Geavanceerde team- en materiaalfuncties gebruiken

De add-on Geavanceerde team- en materiaalfuncties is via het salesteam van Dropbox beschikbaar voor gebruikers van Dropbox Business Advanced en Dropbox Business Enterprise. Als je een Dropbox Business-teambeheerder bent en meer wilt weten over deze add-on, neem je contact op met je klantsuccesmanager.

Met de add-on Geavanceerde team- en materiaalfuncties (een BetterCloud-oplossing) kunnen teambeheerders hun Dropbox Business-teams veilig inzetten en aansturen met één tool voor operationeel beheer.

Teambeheerders kunnen deze add-on bijvoorbeeld gebruiken voor de volgende doeleinden:

  • Gegevens beschermen door te scannen op gevoelig materiaal. 
  • Activiteiten automatisch afstemmen op de specifieke beveiligingsnormen van het bedrijf.
  • Inzicht in teamactiviteiten krijgen en uitgebreide rapporten opstellen.
  • Specifieke workflows en de on- en offboarding van medewerkers stroomlijnen.

Dit artikel biedt beheerders stapsgewijze begeleiding bij het installeren en gebruiken van de add-on voor Dropbox Business-teams.

De add-on installeren en integreren

Ga als volgt te werk om de add-on Geavanceerde team- en materiaalfuncties te integreren met Dropbox:

  1. Volg de BetterCloud-installatiestappen in dit artikel en deze video.
  2. Voltooi de installatie volgens de instructies voor je identiteitsprovider:
  1. Volg de instructies in dit artikel om Dropbox te integreren met BetterCloud.

Meldingen instellen

Beheerders kunnen meldingen gebruiken om beveiligingsproblemen in real time te monitoren en gegevenslekken te vermijden. Klik op de volgende links voor een volledig overzicht van het instellen van meldingen:

Artikel met alle beschikbare Dropbox-meldingen bekijken

Melding 'Bestand extern gedeeld'

Je ontvangt de meldingen 'Bestand extern gedeeld' en 'Map extern gedeeld' als een Dropbox-bestand of -map rechtstreeks met een gebruiker buiten je Dropbox-team wordt gedeeld. Beheerders kunnen extern gedeelde bestanden ook scannen op gevoelige materiaal. Kijk hier hoe je de melding 'Bestand extern gedeeld' instelt.

Melding 'Gevoelige gegevens gescand'

Je ontvangt de melding 'Gevoelige gegevens gescand' als bestanden in je domein gevoelige gegevens bevatten. Via deze melding kun je ook een automatische herstelworkflow activeren. Kijk hier hoe je de melding 'Gevoelige gegevens gescand' instelt.

Opmerking: Deze melding geldt alleen voor materiaal dat is gemaakt nadat de add-on is geïnstalleerd. Beheerders kunnen de opties 'Scans selecteren' en 'Bestandscontroles' gebruiken als ze ook ouder materiaal willen scannen.

Automatische workflows maken

Beheerders kunnen workflows gebruiken om acties in een Dropbox Business-team te automatiseren met behulp van als-dan-logica. De weergave Workflowbeheer is de centrale plek waar alle workflows kunnen worden bekeken en beheerd. Klik op de volgende links voor een volledig overzicht van het maken van workflows:

Workflow voor accountovername

Beheerders kunnen een melding ontvangen wanneer teamleden zijn geselecteerd om hun onafhankelijke Dropbox-account te migreren naar hun Dropbox Business-team. Deze melding kan worden gebruikt om te controleren of de instellingen van teamleden niet in strijd zijn met het beveiligingsbeleid. Kijk hier hoe je de workflow voor accountovername maakt.

Opmerking: de functie 'Accountovername' of 'Overname voor alle gebruikers' is alleen beschikbaar voor Dropbox Business Enterprise-teams.

Medewerkers onboarden en offboarden

Met een onboardingworkflow kun je nieuwe teamleden automatisch toevoegen aan alle vereiste groepen en mappen. En met een offboardingworkflow kun je gebruikers snel de toegang tot gevoelige gegevens ontzeggen en van gekoppelde apparaten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer ze het Dropbox Business-team verlaten of een andere rol krijgen toegewezen. Klik op de volgende links voor meer informatie over het maken van onboarding- en offboardingworkflows:

Materiaal scannen

Beheerders kunnen zowel nieuw als bestaand materiaal in hun Dropbox Business-team scannen om gegevenslekken op te sporen en te vermijden en om te controleren of het beveiligingsbeleid wordt nageleefd. Lees dit artikel voor meer informatie over het scannen van materiaal in een Dropbox Business-team.

Opmerking: beheerders kunnen ook de melding 'Gevoelige gegevens gescand' instellen.

De resultaten controleren

Beheerders kunnen controles van materiaalscans aanpassen aan specifieke situaties. Lees dit artikel voor meer informatie over hoe je de resultaten van materiaalscans kunt controleren.

Een workflow activeren op basis van een voortgangsbeleid

Nadat een melding van een materiaalscan is gepubliceerd, kan deze worden gebruikt als workflowgebeurtenis. Lees dit artikel voor meer informatie over het activeren van een workflow op basis van een voortgangsbeleid.

Actie ondernemen voor bestanden die de regels van een scan of beleid overtreden

Beheerders kunnen specifieke acties ondernemen voor bestanden die de regels van een opgesteld beleid overtreden. Klik op de volgende links voor meer informatie over het ondernemen van acties voor overtredingen:

Mogelijkheden van de add-on Geavanceerde team- en materiaalfuncties

Gegevensbescherming

  • Meldingen maken voor interne en externe dreigingen.
  • Gevoelige informatie detecteren en beschermen bij het uploaden.
  • Gevoelige informatie in bestaand materiaal zoeken en beschermen.
  • Onbevoegd delen van bestanden en mappen voorkomen.
  • Specifieke herstelworkflows maken.

Inzicht en controle

  • Alle materialen en machtigingen doorzoeken en controleren in één weergave.
  • Bulkacties voor bestanden en mappen ondernemen voor het hele team.

Levenscyclusbeheer van gebruiker

  • Serviceverzoeken afdwingen met meldingen en workflows voor accountovername.
  • Gebruikers toegang verlenen tot relevant materiaal op basis van groep, hiërarchie en rol.
  • Specifieke offboardingworkflows instellen die zijn afgestemd op de gewenste processen.
Hoe nuttig was dit artikel?

Het spijt ons dat te horen.
Laat ons weten hoe we het volgende kunnen verbeteren:

Bedankt voor je feedback.
Laat ons weten hoe dit artikel je heeft geholpen:

Bedankt voor je feedback.