Gestionar las políticas de conservación de datos para tu equipo

La función de conservación de datos está disponible para los equipos de Dropbox Business que hayan adquirido el complemento Gobierno de datos.

Gracias a la retención de datos, los administradores de Dropbox Business pueden crear políticas para satisfacer los requisitos normativos y de cumplimiento. Hay dos tipos de políticas de retención de datos: retención y eliminación.

  • Las políticas de retención se basan en la actividad más reciente del archivo. Con una política de retención, el contenido se conservará hasta que finalice la política, independientemente de si un miembro del equipo lo elimina o lo elimina permanentemente.
  • Las políticas de eliminación se basan en el momento en el que se creó o subió un archivo. Con una política de eliminación, el contenido se eliminará automáticamente cuando finalice la política y se eliminará permanentemente 31 días después del término de la política. Si bien los miembros del equipo pueden eliminar contenido en cualquier momento, los administradores siempre pueden descargar el contenido antes de que se elimine de forma permanente.

Notas:

  • Puedes tener hasta 100 políticas de conservación de datos activas.
  • Si se elimina de forma permanente un archivo y, posteriormente, se crea un nuevo archivo que tenga exactamente el mismo nombre, solo se conservará el archivo nuevo.

Crear una política de conservación de datos

Para crear una política de conservación de datos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Gobierno de datos.
  4. Haz clic en Conservación de datos.
  5. Haz clic en Nueva política.
  6. Indica el nombre y los datos de la política.
  7. Selecciona el tipo de política.
  8. Añade un periodo de retención o tiempo de eliminación.
  9. Haz clic en Añadir carpetas del equipo para agregar las carpetas que quieras incluir en la política.
  10. Haz clic en Crear.
  11. Haz clic de nuevo en Crear para confirmar.

En un plazo máximo de 24 horas, recibirás un correo con la confirmación de que la nueva política está en vigor.

Descargar contenido incluido en la política de conservación de datos

Para descargar el contenido de una política de conservación de datos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Gobierno de datos.
  4. Haz clic en Conservación de datos.
  5. Haz clic en “ (tres puntos) junto a la política que quieras exportar.
  6. Haz clic en Descargar contenido.
  7. Añade un nombre y una nota a tu descarga.
  8. Haz clic en Preparar.
Recibirás un correo con un enlace de descarga.

Notas

  • Solo puedes descargar la versión más reciente de un archivo conservado.
  • Solo puedes descargar el contenido de las políticas de conservación de datos activas. Una vez que se elimine una política de conservación de datos, no podrás descargar su contenido.

Crear un informe de retención de datos

Si configuras una política de eliminación, recibirás un informe por correo electrónico antes de que se elimine cualquier contenido. También puedes crear un informe de forma manual cuando quieras.

Para crear un informe de retención de datos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Gobierno de datos.
  4. Haz clic en Conservación de datos.
  5. Haz clic en “ (tres puntos) junto a la política para la que quieras generar un informe.
  6. Haz clic en Crear informe. El informe se guardará automáticamente en tu carpeta “Informes de Dropbox Business”.

Editar una política de conservación de datos

Para editar una política de conservación de datos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Gobierno de datos.
  4. Haz clic en Conservación de datos.
  5. Haz clic en “ (tres puntos) junto a la política que quieras editar.
  6. Haz clic en Editar política.
  7. Edita los datos de la política que desees modificar.
  8. Haz clic en Guardar y, a continuación, vuelve a hacer clic en Guardar en la ventana emergente.

Eliminar una política de conservación de datos

Para eliminar una política de conservación de datos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Gobierno de datos.
  4. Haz clic en Conservación de datos.
  5. Haz clic en “ (tres puntos) junto a la política que quieras eliminar.
  6. Haz clic en Eliminar política.
  7. Haz clic en Eliminar en la ventana emergente.
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