Bedrijfsgegevens centraal opslaan met teammappen

Gebruik je Dropbox nog niet? Kijk hoe je met Dropbox eenvoudig bestandsmachtigingen kunt beheren.

Teammappen zijn erg handig om projecten een duidelijke structuur te geven en iedereen op één lijn te houden. Een teammap wordt gemaakt door een beheerder en is een plek (die eigendom is van het bedrijf) waar bestanden kunnen worden gedeeld met teamleden en externe medewerkers die aan dezelfde projecten werken.

In dit artikel leer je het volgende:

• Teammappen maken
• Synchronisatie-instellingen van teammappen beheren
• Toegangsmachtigingen instellen voor specifieke gebruikers

Teammappen worden eerst gedeeld met Dropbox-groepen. Deze groepen bevatten leden die soortgelijke functies uitoefenen (bijvoorbeeld een financiële groep). Vervolgens stelt de beheerder die de teammap heeft gemaakt, het juiste toegangsniveau (weergeven of bewerken) in voor elke groep.

Submappen van een teammap kunnen ook worden gedeeld met afzonderlijke teamleden en mensen buiten het team. Net als bij groepen kan de beheerder weergave- of bewerkingsmachtigingen instellen voor individuele leden in submappen.

Voer deze stappen uit om aan de slag te gaan met groepen:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Inhoud.
4. Klik op Een teammap maken.
5. Geef een naam op voor de teammap.
6. Voeg een of meer groepen toe die toegang nodig hebben tot de teammap en bepaal of ze weergaverechten of bewerkingsrechten nodig hebben.
   • Wil je groepen maken, ga dan naar de pagina Groepen.
   • Houd er rekening mee dat teammappen moeten worden gedeeld met Dropbox-groepen, niet met mensen.

Nu laten we zien hoe je submappen van teammappen deelt met mensen binnen of buiten het bedrijf. Je maakt als volgt een submap (een map in een teammap):

1. Klik op de teammap.
2. Klik met de rechtermuisknop en selecteer Nieuwe map.
3. Geef een naam op voor de submap.
4. Wijs de nieuwe submap aan en klik op Toegang beheren.
   • Je kunt submappen delen met mensen of andere groepen en je kunt hun machtigingen wijzigen in Kan bewerken of Kan weergeven.
5. Controleer of de machtigingen correct zijn.

Het is handig als bedrijfsgegevens toegankelijk zijn op één centrale plek. Moedig daarom je teamleden aan om gedeelde mappen waarvan zij de eigenaar zijn te verplaatsen naar een teammap. Een eigenaar van een gedeelde map kan de gedeelde map altijd verplaatsen naar de teammap. Met deze stap dragen eigenaren van gedeelde mappen het eigendom van de bestanden over aan het bedrijf.