Come gestire le conservazioni ai fini giudiziari con il componente aggiuntivo Governance dei dati

La conservazione ai fini giudiziari è una funzionalità disponibile per i team Dropbox Business che hanno acquistato il componente aggiuntivo Governance dei dati. Per acquistare il componente aggiuntivo Governance dei dati, contatta il tuo responsabile vendite Dropbox o compila il modulo di contatto Dropbox Business.

L'utilizzo della conservazione ai fini giudiziari per un membro del team consente agli amministratori del team di visualizzare ed esportare tutti i contenuti creati o modificati da tale membro. I membri interessati da una conservazione ai fini giudiziari non saranno informati di tale procedura e manterranno comunque le autorizzazioni per creare, modificare ed eliminare file.

Gli amministratori del team possono:

Nota: gli amministratori della gestione utenti e del supporto non possono creare o gestire le conservazioni ai fini giudiziari.

Creare una conservazione ai fini giudiziari

Per creare una conservazione ai fini giudiziari:

  1. Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.
  2. Fai clic su Console amministratore.
  3. Fai clic su Impostazioni.
  4. Fai clic su Governance dei dati.
  5. Fai clic su Conservazioni ai fini giudiziari.
  6. Fai clic su Nuova conservazione.
  7. Compila il nome e i dettagli della conservazione, quindi fai clic su Continua.
  8. Inserisci il nome o l'email del membro o dei membri per cui avviare una procedura di conservazione, quindi fai clic su Continua.
  9. Seleziona una data di inizio e una di fine per la conservazione.
    • Puoi impostare la data di inizio nel passato o al giorno corrente, ma non nel futuro
    • Puoi impostare la data di fine nel passato, al giorno corrente, nel futuro o selezionare Non impostare una data di fine
  10. Fai clic su Attiva.

Se crei una conservazione con una data di inizio nel passato, l'attivazione potrebbe richiedere del tempo. Riceverai una notifica via email quando la conservazione verrà attivata.

Nota: una conservazione ai fini giudiziari viene considerata attiva fino a quando un amministratore del team non pone fine ad essa, anche se la data di fine è passata. Dopo la data di fine, le nuove versioni dei file non verranno più copiate, ma le copie esistenti saranno disponibili fino al termine della conservazione.

Per quali tipi di file posso utilizzare la conservazione?

Quando crei una conservazione ai fini giudiziari, verranno conservate le copie di tutti i file creati o modificati da un membro nel periodo compreso tra la data di inizio e la data di fine, ad eccezione di:

  • Documenti su cloud, inclusi documenti di Dropbox Paper e Documenti/Fogli/Presentazioni Google
  • File che il membro ha solo visualizzato in anteprima
  • File a cui il membro ha accesso ma che non ha modificato
  • File creati e modificati prima che l'utente entrasse nel team
  • File a cui il membro non ha più accesso al momento dell'avvio della conservazione
  • File creati o modificati da un amministratore che ha effettuato l'accesso come membro del team

Nota: in rari casi, i file potrebbero non essere conservati se un membro perde l'accesso ad essi poco dopo averli creati o modificati.

Per chi posso attivare una conservazione ai fini giudiziari?

Puoi attivare le conservazioni sui membri attivi, invitati e sospesi del tuo team, incluse le conservazioni relative ad altri amministratori del team e a te stesso.

Non puoi attivare conservazioni per membri eliminati, interi gruppi o interi team. Tuttavia, puoi eliminare un membro mentre è attiva una conservazione.

Visualizzare una conservazione ai fini giudiziari

Puoi visualizzare qualunque conservazione ai fini giudiziari attiva o terminata in qualsiasi momento. Per visualizzare una conservazione ai fini giudiziari:

  1. Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.
  2. Fai clic su Console amministratore.
  3. Fai clic su Impostazioni.
  4. Fai clic su Governance dei dati.
  5. Fai clic su Conservazioni ai fini giudiziari.
  6. Naviga tra le schede Attive e Terminate per visualizzare tutte le conservazioni ai fini giudiziari del team.

Modificare una conservazione ai fini giudiziari

Puoi modificare il nome e i dettagli di una conservazione oppure aggiungere o rimuovere membri; tuttavia, non puoi modificare le date della conservazione. Per modificare una conservazione ai fini giudiziari:

  1. Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.
  2. Fai clic su Console amministratore.
  3. Fai clic su Impostazioni.
  4. Fai clic su Governance dei dati.
  5. Fai clic su Conservazioni ai fini giudiziari.
  6. Fai clic sulla casella di controllo visualizzata quando passi il mouse sul nome della conservazione ai fini giudiziari che vuoi modificare.
  7. Fai clic su Modifica conservazione.
  8. Modifica il nome o i dettagli della conservazione.
  9. Fai clic su Continua.
  10. Aggiungi o rimuovi membri dalla conservazione.
  11. Fai clic su Continua.
  12. Controlla le tue modifiche.
  13. Fai clic su Salva.

Terminare una conservazione ai fini giudiziari

Se non hai più bisogno di una conservazione, puoi terminarla. Verranno rimossi tutti i file associati a tale conservazione e questa azione non può essere annullata. Per terminare una conservazione ai fini giudiziari:

  1. Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.
  2. Fai clic su Console amministratore.
  3. Fai clic su Impostazioni.
  4. Fai clic su Governance dei dati.
  5. Fai clic su Conservazioni ai fini giudiziari.
  6. Fai clic sulla casella di controllo visualizzata quando passi il mouse sul nome della conservazione ai fini giudiziari che vuoi terminare.
  7. Fai clic su Fine conservazione.

Esportare una conservazione ai fini giudiziari

Per vedere quali file vengono conservati senza esportare completamente la conservazione, puoi esportarne il file CSV di riepilogo.

Puoi esportare le conservazioni ai fini giudiziari in qualsiasi cartella del tuo account Dropbox. L'esportazione contiene ogni versione di file creata e modificata dai membri durante le date in cui la conservazione era attiva.

Note.

  • I file creati nelle 24 ore precedenti l'esportazione potrebbero non essere inclusi
  • I nomi dei file e delle cartelle nell'esportazione saranno in minuscolo

Per esportare una conservazione ai fini giudiziari:

  1. Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.
  2. Fai clic su Console amministratore.
  3. Fai clic su Impostazioni.
  4. Fai clic su Governance dei dati.
  5. Fai clic su Conservazioni ai fini giudiziari.
  6. Fai clic sulla casella di controllo visualizzata quando passi il mouse sul nome della conservazione ai fini giudiziari che vuoi esportare.
  7. Fai clic su Esporta conservazione.
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