Perubahan pada tautan bersama di Dropbox

Dropbox beralih ke arsitektur tautan bersama yang lebih baik, di mana tautan terpusat pada konten yang dibagikan, bukan pada anggota tim yang melakukan pembagian. Sejak awal tahun 2024, semua tautan baru yang dibuat telah menggunakan model baru ini.

Untuk melengkapi pembaruan ini, kami akan memindahkan tautan lama berbasis pengguna yang ada ke model baru. Transisi ini akan berlangsung mulai akhir Agustus hingga November.

Tim Anda tidak perlu melakukan tindakan apa pun dan semua tautan akan terus berfungsi. Dalam kasus yang sangat jarang terjadi, tautan mungkin memiliki akses terbatas untuk tetap memastikan keamanan dan privasi konten Anda.
 

Tautan berbasis konten

Arsitektur tautan bersama yang baru ini akan didasarkan pada konten, bukan pada pengguna. Artinya, untuk setiap file atau folder hanya akan terdapat maksimal satu tautan melihat dan satu tautan mengedit. Manfaat dari arsitektur baru ini meliputi:

• Admin mendapatkan peningkatan visibilitas dan kontrol atas tautan bersama melalui berbagai alat, seperti laporan Log Aktivitas dan Visibilitas Berbagi Eksternal
• Terdapat tautan khusus untuk mengedit, artinya lebih mudah untuk mengelola akses edit ke dokumen dan folder bersama
• File dan folder bersama akan muncul di hasil pencarian dan filter Terbaru di akun Dropbox Anda
• Pengaturan untuk berbagi file dan folder, termasuk kata sandi dan tanggal kedaluwarsa, akan bersifat universal untuk semua pengguna yang mengakses tautan
• Jika ada anggota tim yang keluar atau akunnya dinonaktifkan, tautan yang dibuat oleh anggota tersebut akan tetap berfungsi selama konten yang mereka tautkan tetap dibagikan

Perubahan izin

Mayoritas konten yang dibagikan kepada Anda akan tetap dapat diakses. Dalam beberapa kasus, di mana terdapat beberapa tautan berbasis pengguna pada konten yang sama, dengan pengaturan akses berbeda yang diterapkan pada setiap tautan, beberapa pengunjung tautan mungkin kehilangan akses atau kemampuan untuk mengunduh konten. Contoh skenario ini tercantum di bawah:

• Tautan dilindungi kata sandi: Jika salah satu tautan berbasis pengguna memerlukan kata sandi, akses ke tautan baru hanya akan tersedia bagi mereka yang sudah memiliki akses ke file atau folder tersebut. Anda perlu meminta akses jika ini pertama kalinya Anda menggunakan tautan.
• Tautan dengan tanggal kedaluwarsa: Jika ada beberapa tautan berbasis pengguna dengan tanggal kedaluwarsa berbeda, tautan baru tersebut akan memiliki tanggal kedaluwarsa default yang jatuh paling cepat setelah migrasi. Jika Anda tidak dapat mengakses file tersebut, masa berlaku tautan mungkin telah kedaluwarsa.
• Pengaturan audiens: Jika terdapat tautan berbasis pengguna dengan pengaturan audiens berbeda, tautan baru tersebut akan memiliki pengaturan audiens default yang paling ketat. Misalnya, jika satu tautan berbasis memiliki pengaturan audiens Siapa pun dengan tautan dan tautan lain Hanya orang yang diundang, tautan berbasis konten baru akan memiliki pengaturan Hanya orang yang diundang. Jika Anda kehilangan akses ke suatu file, Anda mungkin tidak lagi menjadi bagian dari audiens tautan yang diizinkan.
• Unduhan dinonaktifkan: Jika ada beberapa tautan berbasis pengguna untuk file atau folder yang telah menonaktifkan unduhan, secara default tautan baru tidak akan mengizinkan unduhan. Anda perlu menghubungi pemilik tautan untuk mengaktifkan kembali unduhan.

Perubahan izin dalam log aktivitas

Jika pengaturan tautan berbasis konten baru berubah karena migrasi ini, perubahan tersebut akan terlihat dalam log aktivitas di konsol admin. Setiap perubahan akan ditampilkan sebagai baris tersendiri pada log aktivitas dan anggota yang membuat perubahan akan tercantum sebagai 'Dropbox'.

Jika perubahan menyangkut tanggal kedaluwarsa, aktivitas ini akan dicantumkan sebagai Perubahan tanggal kedaluwarsa tautan bersama dan tanggal kedaluwarsa baru akan dicantumkan di bawahnya.

Jika perubahan menyangkut pengaturan audiens, aktivitas ini akan dicantumkan sebagai Perubahan visibilitas tautan bersama. Jika terjadi perubahan audiens, audiens baru akan dicantumkan di bawahnya.

Jika perubahan pengaturan tautan membatasi konten untuk dibagikan secara eksternal, konten tidak akan lagi muncul pada laporan Visibilitas Pembagian Eksternal.

Setelah migrasi selesai, perubahan pada pengaturan tautan bersama berbasis konten juga akan muncul di log aktivitas dengan cara yang sama, dengan nama dan alamat email anggota tim yang membuat perubahan muncul di Anggota.

Dalam kasus di mana dua tim memiliki akses ke tautan yang sama dan salah satu tim mengubah pengaturan izin pada tautan tersebut, perubahan ini akan muncul di log aktivitas kedua tim. Tim yang melakukan perubahan akan melihat versi lengkap alamat email, sedangkan tim lainnya akan melihat versi alamat email yang ditutup.