Dropbox AI verwenden

Dropbox AI verwendet generative KI, um die Art und Weise zu verbessern, wie Sie mit Ihren Dateien in Dropbox interagieren. So sparen Sie Zeit und können Inhalte effizienter verwalten. Anstatt manuell Ordner zu durchsuchen oder lange Dokumente zu überfliegen, optimiert Dropbox AI den Prozess, indem es Antworten findet, Inhalte zusammenfasst und wichtige Details hervorhebt.

Dropbox AI bietet folgende Möglichkeiten:

• Dokumente und Videos sofort zusammenfassen: Erhalten Sie schnelle, leicht lesbare Zusammenfassungen von langen PDFs, Berichten und Videos, damit Sie die wichtigsten Punkte erfassen können, ohne alles durchsehen zu müssen.
• Intelligenter suchen: Anstatt Ordner durchsuchen zu müssen, stellen Sie Dropbox AI einfach eine Frage in der Suchleiste. Es sucht die richtigen Dateien oder extrahiert die wichtigsten Details für Sie.
• Effizienter durch Inhalte navigieren: Zeigen Sie KI-generierte Highlights in Ihren Suchergebnissen an, um die richtige Datei schneller zu finden, ohne mehrere Dokumente öffnen zu müssen.

So aktivieren oder deaktivieren Sie Dropbox AI

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an. 
2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole. 
3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
4. Wählen Sie unter Konto die Option Vorabzugriff aus. 
5. Klicken Sie im Abschnitt Features neben Dropbox AI auf Anmelden.
6. Klicken Sie auf Vorabzugriff erhalten.

So verwenden Sie Zusammenfassen und Fragen bei der Vorschau von Dateien

Wenn Sie eine einzelne Datei in der Vorschau anzeigen, können Sie mit Zusammenfassen und Fragen tiefere Einblicke in diese bestimmte Datei erhalten.

So verwenden Sie Zusammenfassen und Fragen in einer Dateivorschau:

1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie auf den Namen einer Datei, um sie im Vorschaumodus zu öffnen.
   • Hinweis: Die Datei muss mit Dropbox AI kompatibel sein. Welche Dateitypen unterstützt werden, können Sie im FAQ-Bereich nachlesen.
3. Klicken Sie auf Zusammenfassen und Fragen. 
4. Geben Sie Ihre Frage in das Feld Stellen Sie eine Frage zu dieser Datei in der Seitenleiste ein.
5. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Return-Taste oder klicken Sie auf Fragen, um Ihre Frage abzuschicken.
   • Hinweis: Sie können eine der vorgeschlagenen Prompts auswählen, um bestimmte Aktionen zu untersuchen.

Ihre KI-generierte Antwort enthält Seitenverweise, um zu markieren, wo in der Datei die Informationen gefunden wurden.

So generieren Sie Erkenntnisse für mehrere Dateien mit Zusammenfassen und Fragen

Sie können Zusammenfassen und Fragen verwenden, um mehrere textbasierte Dokumente, Videodateien mit Transkriptionen und Audiodateien zu durchsuchen. Sie können bis zu 10 kompatible Dateien gleichzeitig aus der Dateiliste oder der Rasteransicht auswählen, um Erkenntnisse und Antworten daraus zu vergleichen oder zu synthetisieren.

So verwenden Sie Zusammenfassen und Fragen für mehrere Dateien:

1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
2. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie analysieren möchten, indem Sie auf das Kästchen neben jeder Datei klicken.
   • Hinweis: Sie können bis zu 10 Dateien gleichzeitig auswählen. Wenn Ihre Dateien mit diesem Feature kompatibel sind, wird die Schaltfläche „Zusammenfassen und Fragen“ über der Dateiliste angezeigt.
3. Klicken Sie auf Zusammenfassen und Fragen. 
4. Geben Sie Ihre Frage im Bereich „Zusammenfassen & Fragen“ in das Feld „Stellen Sie eine Frage zu dieser Datei“ ein.
   • Hinweis: Sie können auf einen vorgeschlagenen Prompt wie „Diese Datei zusammenfassen“ oder „Mehr über dieses Thema erfahren“ klicken, um bestimmte Aktionen zu untersuchen.
5. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Return-Taste, um Ihre Frage abzuschicken und eine Antwort zu erhalten.

So verwenden Sie Answers für die Suche

Mit Answers können Sie Fragen in natürlicher Sprache zu Ihren Dateien stellen. Die KI scannt dann Ihre Inhalte, um relevante Antworten zu liefern. Anstatt Dokumente manuell zu öffnen oder durch Dateien zu blättern, geben Sie einfach eine Frage in die Suchleiste ein, und Answers ruft die relevantesten Informationen aus Ihren Dateien ab.

So stellen Sie eine Frage in der Suchleiste:

1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Suchleiste.
3. Geben Sie eine Frage oder einen Befehl zu Ihren Dateien ein. Zum Beispiel: 
   • „Was sind meine Finanzprojekte für das zweite Quartal?“
   • „Finde meinen neuesten Marketingbericht.“
   • „Fasse meine Besprechungsnotizen von letzter Woche zusammen.“
4. Klicken Sie auf Suchen. 
   
   

Dropbox AI analysiert den Text in Ihren Dateien und gibt eine Antwort zusammen mit Links zu den relevanten Dokumenten zurück.

Tipps für bessere Suchergebnisse mit Answers

Um die deutlichsten und relevantesten Antworten zu erhalten, sollten Sie beim Erstellen Ihres Prompts die folgenden Best Practices beachten:

• Verwenden Sie ganze Sätze. Einwort-Suchen wie „Ordner“ oder „PDFs“ sind vage und werden nicht als Fragen registriert.
• Beginnen Sie Abfragen mit einem Fragewort. Wenn Sie Ihre Frage mit Wörtern wie „Wer“, „Was“, „Wann“, „Wo“, „Warum“ oder „Wie“ beginnen, geben Sie der KI eine wertvolle Struktur, mit der sie relevantere Ergebnisse liefern kann.
• Verwenden Sie in Ihrem Prompt das Wort „zusammenfassen“, um die wichtigsten Punkte aus Dateien zu extrahieren.

Dies sind nur ein paar der Möglichkeiten, um mehr aus Answers herauszuholen. Wenn Ihre Ergebnisse nicht ganz richtig sind, versuchen Sie, Ihren Prompt in natürlicher Sprache umzuformulieren oder ein Fragezeichen hinzuzufügen, um Ihre Absicht zu verdeutlichen.

Hier sind einige Beispiele für gut formulierte Fragen:

• Wer wird in den Notizen erwähnt?
• Welche Leistungskennzahlen werden gemessen?
• Wann ist das Startdatum für dieses Produkt?
• Wo finde ich die Kontaktdaten meiner Stakeholder?
• Warum haben wir dieses Feature implementiert?
• Wie messen wir eine erfolgreiche Konvertierung?
• Gibt es Budgetbeschränkungen, die ich beachten sollte?

Sie können diese Fragen natürlich nach Bedarf anpassen.