Dropbox Smart Sync verwenden

Smart Sync ist ein Feature in der Dropbox-Desktop-App, mit dem Sie Dateien als reine Onlinedateien speichern können, um Festplattenspeicher auf Ihrem Computer zu sparen. Sie können dabei entweder selbst bestimmen, welche Dateien nur online gespeichert werden, oder Sie überlassen die Entscheidung der automatischen Smart Sync-Funktion.

Hinweis: Die Smart Sync-Einstellungen, die Sie auswählen, beziehen sich nur auf das jeweilige Gerät, an dem Sie die Einstellungen vornehmen, nicht auf andere Computer, auf denen Sie Dropbox nutzen.

Festlegen, ob eine Datei / ein Ordner nur online oder lokal gespeichert werden soll

So legen Sie manuell fest, dass eine Datei oder ein Ordner mit Smart Sync nur online gespeichert werden soll:

1. Öffnen Sie den Datei-Explorer (Windows) bzw. Finder (Mac).
2. Öffnen Sie den Dropbox-Ordner.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, die bzw. der ab jetzt nur online gespeichert werden soll.
4. Bewegen Sie den Mauszeiger auf Smart Sync.
5. Klicken Sie auf Nur online. Wenn Sie die Datei lieber wieder auf der Festplatte Ihres Rechners speichern möchten, klicken Sie auf Lokal.
   

 Was bedeutet „Nur online“ genau? 

Wenn Sie Smart Sync noch nie aktiviert haben und keine Dateien oder Ordner auf „nur online“ gesetzt haben, sind alle Dateien und Ordner im Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer „lokal“. In diesem Fall belegen sie sowohl auf der Festplatte Ihres Computers als auch in Ihrem Dropbox-Konto Speicherplatz und sind verfügbar sind, egal ob Sie online oder offline sind. 

Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner auf „nur online“ setzen, sehen Sie die Datei oder den Ordner zwar immer noch im Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer, aber es handelt sich nur um einen Platzhalter. Sie können das Element nur öffnen, wenn Sie mit dem Internet verbunden sind. Dropbox entfernt es von der Festplatte Ihres Computers, sodass es nur noch online Speicherplatz in Ihrem Dropbox-Konto benötigt.

Jedes Mal, wenn Sie eine reine Onlinedatei öffnen, ändert Dropbox sie automatisch wieder in „lokal“. Sie können sie jedoch jederzeit wieder in „nur online“ ändern.

Smart Sync im Vergleich zu selektiver Synchronisierung

Die selektive Synchronisierung spart ebenfalls Festplattenspeicher, indem Dateien von Ihrer Festplatte entfernt werden und nur online verfügbar sind. Allerdings werden diese Dateien nicht mehr im Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer angezeigt.

Automatische Smart Sync-Funktion

Sie können die automatische Smart Sync-Funktion aktivieren, sodass Dateien, die Sie mehrere Monate nicht auf Ihrem Rechner geöffnet haben, automatisch nur online gespeichert werden, und neue Dateien, die Sie online hinzufügen, standardmäßig nur online gespeichert werden. Dadurch belegen Dateien, die Sie nicht regelmäßig verwenden, keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer.

So aktivieren Sie die automatische Smart Sync-Funktion:

1. Öffnen Sie die Einstellungen der Dropbox-Desktop-App.
2. Klicken Sie auf den Tab Synchronisierung.
3. Wählen Sie unter Automatisch Festplattenspeicher sparen die Einstellung An. 
   • Wenn Sie zu einem Dropbox Business-Team gehören und möchten, dass Ihr Admin diese Einstellung für Sie verwaltet, wählen Sie Mein Administrator soll diese Einstellung verwalten.

Hinweis: Sollte eine App auf Ihrem Computer eine Datei lokal benötigen, um einwandfrei zu funktionieren, so sorgt die automatische Smart Sync-Funktion dafür, dass sie vorübergehend lokal gespeichert wird und danach wieder als reine Onlinedatei.

Dateien, die Sie online hinzufügen, standardmäßig auf „nur online“ setzen

So werden alle Dateien, die Sie zu dropbox.com hinzufügen, standardmäßig als „nur online“ gespeichert:

1. Öffnen Sie die Einstellungen der Dropbox-Desktop-App.
2. Klicken Sie auf den Tab Synchronisierung.
3. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben Standardeinstellung im Web hinzugefügter Dateien und dann auf Nur online.
   • Wenn die automatische Smart Sync-Funktion aktiviert ist, steht diese Möglichkeit nicht zur Auswahl, weil Ihre Dateien bereits standardmäßig nur online gespeichert werden.

Warum scheinen reine Onlinedateien Festplattenspeicher zu beanspruchen?

Reine Onlinedateien belegen eine geringe Menge Speicherplatz auf Ihrer Festplatte, weil der Platzhalter Platz für den Dateinamen und die Verknüpfung mit dropbox.com beansprucht. Diese Menge ist aber wesentlich geringer als die der eigentlichen Datei.

Wenn Sie Smart Sync mit macOS High Sierra 10.13 und höher verwenden, stellen Sie möglicherweise fest, dass reine Onlinedateien Speicherplatz zu beanspruchen scheinen, wenn Sie versuchen, Speicherplatz in Ihren Mac-Einstellungen zu verwalten.

Das liegt daran, dass die Größe einer Datei auf Grundlage ihrer logischen und nicht ihrer physikalischen Größe berechnet wird.

Um zu sehen, welche Dateien wirklich Festplattenspeicherplatz belegen, sollten Sie Ihre Dropbox-Einstellungen so anpassen, dass für reine Onlinedateien sowohl die logische als auch die physikalische Größe auf null gesetzt wird. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Aktivieren Sie die Option Smart Sync-Update für Mac.
   • Hinweis: Es kann eine Weile dauern, bis die Änderung dieser Einstellung wirksam wird. Wenn Sie nach einigen Minuten noch keine Änderung sehen, schließen Sie die Dropbox-Desktop-App und öffnen Sie sie dann erneut.

Systemanforderungen für Smart Sync

Mac: OS X Mavericks (10.9)

Windows: ab Version 7

Hinweis: Smart Sync steht auf Mobilgeräten nicht zur Verfügung, aber Sie können festlegen, dass Ihre Dropbox-Dateien offline auf Ihrem Mobilgerät verfügbar sein sollen.