Penahanan legal merupakan fitur yang tersedia bagi tim Dropbox Business yang telah membeli add-on Tata Kelola Data. Untuk membeli add-on Tata Kelola Data, hubungi eksekutif penjualan Dropbox atau isi formulir kontak Dropbox Business.
Menetapkan penahanan legal pada anggota tim mengizinkan admin tim untuk melihat dan mengekspor semua konten yang telah dibuat atau diubah oleh anggota tersebut. Anggota yang terpengaruh oleh penahanan legal tidak akan diberi tahu tentang penahanan tersebut dan masih tetap memiliki izin untuk membuat, mengedit, dan menghapus file.
Admin tim dapat:
- Membuat penahanan legal
- Melihat penahanan legal yang aktif dan yang dirilis
- Mengedit penahanan legal
- Membebaskan penahanan legal
- Mengekspor penahanan legal
Catatan: Admin manajemen pengguna dan admin dukungan tidak bisa membuat atau mengelola penahanan legal.
Membuat penahanan legal
Untuk membuat penahanan legal
- Masuk ke dropbox.com dengan akun admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Pengaturan.
- Klik Tata kelola data.
- Klik Penahanan legal.
- Klik Penahanan baru.
- Isi nama dan detail penahanan lalu klik Lanjutkan.
- Masukkan nama dan email satu atau lebih anggota yang ingin ditetapkan penahanan legalnya, lalu klik Lanjutkan.
- Pilih tanggal awal dan akhir untuk penahanan.
- Anda bisa mengatur tanggal awal di masa lalu atau hari ini, tetapi tidak di masa datang
- Anda bisa mengatur tanggal akhir di masa lalu, hari ini, atau masa datang, atau centang Jangan tetapkan tanggal akhir
- Klik Aktifkan.
Jika Anda membuat penahanan legal dengan tanggal awal di masa lalu, mungkin butuh beberapa saat untuk mengaktifkan penahanan. Anda akan diberi tahu lewat email setelah penahanan aktif.
Catatan: Penahanan legal menjadi aktif hingga admin tim melepaskan penahanan tersebut, walau tanggal akhir telah terlewati. Setelah tanggal akhir, versi file baru tidak akan lagi disalin tetapi salinan yang ada akan tersedia hingga Anda melepaskan penahanan.
Jenis file apa yang bisa saya tetapkan penahanan legalnya?
Saat Anda membuat penahanan legal, salinan semua file yang dibuat atau diedit anggota sejak tanggal awal hingga tanggal akhir akan ditahan, kecuali:
- Dokumen awan, termasuk dokumen Dropbox Paper dan Google Dokumen/Spreadsheet/Slide
- File yang hanya dipratinjau anggota
- File yang aksesnya dimiliki anggota tetapi anggota tersebut belum pernah mengedit
- File yang dibuat dan diubah sebelum anggota bergabung dengan tim
- File yang aksesnya tidak lagi dimiliki anggota ketika penahanan ditetapkan
- File yang dibuat atau diedit oleh admin yang masuk sebagai anggota tim
Catatan: Dalam sejumlah kecil kasus, file mungkin tidak akan ditahan jika anggota kehilangan aksesnya sesaat setelah membuat atau mengeditnya.
Pada siapa penahanan legal bisa saya tetapkan?
Anda bisa menetapkan penahanan legal pada anggota tim aktif, yang diundang, dan yang ditangguhkan, termasuk penahanan atas admin tim dan Anda sendiri.
Anda tidak bisa menempatkan penahanan legal pada anggota yang dihapus, seluruh grup, atau seluruh tim. Tetapi Anda bisa menghapus anggota saat mereka dalam masa penahanan legal.
Melihat penahanan legal
Anda bisa melihat semua penahanan legal yang aktif dan dilepaskan kapan saja. Untuk melihat penahanan legal:
- Masuk ke dropbox.com dengan akun admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Pengaturan.
- Klik Tata kelola data.
- Klik Penahanan legal.
- Beralih antara tab Aktif dan Dilepas untuk melihat semua penahanan legal tim Anda.
Mengedit penahanan legal
Anda bisa mengedit nama dan detail penahanan legal atau menambahkan atau menghapus anggota; tetapi Anda tidak bisa mengedit tanggal penahanan legal. Untuk mengedit penahanan legal
- Masuk ke dropbox.com dengan akun admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Pengaturan.
- Klik Tata kelola data.
- Klik Penahanan legal.
- Klik centang yang tampil saat mengarahkan kursor di atas nama penahanan legal yang ingin diedit.
- Klik Edit penahanan.
- Edit nama atau detail penahanan.
- Klik Lanjutkan.
- Menambah atau menghapus anggota dari penahanan legal.
- Klik Lanjutkan.
- Tinjau perubahan Anda.
- Klik Save.
Melepas penahanan legal
Jika Anda tidak lagi membutuhkan penahanan legal, Anda bisa melepaskannya. Ini akan menghapus semua file yang terkait dengan penahanan tersebut dan tidak dapat diurungkan. Untuk melepaskan penahanan legal:
- Masuk ke dropbox.com dengan akun admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Pengaturan.
- Klik Tata kelola data.
- Klik Penahanan legal.
- Klik centang yang tampil saat mengarahkan kursor di atas nama penahanan legal yang ingin dilepaskan.
- Klik Lepaskan penahanan.
Mengekspor penahanan legal
Untuk melihat file mana yang sedang ditahan tanpa mengekspor penahanan legal secara lengkap, Anda bisa mengekspor file CSV ikhtisar penahanan.
Anda bisa mengekspor penahanan legal ke folder mana saja di folder Dropbox Anda. Ekspor mengandung semua versi file yang dibuat dan diedit anggota selama periode tanggal ketika penahanan ditetapkan.
Catatan:
- File yang dibuat dalam 24 jam sebelum ekspor mungkin tidak disertakan
- Nama file dan folder dalam ekspor akan selalu dalam huruf kecil
Untuk mengekspor penahanan legal:
- Masuk ke dropbox.com dengan akun admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Pengaturan.
- Klik Tata kelola data.
- Klik Penahanan legal.
- Klik centang yang muncul saat mengarahkan kursor di atas nama penahanan legal yang ingin diekspor.
- Klik Ekspor penahanan.
