Datenaufbewahrungsrichtlinien für Ihr Team verwalten

Das Feature zur Datenaufbewahrung steht Dropbox Business-Teams zur Verfügung, die das Add-on Data Governance gekauft haben.

Über die Datenaufbewahrung können Dropbox Business-Admins Richtlinien für die Aufbewahrungsfrist von Inhalten festlegen, um Compliance-Anforderungen und regulatorische Vorschriften zu erfüllen. Selbst wenn ein Teammitglied eine Datei aus einem aufbewahrten Ordner endgültig löscht, kann der Admin diese Datei während der festgelegten Aufbewahrungsdauer trotzdem noch herunterladen. Dadurch wird gewährleistet, dass Teams immer Zugriff auf die Dateien haben, für die eine Aufbewahrungspflicht gilt, selbst wenn ein Teammitglied solche Dateien löscht.

Hinweise:

  • Sie können bis zu 100 aktive Datenaufbewahrungsrichtlinien haben.
  • Wird eine Datei endgültig gelöscht und später eine neue Datei mit identischem Namen erstellt, so bleibt nur die neue Datei erhalten.

Datenaufbewahrungsrichtlinie erstellen

So erstellen Sie eine Datenaufbewahrungsrichtlinie:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Data Governance.
  4. Klicken Sie auf Datenaufbewahrung.
  5. Klicken Sie auf Neue Richtlinie.
  6. Geben Sie den Namen und die Beschreibung der Richtlinie ein.
  7. Legen Sie einen Aufbewahrungszeitraum fest.
  8. Klicken Sie auf Team-Ordner hinzufügen, um die Ordner hinzuzufügen, für die die Richtlinie gelten soll.
  9. Klicken Sie auf Erstellen.
  10. Klicken Sie zur Bestätigung noch einmal auf Erstellen.

Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden eine E-Mail, die bestätigt, dass die neue Richtlinie erstellt wurde.

Inhalte, die der Datenaufbewahrungsrichtlinie unterliegen, herunterladen

So laden Sie Inhalte herunter, die einer Datenaufbewahrungsrichtlinie unterliegen:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Data Governance.
  4. Klicken Sie auf Datenaufbewahrung.
  5. Klicken Sie neben der Richtlinie, die Sie exportieren möchten, auf die Auslassungspunkte (…).
  6. Klicken Sie auf Inhalt herunterladen.
  7. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihren Download ein.
  8. Klicken Sie auf Vorbereiten.
Sie erhalten eine E-Mail mit einem Download-Link.

Hinweise

  • Sie können nur die neueste Version der aufbewahrten Datei herunterladen.
  • Sie können nur die Inhalte herunterladen, die einer aktiven Datenaufbewahrungs­richtlinie unterliegen. Wenn eine Richtlinie gelöscht wurde, können Sie die mit dieser Richtlinie verknüpften Inhalte nicht mehr herunterladen.

Datenaufbewahrungsrichtlinie bearbeiten

So bearbeiten Sie eine Datenaufbewahrungsrichtlinie:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Data Governance.
  4. Klicken Sie auf Datenaufbewahrung.
  5. Klicken Sie neben der Richtlinie, die Sie bearbeiten möchten, auf die Auslassungspunkte (…).
  6. Klicken Sie auf Richtlinie bearbeiten.
  7. Bearbeiten Sie die betreffenden Richtliniendetails.
  8. Klicken Sie auf Speichern und im dann eingeblendeten Fenster noch einmal auf Speichern.

Datenaufbewahrungsrichtlinie löschen

So löschen Sie eine Datenaufbewahrungsrichtlinie:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Data Governance.
  4. Klicken Sie auf Datenaufbewahrung.
  5. Klicken Sie neben der Richtlinie, die Sie löschen möchten, auf die Auslassungspunkte (…).
  6. Klicken Sie auf Richtlinie löschen.
  7. Klicken Sie im eingeblendeten Fenster auf Löschen.
Wie nützlich war dieser Artikel?

Das tut uns leid.
Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!
Inwieweit hat Ihnen dieser Artikel geholfen?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Andere Möglichkeiten, Hilfe zu erhalten