Utilisation de l'option Contrôle avancé des équipes et du contenu

L'option Contrôle avancé des équipes et du contenu est proposée aux clients Dropbox Business détenant un forfait Advanced et Enterprise qui doivent, pour en bénéficier, contacter l'équipe de vente Dropbox. Si vous êtes administrateur d'équipe Dropbox Business et si vous souhaitez en savoir plus sur cette option, contactez votre responsable relation clients.

Développée par BetterCloud, l'option Contrôle avancé des équipes et du contenu permet aux administrateurs informatiques de déployer, de gérer et d'administrer en toute sécurité leurs équipes Dropbox Business au moyen d'un seul et même outil de gestion des opérations.

Par exemple, les administrateurs d'équipe peuvent utiliser cette option pour :

  • Protéger leurs données en analysant les contenus sensibles 
  • Automatiser la mise en conformité avec les normes de sécurité établies par l'entreprise à un niveau granulaire
  • Gagner en visibilité sur l'activité des équipes et créer des rapports exhaustifs
  • Simplifier les workflows personnalisables ainsi que l'intégration et le départ des employés

Cet article permet aux administrateurs d'en savoir plus sur l'installation et l'utilisation de cette option pour leurs équipes Dropbox Business.

Installation et intégration de l'option

Pour installer l'option Contrôle avancé des équipes et du contenu et l'intégrer à Dropbox :

  1. Suivez les étapes d'installation de BetterCloud décrites dans cet article et cette vidéo.
  2. Finalisez l'installation en fonction de votre fournisseur de gestion des identités :
  1. Suivez les instructions de cet article pour intégrer Dropbox à BetterCloud.

Configuration d'alertes

Avec les alertes, les administrateurs peuvent surveiller les problèmes de sécurité en temps réel et lutter contre la vulnérabilité des données. Cliquez sur les liens suivants pour apprendre à configurer ces alertes :

Consultez cet article pour découvrir toutes les alertes Dropbox disponibles.

Alerte “File Shared Externally” (Partage de fichiers à l'extérieur de l'équipe)

Les alertes “File Shared Externally” (Partage de fichiers à l'extérieur de l'équipe) et “Folder Shared Externally” (Partage de dossiers à l'extérieur de l'équipe) vous informent lorsque des fichiers ou dossiers Dropbox sont partagés avec un utilisateur qui ne fait pas partie de votre équipe Dropbox. Les administrateurs peuvent également analyser les fichiers partagés à l'extérieur de l'équipe pour rechercher des contenus sensibles. Apprenez à configurer l'alerte “File Shared Externally”.

Alerte “Sensitive Data Scanned" (Données sensibles analysées)

L'alerte “Sensitive Data Scanned" (Données sensibles analysées) vous informe lorsque les fichiers de votre domaine contiennent des données sensibles, puis déclenche le cas échéant un workflow de réparation automatisé. Apprenez à configurer l'alerte “Sensitive Data Scanned”.

Remarque : cette alerte analyse uniquement les contenus créés après la configuration de l'option. Pour analyser des contenus plus anciens, les administrateurs peuvent utiliser “Select Scans” et “File Audits”.

Création de workflows automatisés

Les workflows permettent aux administrateurs d'automatiser certaines actions d'une équipe Dropbox Business au moyen d'opérateurs logiques “si, alors”. Dans le gestionnaire de workflows, les administrateurs visualisent et contrôlent tous les workflows de manière centralisée. Cliquez sur les liens suivants pour apprendre à créer des workflows :

Workflow de capture de compte

Les administrateurs peuvent recevoir une alerte lorsqu'un membre de l'équipe choisit de migrer son compte Dropbox personnel dans celui de son équipe Dropbox Business. Cette alerte sert à s'assurer que les paramètres du membre de l'équipe sont bien conformes aux règles de sécurité établies. Apprenez à créer le workflow “Capture de compte”.

Remarque : la fonctionnalité "Account Capture (Capture de compte) ou "All Users Capture) (Capture de tous les utilisateurs) est uniquement proposée aux équipes Dropbox Business Enterprise.

Intégration et départ des employés

Les workflows d'intégration permettent d'ajouter automatiquement de nouveaux membres à l'ensemble des groupes et dossiers requis. Les workflows de départ peuvent quant à eux rapidement empêcher les utilisateurs d'accéder aux données sensibles et les supprimer des appareils associés dès lors qu'ils quittent une équipe Dropbox Business ou se voient accorder d'autres droits d'accès. Cliquez sur les liens suivants pour apprendre à créer des workflows d'intégration et de départ.

Analyse des contenus

Les administrateurs peuvent analyser les contenus (nouveaux et existants) dans leur équipe Dropbox Business pour repérer les vulnérabilités et les empêcher, puis vérifier la conformité aux règles de sécurité établies. Consultez cet article pour apprendre à analyser les contenus de votre équipe Dropbox Business.

Remarque : les administrateurs peuvent également configurer une alerte “Sensitive Data Scanned" (Données sensibles analysées).

Audit des résultats

Les administrateurs peuvent mener des audits sur les analyses de contenu au moyen d'un traitement personnalisé. Consultez cet article pour apprendre à auditer les résultats des contenus analysés.

Déclenchement d'un workflow à partir d'une règle “Go Forward" (Continuer)

Dès qu'une alerte d'analyse du contenu est publiée, elle peut servir d'événement de workflow. Consultez cet article pour apprendre à déclencher un workflow depuis une règle "Go Forward”.

Comment intervenir sur des fichiers qui enfreignent une analyse ou une règle

Les administrateurs peuvent personnaliser les mesures prises à l'encontre des fichiers qui enfreignent une règle définie. Cliquez sur les liens suivants pour apprendre à intervenir en cas de violation de fichier :

Fonctionnalités de l'option Contrôle avancé des équipes et du contenu

Protection des données                                                                

  • Création d'alertes en cas de menaces internes et externes                                    
  • Détection et protection des informations sensibles au moment de leur importation                         
  • Recherche et protection des informations sensibles dans les contenus existants                   
  • Protection contre le partage non autorisé de fichiers et dossiers                                  
  • Création de workflows de réparation personnalisés                                                

Visibilité et contrôle                                                               

  • Recherche et audit sur tous les contenus et autorisations dans une vue unique                      
  • Intervention groupée sur les fichiers et dossiers de toute l'équipe                      

Gestion du cycle de vie des utilisateurs                                                          

  • Mise en œuvre de processus de demande d'assistance avec les notifications et workflows de capture de compte 
  • Attribution de droits d'accès aux utilisateurs sur des contenus pertinents en fonction du groupe, de la hiérarchie et du rôle         
  • Configuration de workflows de départ personnalisés qui reflètent les processus                     
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