Gestión de usuarios en Dropbox DocSend

Descripción general

La gestión de usuarios es fundamental para mantener los documentos protegidos y la facturación actualizada. Los propietarios y administradores de DocSend pueden visitar la página de configuración de los usuarios de la empresa para añadir nuevos usuarios, eliminar usuarios existentes y muchas opciones más. 

Invitar a usuarios

Para invitar a un usuario nuevo a tu equipo, sigue estos pasos:

1. Abre la página de configuración de los usuarios de la empresa.
2. Haz clic en Añadir usuarios.
3. Introduce la dirección de correo electrónico del usuario y selecciona un rol. Si vas a añadir varios usuarios, separa las direcciones de correo electrónico con comas.
4. Haz clic en Enviar invitación.

Desactivación de usuarios

Si alguien de tu equipo ya no necesita acceso a DocSend, puedes desactivar al usuario fácilmente desde la página de configuración de los usuarios de la empresa. 

Esto es lo que sucede cuando se desactiva la cuenta de un usuario:

• El usuario ya no puede iniciar sesión.
• Los enlaces del usuario se inhabilitan.
• Se podrá seguir accediendo a sus documentos de equipo.
• Ya no se podrá acceder a los Espacios del usuario, a menos que se hayan compartido con un colaborador activo.
• Los Propietarios/Administradores podrán seguir consultando el historial de datos de los visitantes del usuario.
• El usuario se elimina de tu suscripción a DocSend.

Para desactivar un usuario, sigue estos pasos:

1. Abre la página de configuración de los usuarios de la empresa. 
2. Haz clic en ☑ (puntos suspensivos) junto al nombre del usuario que quieras desactivar.
3. Haz clic en Desactivar.
4. Haz clic en Desactivar para confirmar.

Suspender a un usuario

También puedes suspender a un usuario para evitar que inicie sesión y, a la vez, mantener activos sus documentos y enlaces.

Esto es lo que sucede cuando se suspende la cuenta de un usuario:

• El usuario ya no puede iniciar sesión; se configura una nueva contraseña y no se puede restablecer.
• Todos los documentos, enlaces y Espacios del usuario permanecen activos.
• Se podrá seguir accediendo a sus documentos de equipo.
• Se podrá seguir accediendo a los datos históricos de los visitantes del usuario.
• El usuario sigue siendo parte de tu suscripción a DocSend.

Para suspender a un usuario, sigue estos pasos:

1. Abre la página de configuración de los usuarios de la empresa. 
2. Haz clic en ... (puntos suspensivos) junto al nombre del usuario que quieras desactivar.
3. Haz clic en Suspender cuenta. 
4. Haz clic en Sí, suspender… para confirmar la acción.
5. Escribe una nueva contraseña y haz clic en Cambiar contraseña.

Reactivación de usuarios

Los usuarios desactivados o suspendidos también pueden reactivarse en cualquier momento siguiendo estos pasos. Si tu perfil se ha desactivado o suspendido y necesitas acceder a DocSend de nuevo, ponte en contacto con el propietario o administrador de tu empresa para que te ayude a reactivar tu cuenta de DocSend.

Para reactivar un usuario, sigue estos pasos:

1. Abre la página de configuración de los usuarios de la empresa. 
2. Ve a la pestaña Inactivos.
3. Haz clic en ... (puntos suspensivos) junto al nombre del usuario que quieras volver a activar.
4. Haz clic en Reactivar.
5. Haz clic en Reactivar para confirmar.

Cuestiones importantes

• Las cuentas administradas deben comunicarse con su director de éxito del cliente (CSM) para solicitar ayuda añadiendo y eliminando usuarios si es necesario. 
• Si tu empresa tiene habilitado el SSO, tu experiencia con la gestión de usuarios podría no coincidir con los pasos descritos anteriormente.
• Es posible que quieras desactivar a un usuario y transferir sus datos a tu propia cuenta en lugar de suspenderlo. Lee la información que figura a continuación para conocer más a fondo este proceso.