Modifications des liens partagés dans Dropbox

Dropbox améliore l’architecture des liens partagés. Ils seront désormais centralisés d’après le contenu partagé plutôt que d’après le membre de l’équipe qui en demande le partage. Depuis le début de l’année 2024, tous les nouveaux liens créés l’ont été sur ce nouveau modèle.

Pour terminer cette mise à jour, nous allons déplacer vos liens existants basés sur les utilisateurs afin qu’ils adoptent le nouveau modèle proposé. Cette transition aura lieu de fin août à novembre.

Aucune action n’est requise de la part de votre équipe, et tous les liens continueront de fonctionner. Dans de très rares cas, l’accès aux liens peut être restreint pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos contenus.
 

Liens basés sur le contenu

Cette nouvelle architecture pour les liens partagés sera basée sur le contenu plutôt que sur les utilisateurs. Cela signifie que pour chaque fichier ou dossier, il peut y avoir au maximum un lien de consultation et un lien de modification. Les avantages de cette nouvelle architecture sont les suivants :

• Les administrateurs bénéficient d’une visibilité et d’un contrôle renforcés sur les liens partagés grâce à des outils tels que le journal d’activité et le rapport de visibilité sur le partage externe.
• Il existe des liens spécifiques pour la modification, soit une procédure simplifiée pour gérer l’accès en écriture aux documents et dossiers partagés.
• Les fichiers et dossiers partagés apparaîtront dans les résultats de la recherche et dans le filtre Récents de votre compte Dropbox.
• Les paramètres de partage des fichiers et dossiers, y compris les mots de passe et les dates d’expiration, seront les mêmes pour tous les utilisateurs qui accèdent au lien.
• Si un membre quitte l’équipe, ou si son compte est désactivé, les liens créés par ce membre continueront de fonctionner tant que le contenu auquel ils renvoient reste partagé.

Modifications des autorisations

La plupart des contenus partagés avec vous resteront accessibles. Dans certains cas, lorsqu’il existe plusieurs liens basés sur les utilisateurs qui renvoient au même contenu, chacun avec des paramètres d’accès différents, certains visiteurs peuvent perdre l’accès aux liens ou se retrouver dans l’incapacité de télécharger le contenu. Vous trouverez ci-dessous des exemples de ces scénarios :

• Liens protégés par un mot de passe : si l’un des liens basés sur l’utilisateur nécessitait un mot de passe, l’accès au nouveau lien sera limité aux seules personnes qui avaient déjà accès à ce fichier ou dossier. Si vous utilisez ce lien pour la première fois, vous devrez en demander l’accès.
• Liens avec dates d’expiration : s’il existe plusieurs liens basés sur les utilisateurs avec des dates d’expiration différentes, le nouveau lien adoptera par défaut la date d’expiration la plus proche après la migration. Si vous ne pouvez pas accéder à un fichier, c’est que le lien a peut-être expiré.
• Paramètres d’audience : si des liens basés sur les utilisateurs possèdent des paramètres d’audience différents, le nouveau lien adoptera par défaut les paramètres les plus restrictifs. Par exemple, si l’audience d’un lien basé sur l’utilisateur était définie sur Toutes les personnes disposant du lien et que celle d’un autre était définie sur Uniquement les personnes invitées, le nouveau lien basé sur le contenu sera défini sur Uniquement les personnes invitées. Si vous avez perdu l’accès à un fichier, il se peut que vous ne fassiez plus faire partie des utilisateurs autorisés à accéder au lien.
• Téléchargements désactivés : imaginons que les téléchargements ont été désactivés pour certains liens basés sur les utilisateurs permettant d’accéder à un fichier ou dossier. Par défaut, le nouveau lien n’autorisera pas ces téléchargements. Vous devrez contacter le propriétaire du lien pour réactiver les téléchargements.

Modifications des autorisations dans le journal d’activité

Si les paramètres des nouveaux liens basés sur le contenu ont changé suite à cette migration, ces changements seront visibles dans le journal d’activité, dans l’interface d’administration. Chaque modification apparaîtra sur une ligne à part du journal d’activité, le membre effectuant la modification étant Dropbox.

Si le changement concerne la date d’expiration, l’activité mentionnera une modification de la date d’expiration du lien partagé, et la nouvelle date d’expiration sera répertoriée en dessous.

Si le changement concerne les paramètres d’audience, l’activité mentionnera une modification de la visibilité du lien partagé. En cas de changement d’audience, la nouvelle audience apparaîtra en dessous.

Si les modifications apportées aux paramètres du lien empêchent le contenu d’être partagé avec des personnes extérieures à l’équipe, le contenu n’apparaîtra plus dans le rapport de visibilité du partage externe.

Une fois la migration terminée, les modifications apportées aux paramètres des liens partagés basés sur le contenu apparaîtront également de la même façon dans le journal d’activité, avec sous Membre, le nom et l’adresse e‑mail du membre de l’équipe qui a effectué la modification.

Dans le cas où deux équipes ont accès au même lien et qu’une équipe modifie les paramètres d’autorisation, ce changement apparaîtra dans les journaux d’activité des deux équipes. L’équipe qui a effectué le changement verra toute l’adresse e‑mail, tandis que l’autre équipe verra une version expurgée de cette même adresse.