Zarządzanie zasadami przechowywania danych w zespole

Zachowanie danych to funkcja dostępna dla zespołów Dropbox Business, które wykupiły dodatek Nadzór nad danymi.

Zachowanie danych pozwala administratorom Dropbox Business tworzyć zasady pozwalające zapewniać zgodność z wymaganiami prawnymi. Istnieją dwa rodzaje zasad przechowywania danych — zasady przechowywania oraz zasady usuwania.

  • Zasady przechowywania oparte są na ostatniej aktywności pliku. Zawartość objęta zasadą przechowywania jest przechowywana do czasu wygaśnięcia tej zasady, niezależnie od tego, czy zostanie usunięta (lub trwale usunięta) przez członka zespołu.
  • Zasady usuwania oparte są na dacie utworzenia lub przesłania pliku. Zawartość objęta zasadą usuwania jest automatycznie usuwana po upływie terminu tej zasady, natomiast 31 dni później następuje trwałe usunięcie tej zawartości. Członkowie zespołów mogą usunąć zawartość w dowolnym momencie, ale administratorzy nadal mogą pobrać tę zawartość przed jej trwałym usunięciem.

Uwagi:

  • Możesz mieć maksymalnie 100 aktywnych zasad przechowywania danych.
  • Jeśli plik zostanie usunięty, a następnie utworzony zostanie nowy plik o dokładnie takiej samej nazwie, zachowany będzie tylko nowy plik.

Tworzenie zasady przechowywania danych

Aby utworzyć zasadę przechowywania danych:

  1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu poświadczeń administratora.
  2. Kliknij Konsola administratora.
  3. Kliknij Nadzór nad danymi.
  4. Kliknij Zachowanie danych.
  5. Kliknij Nowa zasada.
  6. Wpisz nazwę i szczegóły zasady.
  7. Wybierz typ zasad.
  8. Dodaj okres przechowywania lub czas automatycznego usunięcia.
  9. Kliknij Dodaj foldery zespołu, aby dodać foldery, które chcesz uwzględnić w zasadzie.
  10. Kliknij Utwórz.
  11. Kliknij Utwórz ponownie, aby potwierdzić.

W ciągu 24 godzin otrzymasz e-mail z potwierdzeniem obowiązywania nowej zasady.

Pobieranie zawartości objętej zasadą przechowywania danych

Aby pobrać zawartość objętą zasadą przechowywania danych:

  1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu poświadczeń administratora.
  2. Kliknij Konsola administratora.
  3. Kliknij Nadzór nad danymi.
  4. Kliknij Zachowanie danych.
  5. Kliknij „ (wielokropek) obok zasady, którą chcesz wyeksportować.
  6. Kliknij Pobierz zawartość.
  7. Dodaj nazwę i notatkę do pobierania.
  8. Kliknij Przygotuj.
Otrzymasz e-mail z łączem do pobrania.

Uwagi

  • Możesz pobrać tylko najnowszą wersję zachowanego pliku.
  • Możesz pobrać tylko zawartość aktywnej zasady przechowywania danych. Gdy zasada zostanie usunięta, nie możesz już pobierać jej zawartości.

Tworzenie raportu przechowywania danych

Jeśli skonfigurujesz zasadę automatycznego usuwania, przed usunięciem zawartości otrzymasz e-mail z raportem. Możesz także w dowolnym momencie utworzyć raport ręcznie.

Aby utworzyć raport przechowywania danych:

  1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu poświadczeń administratora.
  2. Kliknij Konsola administratora.
  3. Kliknij Nadzór nad danymi.
  4. Kliknij Zachowanie danych.
  5. Kliknij „ (wielokropek) obok zasady, dla której chcesz utworzyć raport.
  6. Kliknij Utwórz raport. Raport zostanie automatycznie zapisany w folderze Raporty Dropbox Business.

Edycja zasady przechowywania danych

Aby edytować zasadę przechowywania danych:

  1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu poświadczeń administratora.
  2. Kliknij Konsola administratora.
  3. Kliknij Nadzór nad danymi.
  4. Kliknij Zachowanie danych.
  5. Kliknij „ (wielokropek) obok zasady, którą chcesz edytować.
  6. Kliknij Edytuj zasadę.
  7. Dokonaj edycji szczegółów zasady, które chcesz zmienić.
  8. Kliknij Zachowaj, a następnie ponownie kliknij Zachowaj w wyświetlonym oknie.

Usuwanie zasady przechowywania danych

Aby usunąć zasadę przechowywania danych:

  1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu poświadczeń administratora.
  2. Kliknij Konsola administratora.
  3. Kliknij Nadzór nad danymi.
  4. Kliknij Zachowanie danych.
  5. Kliknij „ (wielokropek) obok zasady, którą chcesz usunąć.
  6. Kliknij Usuń zasady.
  7. Kliknij Usuń w wyświetlonym oknie.
Jak przydatny był ten artykuł?

Przykro nam to słyszeć.
Daj nam znać, co możemy poprawić:

Dziękujemy za przesłanie opinii.
Daj nam znać, jak pomógł ten artykuł:

Dziękujemy za przesłanie opinii.