Bedrijfsgegevens centraal opslaan met teammappen

Teammappen bieden een manier om je belangrijke bedrijfsgegevens in Dropbox te structureren. Teammappen worden gemaakt door een beheerder en zijn een plaats (in bezit van het bedrijf) waar bestanden kunnen worden gedeeld met teamleden en externe medewerkers die aan dezelfde projecten werken.

In dit artikel leer je het volgende:

• Teammappen maken
• Synchronisatie-instellingen van teammappen beheren
• Toegangsmachtigingen instellen voor specifieke gebruikers

Teammappen worden eerst gedeeld met Dropbox-groepen. Deze groepen bevatten leden die soortgelijke functies uitoefenen (bijvoorbeeld een financiële groep). Vervolgens stelt de beheerder die de teammap heeft gemaakt, het juiste toegangsniveau (weergeven of bewerken) in voor elke groep.

Wanneer een teammap submappen bevat, worden ze automatisch gedeeld met deze groepen. Submappen kunnen ook worden gedeeld met afzonderlijke teamleden en mensen buiten het team. Net als bij groepen kan de beheerder weergave- of bewerkingsmachtigingen instellen voor individuele leden in submappen.

Voer deze stappen uit om aan de slag te gaan met groepen:

1. Meld je aan als beheerder op dropbox.com met je aanmeldgegevens.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Teammappen.
4. Klik op Een teammap maken.
5. Geef een naam op voor de teammap.
6. Voeg een of meer groepen toe die toegang nodig hebben tot de teammap en bepaal of ze weergaverechten of bewerkingsrechten nodig hebben.
   • Je kunt naar de pagina Groepen gaan om groepen te maken.
   • Alle groepsleden hebben toegang tot de teammap en al het materiaal in die map.
   • Houd er rekening mee dat teammappen moeten worden gedeeld met Dropbox-groepen, niet met mensen. Nu laten we zien hoe je submappen van teammappen deelt met mensen binnen of buiten het bedrijf.
7. Klik op de teammap om een submap (een map in een teammap) te maken. De teammap wordt geopend.
8. Klik met de rechtermuisknop en selecteer Nieuwe map.
9. Geef een naam op voor de submap.
10. Wanneer de submap is gemaakt, wijs je de submap aan en klik je op Toegang beheren.
    • Je kunt submappen delen met mensen of andere groepen en je kunt hun machtigingen wijzigen in Kan bewerken of Kan weergeven.
11. Controleer of de machtigingen correct zijn.
12. Het is handig als bedrijfsgegevens toegankelijk zijn op één centrale plek. Moedig daarom je teamleden aan om gedeelde mappen waarvan zij de eigenaar zijn te verplaatsen naar een teammap.
    • Een eigenaar van een gedeelde map kan altijd de gedeelde map verplaatsen naar de teammap. Met deze stap dragen eigenaren van gedeelde mappen het eigendom van bestanden van zichzelf over aan het bedrijf.

Teammappen in actie

Om het werken met teammappen wat concreter te maken, laten we zien hoe een hypothetisch bedrijf ze zou kunnen gebruiken. Stel bijvoorbeeld dat een manager van een marketingteam is belast met de planning van evenementen gedurende het jaar. Voor elk evenement zijn verschillende mensen en teams nodig. Maar de manager wil toch dat alle bestanden met betrekking tot evenementen bij elkaar staan op één plek. De oplossing hiervoor is een teammap.

In ons voorbeeld zou de manager een teammap maken genaamd 'Evenemententeam' en deze alleen delen met de groep Evenemententeam.

Het bedrijf plant een verkoopevenement en de marketingmanager maakt een submap met de naam 'Verkoopevenement 3e kw' in de teammap 'Evenemententeam'. De marketingmanager deelt de submap 'Verkoopevenement 3e kw' met de groep Verkoopteam. De groep Verkoopteam kan alleen de submap 'Verkoopevenement 3e kw' zien. Al het andere materiaal in de teammap 'Evenemententeam' is niet zichtbaar voor deze groep. Zie deze illustratie:

Tot slot bekijkt de teammanager welke teams toegang hebben tot welke bestanden in de teammap 'Evenemententeam'. In de volgende illustratie wordt de submap 'Verkoopevenement 3e kw' automatisch gedeeld met de groep Evenemententeam. Waarom? Omdat de groep Evenemententeam lid is van de teammap waarin de map 'Verkoopevenement 3e kw' zich bevindt. De groep Evenemententeam 'erft' als het ware de toegang tot 'Verkoopevenement 3e kw'. De groep Verkoopteam heeft ook alleen-lezen toegang tot 'Verkoopevenement 3e kw'.