Cómo usar los controles avanzados de equipos y contenido

El complemento de controles avanzados de equipos y contenido está disponible para los clientes de Dropbox Business Advanced y Dropbox Business Enterprise a través del equipo de ventas de Dropbox. Si eres el administrador de un equipo de Dropbox Business y quieres obtener más información sobre este complemento, comunícate con el gerente de éxito del cliente.

El complemento de controles avanzados de equipos y contenido, con la tecnología de BetterCloud, les permite a los administradores de equipo implementar, administrar y controlar sus equipos de Dropbox Business a través de una única herramienta de gestión de operaciones.

Por ejemplo, los administradores de equipo pueden usar este complemento con este fin:

  • Proteger sus datos detectando contenido confidencial. 
  • Automatizar la alineación con las normas de seguridad específicas de la empresa en un nivel detallado.
  • Obtener visibilidad de la actividad del equipo y crear informes exhaustivos.
  • Optimizar procesos personalizables y la incorporación y desvinculación de empleados.

En este artículo, los administradores de Dropbox Business podrán consultar los pasos necesarios para instalar y usar el complemento.

Instalar e integrar el complemento

Para instalar el complemento de controles avanzados de equipos e integrarlo con Dropbox, sigue estos pasos:

  1. Sigue los pasos de instalación de BetterCloud que se describen este artículo y en este video.
  2. Completa la instalación en función de tu proveedor de administración de identidad (iDP):
  1. Sigue las instrucciones de este artículo para integrar Dropbox con BetterCloud.

Configurar alertas

Con las alertas, los administradores pueden analizar los problemas de seguridad en tiempo real y evitar vulnerabilidades de datos. Accede a los siguientes vínculos para ver una descripción general sobre cómo configurar alertas:

Accede a este artículo para ver todas las alertas de Dropbox disponibles.

Alerta de “archivo compartido de forma externa”

Las alertas de “archivo compartido de forma externa” y “carpeta compartida de forma externa” te informan si se comparte un archivo o una carpeta de Dropbox de forma directa con un usuario ajeno al equipo de Dropbox. Los administradores también pueden analizar archivos compartidos de forma externa para buscar contenido confidencial. Obtén información sobre cómo configurar la alerta de “archivos compartidos de forma externa”.

Alerta de “datos confidenciales detectados en análisis”

La alerta de “datos confidenciales detectados en análisis” te informa si los archivos de tu dominio contienen datos confidenciales, y tienes la opción de activar un proceso automatizado para solucionar el evento. Obtén información sobre cómo configurar la alerta de “datos confidenciales detectados en análisis”.

Nota: Esta alerta solo analiza el contenido creado después de haber configurado el complemento. Los administradores pueden usar la opción “seleccionar análisis” y la opción “Auditorías de archivos” para analizar el contenido anterior.

Crear procesos automatizados

Los procesos les permiten a los administradores automatizar acciones en un equipo de Dropbox Business usando la lógica condicional “if, then”. En el “Administrador de procesos”, los administradores pueden ver y controlar todos los procesos en un único lugar. Accede a los siguientes vínculos para obtener una descripción general completa sobre cómo crear procesos:

Proceso de captura de cuentas

Los administradores pueden recibir alertas si se seleccionaron miembros del equipo para migrar sus cuentas independientes de Dropbox a un equipo de Dropbox Business. Estas alertas pueden usarse para garantizar que la configuración de los miembros del equipo cumpla con las políticas de seguridad. Obtén información sobre cómo crear el proceso de “captura de  cuentas”.

Nota: La característica “Captura de cuentas” o “Captura de todos los usuarios” solo está disponible para equipos de Dropbox Business Enterprise.

Incorporar y desvincular empleados

Los procesos de incorporación pueden agregar de forma automática nuevos miembros del equipo a todos los grupos y carpetas requeridos. Los procesos de desvinculación de empleados pueden restringir con rapidez el acceso de los usuarios a los datos confidenciales y eliminarlos de los dispositivos vinculados si un usuario abandona un equipo de Dropbox Business o cambia de rol. Accede a los siguientes vínculos para obtener más información sobre cómo crear procesos de incorporación y desvinculación de empleados:

Analizar contenido

Los administradores pueden analizar el contenido nuevo y existente en sus equipos de Dropbox Business para detectar y evitar vulnerabilidades de datos, y comprobar el cumplimiento de la seguridad. Accede a este artículo para obtener más información sobre cómo analizar el contenido en tu equipo de Dropbox Business.

Nota: Los administradores también pueden configurar una alerta de “datos confidenciales detectados en el análisis”.

Auditar los resultados

Los administradores pueden llevar a cabo auditorías de los análisis de contenido con lógicas condicionales personalizadas. Accede a este artículo para obtener más información sobre cómo auditar los resultados de tu análisis de contenido.

Activa un proceso desde una política de “avance” (“Go Forward”)

Una vez que se ha publicado una alerta de análisis de contenido, podrá usarse como un evento de proceso. Accede a este artículo para obtener más información sobre cómo activar un proceso desde una política de avance”.

Adopta acciones en los archivos que infringen un análisis o una política

Los administradores pueden adoptar acciones personalizadas en los archivos que infringen una política que han configurado. Accede a los siguientes vínculos para obtener más información sobre cómo adoptar medidas si el contenido de un archivo infringe una política:

Características del complemento de controles avanzados de equipos y contenido

Protección de datos                                                                

  • Crear alertas de amenazas internas y externas.                                    
  • Detectar y proteger la información confidencial cuando se carga.                         
  • Buscar y proteger la información confidencial en el contenido existente.                   
  • Evitar el uso compartido no autorizado de archivos y carpetas.                                  
  • Crear procesos personalizados para la resolución de problemas.                                                

Visibilidad y control                                                               

  • Buscar y auditar todo el contenido y los permisos desde una única vista.                      
  • Adoptar medidas masivas en archivos y carpetas en todo el equipo.                      

Administración del ciclo de vida de los usuarios                                                          

  • Exigir procesos de solicitud de servicios con notificaciones y procesos de captura de cuentas. 
  • Concederles a los usuarios acceso a contenido relevante en función de grupos, jerarquías y roles.         
  • Configurar procesos de desvinculación de empleados personalizados que reflejen tus procedimientos.                     
¿Qué tan útil te resultó el artículo?

Lo lamentamos.
Indícanos cómo podemos mejorar:

¡Gracias por tus comentarios!
Indícanos de qué manera te ayudó este artículo:

¡Gracias por tus comentarios!