管理团队的数据保留政策

数据保留是已购买数据治理附加功能的 Dropbox Business 团队可使用的一项功能。

利用数据保留功能,Dropbox Business 管理员可创建政策,借此满足合规性和监管要求。数据保留政策有两种类型:保留和处置。

  • 保留政策是基于文件的最后一次操作活动。使用保留政策,无论团队成员是删除还是永久删除内容,此内容都将保留到政策结束。
  • 处置政策是基于创建或上传文件的时间。使用处置政策,内容将在政策结束时自动删除,并在政策结束后 31 天永久删除。尽管团队成员可以随时删除内容,但管理员仍可以在永久删除前随时下载内容。

注意

  • 您最多可有 100 个有效的数据保留政策。
  • 如果文件已永久删除,而新创建的文件采用了相同的文件名,则仅保留新文件。

创建数据保留政策

要创建数据保留政策,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击数据治理
  4. 单击数据保留
  5. 单击新政策
  6. 填写政策的名称和详细信息。
  7. 选择政策类型。
  8. 添加保留期限或处置时间。
  9. 单击添加团队文件夹以添加要应用该政策的文件夹。
  10. 单击创建
  11. 再次单击创建进行确认。

您会在 24 小时内收到一封电子邮件,确认新政策已生效。

下载数据保留政策包含的内容

要下载数据保留政策的内容,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击数据治理
  4. 单击数据保留
  5. 单击要导出的政策旁边的“(省略号)。
  6. 单击下载内容
  7. 为下载内容添加名称和注释。
  8. 单击准备
您会收到一封带有下载链接的电子邮件。

注意: 

  • 您仅可下载保留文件的最新版本。
  • 您仅可下载有效的数据保留政策的内容。政策删除后,您就无法下载该政策的内容。

创建数据保留报告

如果您设置处置政策,那么在删除任何内容之前,您都将收到电子邮件报告。您也可以随时手动创建报告。

要创建数据保留报告:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击数据治理
  4. 单击数据保留
  5. 单击要创建报告的政策旁边的“(省略号)。
  6. 单击创建报告。报告将自动保存到您的“Dropbox Business 报告”文件夹。

编辑数据保留政策

要编辑数据保留政策,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击数据治理
  4. 单击数据保留
  5. 单击要编辑的政策旁边的“(省略号)。
  6. 单击编辑政策
  7. 编辑要更改的政策详细信息。
  8. 单击保存,然后在显示的窗口中再次单击保存

删除数据保留政策

要删除数据保留政策,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击数据治理
  4. 单击数据保留
  5. 单击要删除的政策旁边的“(省略号)。
  6. 单击删除政策
  7. 在显示的窗口中单击删除
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