管理团队的数据保留政策

利用数据保留功能，Dropbox 团队帐户的管理员可以创建相关政策，借此满足合规性和监管要求。数据保留政策有两种类型：保留和处置。

• 保留政策是基于文件的最后一次操作活动。使用保留政策，无论团队成员是删除还是永久删除内容，此内容都将保留到政策结束。
• 处置政策是基于创建或上传文件的时间。使用处置政策，内容将在政策结束时自动删除，并在政策结束后 31 天永久删除。尽管团队成员可以随时删除内容，但管理员仍可以在永久删除前随时下载内容。

如何创建数据保留政策

要创建数据保留政策，请执行以下操作：

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击管理员控制台。
3. 单击数据治理。
4. 单击数据保留。
5. 单击新政策。
6. 填写政策的名称和详细信息。
7. 选择政策类型。
8. 添加保留期限或处置时间。
9. 单击添加团队文件夹以添加要应用该政策的文件夹。
10. 单击创建。
11. 再次单击创建进行确认。

您会在 24 小时内收到一封电子邮件，确认新政策已生效。

如何下载数据保留政策包含的内容

要下载数据保留政策的内容，请执行以下操作：

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击管理员控制台。
3. 单击数据治理。
4. 单击数据保留。
5. 单击要导出的政策旁边的“…”（省略号）。
6. 单击下载内容。
7. 为下载内容添加名称和注释。
8. 单击准备。

您会收到一封带有下载链接的电子邮件。

如何创建数据保留报告

如果您设置处置政策，那么在删除任何内容之前，您都将收到电子邮件报告。您也可以随时手动创建报告。

要创建数据保留报告：

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击管理员控制台。
3. 单击数据治理。
4. 单击数据保留。
5. 单击要创建报告的政策旁边的“…”（省略号）。
6. 单击创建报告。报告将自动保存到您的“Dropbox Business 报告”文件夹。

如何编辑数据保留政策

要编辑数据保留政策，请执行以下操作：

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击管理员控制台。
3. 单击数据治理。
4. 单击数据保留。
5. 单击要编辑的政策旁边的“…”（省略号）。
6. 单击编辑政策。
7. 编辑要更改的政策详细信息。
8. 单击保存，然后在显示的窗口中再次单击保存。

如何删除数据保留政策

要删除数据保留政策，请执行以下操作：

1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
2. 单击管理员控制台。
3. 单击数据治理。
4. 单击数据保留。
5. 单击要删除的政策旁边的“…”（省略号）。
6. 单击删除政策。
7. 在显示的窗口中单击删除。