Samenwerken in een Dropbox DocSend Space (gegevensruimte)

Voeg Space-collega’s toe aan je Space (gegevensruimte) zodat anderen materiaal kunnen beheren en bijgewerkt kunnen houden.

Een Space-collega toevoegen of verwijderen

Als je een Space aanmaakt, ben je automatisch eigenaar van deze Space. Je kunt teamleden toevoegen of verwijderen om collega’s te worden. 

Om een Space-collega toe te voegen:

1. Meld je aan bij je DocSend-account.
2. Klik op Spaces in de linkerzijbalk. 
3. Klik op de gegevensruimte waaraan je collega’s wilt toevoegen.
4. Klik op ☑ (toevoegen) onder de titel van de Space.
5. Zoek naar het teamlid dat je als collega wilt toevoegen.
6.  Klik op ☑ (toevoegen) naast de naam van het lid.
7. Klik op Opslaan.

Je collega’s zien nu opties om de Space te beheren en te delen (zie onderstaande schermafdrukken). Meer informatie over het toevoegen van teamleden aan DocSend.

Om een Space-collega te verwijderen:

1. Meld je aan bij je DocSend-account.
2. Klik op Spaces in de linkerzijbalk.
3. Klik op de Space waar je collega’s uit wilt verwijderen.
4. Klik op ☑ (toevoegen) onder de naam van de Space.
5. Klik op X (verwijderen) naast de collega die je wilt verwijderen.
6. Klik op Opslaan.

Links naar Spaces delen

Om de gegevensruimte te delen via een link:

1. Meld je aan bij je DocSend-account.
2. Klik op Spaces in de linkerzijbalk.
3. Klik op de Space waar je een link voor wilt aanmaken.
4. Klik op Delen in de rechterbovenhoek. 
5. Klik op Link aanmaken. 
6. Typ de naam van het bedrijf of de klant onder Naam link.
7. Pas de link naar wens aan.
8. Klik op Link aanmaken. 

Je kunt de link nu kopiëren en plakken naar ontvangers om je Space te delen met bezoekers.

Materiaal aan een Space toevoegen

Om materiaal toe te voegen aan een teammap:

1. Meld je aan bij je DocSend-account.
2. Klik op Spaces in de linkerzijbalk.
3. Klik op de Space waar je materiaal aan wilt toevoegen.
4. Klik op Materiaal toevoegen.
5. Klik op Nieuw materiaal uploaden.
6. Kies waar je materiaal vandaan wilt uploaden.
7. Selecteer je bestanden.
8. Klik op Uploaden of Selecteren, afhankelijk van de bron van het materiaal.

Space-eigenaars en -collega’s kunnen het volgende doen:

• Materiaal of Space-mappen toevoegen, verwijderen, bewerken, herordenen.
• De Space-linkinstellingen bewerken.
• De titel, ondertitel en headerafbeelding van de Space bewerken.
• Collega’s toevoegen en verwijderen.
• De Space verwijderen.
• Space-meldingen verzenden.
• Meldingen per e-mail ontvangen wanneer iemand een Space bezoekt.

Alleen Space-eigenaars kunnen het volgende doen:

• Bureaubladmeldingen ontvangen.
• Meldingen per e-mail ontvangen wanneer iemand een uitgeschakelde Space bezoekt.
• Bezoekersgegevens synchroniseren van Salesforce, IFTTT en Zapier.

Accounteigenaren en teambeheerders hebben automatisch dezelfde machtigingen als Space-collega’s, maar moeten handmatig worden toegevoegd als Space-collega om bezoekmeldingen te ontvangen.  Zodra ze zijn toegevoegd aan een Space, verschijnt de Space onder Spaces > Mijn Spaces.

Collega’s kunnen Space-bezoeken niet bekijken op hun dashboard of op de pagina met documentgegevens.

Je kunt alle bezoeken aan een Space bekijken die aan een specifiek account zijn gekoppeld door naar de pagina Accounts te gaan.

Aanvullende informatie:

• Accounteigenaars, teambeheerders en collega’s kunnen een voorbeeld bekijken van materiaal dat aan een Space is toegevoegd, zelfs als dit in een persoonlijke map staat.
• Accounteigenaars en teambeheerders hebben automatisch dezelfde toegangsrechten als collega's in alle Spaces die hun teamleden aanmaken, maar ontvangen geen bezoekmeldingen tenzij ze als collega zijn toegevoegd. Gebruikers kunnen zien wie een beheerder is in het collegamodel.
• Accounteigenaar en teambeheerders kunnen zichzelf indien nodig als collega aan een Space toevoegen, maar teamleden moeten worden uitgenodigd.
• Voor beheerders, Space-collega’s en teamleden gelden dezelfde instellingen voor het openen van materiaal in persoonlijke mappen. 
• Als een lid of beheerder is toegevoegd als collega in een Space, kan deze het materiaal in teammappen alleen weergeven.