Administrar políticas de retención de datos para tu equipo

La retención de datos es una característica que está disponible para los equipos de Dropbox Business que hayan adquirido el complemento de gobierno de datos.

Con la retención de datos, los administradores de Dropbox Business pueden crear políticas para cumplir con los requisitos normativos y de cumplimiento. Existen dos tipos de políticas de retención de datos: retención y eliminación.

  • Las políticas de retención se basan en la última actividad del archivo. Con una política de retención, el contenido se conservará hasta que finalice la política, independientemente de que un miembro del equipo lo borre o lo elimine de forma permanente.
  • Las políticas de eliminación se basan en la fecha de creación o de carga de un archivo. Con una política de eliminación, el contenido se eliminará automáticamente cuando finalice la política y se borrará de forma permanente 31 días después de la finalización de la política. Si bien los miembros del equipo pueden eliminar contenido en cualquier momento, los administradores pueden descargar el contenido en cualquier momento antes de que se borre de forma permanente.

Notas:

  • Puedes tener hasta 100 políticas de retención de datos activas.
  • Si un archivo se elimina de forma definitiva y, después, se crea uno nuevo con el mismo nombre, solo se retendrá el nuevo archivo.

Crear una política de retención de datos

Para crear una política de retención de datos, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Gobierno de datos.
  4. Haz clic en Retención de datos.
  5. Haz clic en Nueva política.
  6. Escribe el nombre y los datos de la política.
  7. Elige un tipo de póliza.
  8. Agrega un período de retención o un plazo de eliminación.
  9. Haz clic en Agregar carpetas del equipo para agregar las carpetas que quieras incluir en la política.
  10. Haz clic en Crear.
  11. Vuelve a hacer clic en Crear para confirmar.

Recibirás un correo electrónico en un plazo de 24 horas en el que se confirmará que se implementó la nueva política.

Descargar contenido incluido en la política de retención de datos

Para descargar el contenido de una política de retención de datos, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Gobierno de datos.
  4. Haz clic en Retención de datos.
  5. Haz clic en “ (puntos suspensivos) junto a la política que quieres exportar.
  6. Haz clic en Descargar contenido.
  7. Agrega un nombre y una nota a la descarga.
  8. Haz clic en Preparar.
Recibirás un correo electrónico con un vínculo a la descarga.

Notas

  • Solo puedes descargar la versión más reciente de un archivo retenido.
  • Solo puedes descargar el contenido de una política de retención de datos activa. Una vez que se elimine una política, ya no podrás descargar su contenido.

Cómo crear un informe de retención de datos

Si configuras una política de eliminación, recibirás un informe por correo electrónico antes de que se elimine el contenido. También puedes crear un informe manualmente en cualquier momento.

Para crear un informe de retención de datos, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Gobierno de datos.
  4. Haz clic en Retención de datos.
  5. Haz clic en “ (puntos suspensivos) junto a la política para la que deseas crear un informe.
  6. Haz clic en Crear informe. El informe se guardará automáticamente en tu carpeta "Informes de Dropbox Business".

Editar una política de retención de datos

Para editar una política de retención de datos, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Gobierno de datos.
  4. Haz clic en Retención de datos.
  5. Haz clic en “ (puntos suspensivos) junto a la política que quieres editar.
  6. Haz clic en Editar política.
  7. Edita los datos de la política que quieres modificar.
  8. Haz clic en Guardar. A continuación, en la ventana que se muestra, vuelve a hacer clic en Guardar.

Eliminar una política de retención de datos

Para eliminar una política de retención de datos, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Gobierno de datos.
  4. Haz clic en Retención de datos.
  5. Haz clic en “ (puntos suspensivos) junto a la política que quieres eliminar.
  6. Haz clic en Eliminar política.
  7. Haz clic en Eliminar en la ventana que se muestra.
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