Erweiterte Steuerfunktionen für Teams und Inhalte

Mit dem BetterCloud-Add-on „Erweiterte Steuerfunktionen für Teams und Inhalte“ können Admins ihre Dropbox-Teamkonten mit einem einzigen Management-Tool sicher bereitstellen, verwalten und steuern.

Admins können mit diesem Add-on beispielsweise:

• Daten auf vertrauliche Inhalte scannen und diese so besser schützen 
• Teams automatisch auf die jeweiligen Sicherheitsstandards eines Unternehmens feinabstimmen
• Teamaktivitäten im Blick behalten und umfassende Berichte erstellen
• Anpassbare Workflows sowie das Mitarbeiter-Onboarding und Offboarding straffen

In der folgenden Anleitung erfahren Admins, wie sie das Add-on für ihre Dropbox-Teamkonten installieren und verwenden.

Enthaltene Features

Datensicherheit                                                                

• Warnmeldungen für interne und externe Bedrohungen erstellen                                    
• Vertrauliche Daten während des Uploads erfassen und schützen                         
• Vertrauliche Daten in bestehenden Inhalten erfassen und schützen                   
• Unbefugtes Teilen von Dateien und Ordnern verhindern                                  
• Individuelle Korrektur-Workflows erstellen                                                

Transparenz und Kontrolle                                                               

• Alle Inhalte und Berechtigungen in einer einzigen Ansicht durchsuchen und überprüfen                      
• Aktionen für mehrere Dateien und Ordner des gesamten Teams gleichzeitig vornehmen                      

User Lifecycle Management                                                          

• Serviceanfrageprozesse mit Account Capture-Warnmeldungen und Workflows durchsetzen 
• Nutzern je nach Gruppe, Hierarchie und Funktion Zugriff auf relevante Inhalte gewähren        
• Individuelle Offboarding-Workflows einrichten, die sich nahtlos in Ihre Prozesse einfügen  

Add-on installieren und integrieren

Um das Add-on „Erweiterte Steuerfunktionen für Teams und Inhalte“ zu installieren und in Dropbox zu integrieren, folgen Sie den Schritten zum Anmelden und Installieren im Hilfecenter von BetterCloud.

Warnmeldungen einrichten

Mit Warnmeldungen können Admins Sicherheitsbedenken in Echtzeit prüfen und Datenschwachstellen vermeiden. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie das Feature für Warnmeldungen einrichten (auf Englisch):

• Verwalten, entdecken, anpassen und mit Vorlagen arbeiten
• Warnmeldungen verstehen (Videoüberblick)

Lesen Sie diesen Artikel, um alle Warnmeldungen für Dropbox zu sehen (auf Englisch).

Warnmeldung „File Shared Externally“ (Datei extern geteilt)

Die Warnmeldungen Datei extern freigegeben und Ordner extern freigeben erfolgen, wenn eine Dropbox-Datei oder ein Dropbox-Ordner direkt mit jemandem außerhalb Ihres Dropbox-Teams geteilt wird. Admins können extern geteilte Dateien auch auf vertrauliche Inhalte scannen. Erfahren Sie, wie Sie die Warnmeldung „Dateien extern freigegeben“ einrichten (auf Englisch).

Warnmeldung „Sensitive Data Scanned“ (Vertrauliche Daten gescannt)

Die Warnmeldung Sensitive Data Scanned (Sensible Daten gescannt) erfolgt, wenn die Dateien Ihrer Domain vertrauliche Daten enthalten, und kann einen automatischen Korrektur-Workflow auslösen. Erfahren Sie, wie Sie die Warnmeldung „Sensitive Data Scanned“ einrichten (auf Englisch).

Automatisierte Workflows erstellen

Mithilfe von Workflows können Admins Tätigkeiten in einem Dropbox-Teamkonto durch Wenn-Dann-Bedingungen automatisieren. Im Workflow Manager können Admins alle Arbeitsabläufe zentral einsehen und steuern. Einen Überblick darüber, wie Sie Workflows erstellen, erhalten Sie unter den folgenden Links (auf Englisch):

• Einfache Workflows einrichten (Video)
• Workflows erstellen
• Workflows verwalten
• Workflow-Fehler beheben

Account Capture-Workflow

Admins können sich darauf hinweisen lassen, wenn Teammitglieder ausgewählt wurden, ihr Dropbox-Konto für Einzelnutzer in das Dropbox-Teamkonto zu migrieren. Diese Warnmeldung ist geeignet, um zu überprüfen, ob die Einstellungen der jeweiligen Teammitglieder den Sicherheitsrichtlinien entsprechen. Erfahren Sie, wie Sie den Kontoerfassungs-Workflow einrichten (auf Englisch).

Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern

Bei Onboarding-Workflows können neue Teammitglieder automatisch allen erforderlichen Gruppen und Ordnern hinzugefügt werden. Bei Offboarding-Workflows kann der Zugriff auf vertrauliche Daten durch Mitarbeitende, die aus dem Dropbox-Team ausscheiden oder die Nutzerrolle wechseln, schnell beschränkt werden, und die Daten können schnell von verknüpften Geräten gelöscht werden. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie die Onboarding- und Offboarding-Workflows einrichten (auf Englisch):

• Mitarbeiter-Onboarding (Video)
• Mitarbeiter-Offboarding (Video)

Inhalte scannen

Admins können neu erstellte und bereits vorhandene Inhalte ihres Dropbox-Teams scannen, um Sicherheitsschwachstellen zu finden und zu vermeiden sowie Inhalte auf die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien zu überprüfen. Erfahren Sie, wie Sie die Inhalte in Ihrem Dropbox-Team scannen (auf Englisch).

Ergebnisse überprüfen

Admins können ihre gescannten Inhalte mit benutzerdefinierten Bedingungen überprüfen. Erfahren Sie, wie Sie die Ergebnisse Ihrer Inhaltsscans überprüfen.

Workflows über eine „Go Forward“-Richtlinie auslösen

Wenn eine Warnmeldung zum Scannen des Inhalts ausgegeben wurde, kann sie als Workflow-Ereignis genutzt werden. Erfahren Sie, wie Sie einen Workflow über eine „Go Forward“-Richtlinie auslösen.

Scan- oder Richtlinienverletzungen beheben

Admins haben konkrete Möglichkeiten zur Problembehebung, wenn Dateien eine von ihnen eingerichtete Richtlinie verletzen. Unter den folgenden Links erfahren Sie, welche Möglichkeiten Sie bei Richtlinienverletzungen haben (auf Englisch):

• Scan- oder Richtlinienverletzungen in Dateien beheben
• Weitere Informationen dazu, inwiefern Aktionen Inhaltsscans beeinflussen