Wijzigingen in gedeelde links in Dropbox

Dropbox stapt over op een verbeterde architectuur van gedeelde links, waarbij links worden gecentraliseerd op het materiaal dat wordt gedeeld in plaats van op het teamlid dat het delen uitvoert. Sinds begin 2024 volgen alle nieuw gemaakte links dit nieuwe model.

Om deze update te voltooien, zetten we je bestaande gebruikersgebaseerde links over naar het nieuwe model. Deze overgangsperiode vindt plaats van eind augustus tot november.

Je team hoeft geen actie te ondernemen en alle links zullen blijven functioneren. In zeer zeldzame gevallen kan de toegang tot je links beperkt blijven om de continue veiligheid en privacy van je materiaal te waarborgen.
 

Op materiaal gebaseerde links

Deze nieuwe architectuur van gedeelde links is gebaseerd op materiaal in plaats van op gebruikers. Dit betekent dat er voor elk bestand of elke map maximaal één weergavelink en één bewerkingslink kan zijn. De voordelen van deze nieuwe architectuur zijn onder meer:

• Beheerders krijgen een beter zicht op en controle over gedeelde links via tools, zoals het activiteitenlogboek en het rapport Zichtbaarheid van extern delen
• Er zijn specifieke links voor bewerkingen, wat inhoudt dat het makkelijker is om de bewerkingstoegang tot gedeelde documenten en mappen te beheren
• Gedeelde bestanden en mappen worden weergegeven in de zoekresultaten en in het filter Recent in je Dropbox-account
• Instellingen voor het delen van bestanden en mappen, inclusief wachtwoorden en vervaldatums, gelden universeel voor alle gebruikers die toegang krijgen tot de link
• Als een lid van het team vertrekt of het account van een lid wordt gedeactiveerd, functioneren links die door dat lid zijn gemaakt nog steeds, zolang het materiaal waarnaar ze linken gedeeld blijft

Wijzigingen in machtigingen

Het merendeel van het materiaal dat met je wordt gedeeld, blijft toegankelijk. In sommige gevallen, wanneer er meerdere gebruikersgebaseerde links zijn voor hetzelfde materiaal, waarbij verschillende toegangsinstellingen zijn toegepast op elke link, kunnen sommige bezoekers van de link de toegang of de mogelijkheid om materiaal te downloaden kwijtraken. Hieronder vind je voorbeelden van deze scenario's:

• Met wachtwoord beveiligde links: Als voor een van de gebruikersgebaseerde links een wachtwoord vereist is, is de toegang tot de nieuwe link beperkt tot degenen die al toegang hadden tot het bestand of de map. Als dit de eerste keer is dat je de link gebruikt, moet je om toegang vragen.
• Links met vervaldatums: Als er meerdere gebruikersgebaseerde links zijn met verschillende vervaldatums, krijgt de nieuwe link standaard de eerstvolgende vervaldatum na de migratie. Als je geen toegang hebt tot een bestand, is de link mogelijk verlopen.
• Doelgroepinstelling: Als er gebruikersgebaseerde links zijn met verschillende doelgroepinstellingen, krijgt de nieuwe link standaard de meest beperkende instelling voor die doelgroepen. Als bijvoorbeeld de doelgroep van een gebruikersgebaseerde link is ingesteld op Iedereen met link en de doelgroep van een andere link is ingesteld op Alleen uitgenodigde personen, wordt de nieuwe materiaalgebaseerde link ingesteld op Alleen uitgenodigde personen.Als je geen toegang meer hebt tot een bestand, behoor je mogelijk niet meer tot de toegestane doelgroep van de link.
• Downloads uitgeschakeld: Als er gebruikersgebaseerde links zijn voor een bestand of map waarvoor downloads zijn uitgeschakeld, staat de nieuwe link downloads standaard niet toe. Je moet contact op te nemen met de eigenaar van de link om downloads opnieuw in te schakelen.

Machtigingswijzigingen in het activiteitenlogboek

Als de instellingen van de nieuwe materiaalgebaseerde links door deze migratie zijn gewijzigd, zijn die wijzigingen zichtbaar in het activiteitenlogboek in de beheerconsole. Elke wijziging wordt als een aparte regel in het activiteitenlogboek weergegeven, waarbij het lid dat de wijziging doorvoert, wordt vermeld als 'Dropbox'.

Als de wijziging betrekking heeft op de vervaldatum, wordt de activiteit vermeld als Gewijzigde vervaldatum van gedeelde link en wordt de nieuwe vervaldatum daaronder vermeld.

Als de wijziging betrekking heeft op de doelgroepinstelling, wordt de activiteit vermeld als Gewijzigde zichtbaarheid van gedeelde link.Als de doelgroep verandert, wordt de nieuwe doelgroep daaronder vermeld.

Als de wijzigingen in de linkinstellingen voorkomen dat materiaal extern wordt gedeeld, wordt materiaal niet langer weergegeven in het rapport Zichtbaarheid van extern delen.

Zodra de migratie is voltooid, worden wijzigingen in instellingen voor materiaalgebaseerde gedeelde links op dezelfde manier ook weergegeven in het activiteitenlogboek, waarbij de naam en het e-mailadres van het teamlid dat de wijziging heeft aangebracht onder Lid staat.

In het geval dat twee teams toegang hebben tot dezelfde link en één team de machtigingsinstellingen voor die link wijzigt, verschijnt deze wijziging in de activiteitenlogboeken van beide teams. Het team dat de wijziging heeft doorgevoerd, ziet de volledige versie van het e-mailadres, terwijl het andere team een geredigeerde versie van het e-mailadres ziet.