройки у данного участника общим правилам безопасности. Подробнее о том, как настроить процесс для захвата аккаунтов.

Обратите внимание: функции Захват аккаунта и Захват всех пользователей доступны только в рабочих группах Dropbox Enterprise.

Адаптация новых сотрудников и удаление бывших сотрудников

С помощью процессов для адаптации новых сотрудников можно автоматически добавлять новых участников рабочей группы во все необходимые подгруппы и папки. А с помощью процессов для удаления бывших сотрудников можно быстро ограничить доступ пользователей к конфиденциальным данным и удалить их с подсоединенных устройств, когда кто-нибудь уходит из рабочей группы Dropbox или изменяется роль сотрудника. Подробную информацию о том, как настроить процессы для адаптации новых сотрудников и удаления бывших сотрудников, вы найдете по ссылкам ниже:

Проверка контента

Администраторы могут проверять как новое, так и существующее содержимое в своей рабочей группе Dropbox, чтобы найти и предотвратить уязвимости данных и проверить соответствие требованиям безопасности. Узнайте, как сканировать содержимое в рабочей группе Dropbox.

Обратите внимание: администраторы также могут настроить оповещение «Найдены конфиденциальные данные».

Аудит для результатов

Администраторы могут проводить аудит по результатам проверки контента с помощью настраиваемых условий. Подробнее о том, как проводить аудит по результатам проверки контента.

Запуск процесса по правилу «Задействовать»

Когда опубликовано оповещение о проверке контента, его можно использовать в качестве события для запуска процесса. Подробнее о том, как запустить процесс по правилу «Задействовать».

Меры, применяемые к файлам, выявленным при проверке или нарушающим правило

Администраторы могут выполнять настраиваемые действия с файлами, которые нарушают установленные ими правила. Подробную информацию о том, как выполнить действие с нарушающим правило файлом, вы найдете по ссылкам ниже:

Насколько полезна была для вас эта статья?