Zarządzanie prawnymi obowiązkami przechowywania

Prawne obowiązki przechowywania to funkcja dostępna dla zespołów Dropbox Business, które wykupiły dodatek Nadzór nad danymi. Aby kupić dodatek Nadzór nad danymi, skontaktuj się ze sprzedawcą Dropbox lub wypełnij formularz kontaktowy Dropbox Business.

Prawny obowiązek przechowywania wobec członka zespołu pozwala administratorom zespołu wyświetlać i eksportować całą zawartość, która została utworzona lub zmodyfikowana przez tego członka. Członkowie objęci prawnym obowiązkiem przechowywania nie zostaną o nim powiadomieni i nadal zachowają swoje uprawnienia do tworzenia, edytowania i usuwania plików.

Administratorzy zespołu mogą:

Uwaga: administratorzy zarządzający użytkownikami i wspierający nie mogą tworzyć prawnych obowiązków przechowywania ani zarządzać nimi.

Tworzenie prawnego obowiązku przechowywania

Aby utworzyć prawny obowiązek przechowywania:

  1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com na konto administratora.
  2. Kliknij Konsola administratora.
  3. Kliknij Ustawienia.
  4. Kliknij Nadzór nad danymi.
  5. Kliknij Prawne obowiązki przechowywania.
  6. Kliknij Nowy obowiązek przechowywania.
  7. Wpisz nazwę i szczegóły obowiązku, a następnie kliknij Kontynuuj.
  8. Wpisz imię i nazwisko lub adres e-mail członka lub członków, których chcesz objąć obowiązkiem, a następnie kliknij Kontynuuj.
    • Możesz dodać maksymalnie pięciu członków do jednego obowiązku
  9. Wybierz datę początkową i końcową obowiązku.
    • Możesz ustawić datę początkową w przeszłości lub dziś, ale nie w przyszłości
    • Możesz ustawić datę końcową w przeszłości, dziś, w przyszłości lub zaznaczyć Nie ustawiaj daty końcowej
  10. Kliknij Aktywuj.

Jeśli utworzysz blokadę z datą początkową w przeszłości, aktywacja obowiązku może trochę potrwać. Otrzymasz powiadomienie e-mail, gdy obowiązek zostanie aktywowany.

Uwaga: prawny obowiązek przechowywania jest uważany za aktywny do momentu jego zwolnienia przez administratora zespołu, nawet jeśli minie data zakończenia. Po dacie końcowej nowe wersje plików nie będą już kopiowane, ale istniejące kopie będą dostępne do momentu zwolnienia obowiązku.

Jakie typy plików mogę objąć prawnym obowiązkiem przechowywania?

Po utworzeniu prawnego obowiązku przechowywania kopie wszystkich plików utworzonych lub edytowanych przez członka między okresem początkowym i końcowym będą przechowywane z wyjątkiem:

  • Dokumenty w chmurze, w tym dokumenty Dropbox Paper i Dokumenty/Arkusze/Prezentacje Google
  • Plików, których członek wyświetlił tylko podgląd
  • Plików, do których członek ma dostęp, ale ich nie edytował
  • Plików utworzonych i zmodyfikowanych przed dołączeniem użytkownika do zespołu
  • Plików, do których członek nie ma już dostępu w momencie objęcia ich obowiązkiem

Uwaga: w rzadkich przypadkach pliki mogą nie zostać objęte obowiązkiem, jeśli członek straci do nich dostęp wkrótce po ich utworzeniu lub edycji.

Kogo mogę objąć prawnym obowiązkiem przechowywania?

Prawnym obowiązkiem przechowywania możesz objąć aktywnych, zaproszonych i zawieszonych członków zespołu, w tym innych administratorów zespołu i siebie.

Nie możesz obejmować obowiązkiem usuniętych członków, całych grup ani całych zespołów. Możesz jednak usunąć członka, gdy jest on objęty obowiązkiem.

Wyświetlanie prawnego obowiązku przechowywania

W dowolnym momencie możesz wyświetlić wszelkie aktywne lub zwolnione prawne obowiązki przechowywania. Aby wyświetlić prawny obowiązek przechowywania

  1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com na konto administratora.
  2. Kliknij Konsola administratora.
  3. Kliknij Ustawienia.
  4. Kliknij Nadzór nad danymi.
  5. Kliknij Prawne obowiązki przechowywania.
  6. Przełącz między kartami Aktywne i Zwolnione, aby wyświetlić wszystkie prawne obowiązki przechowywania zespołu.

Edytowanie prawnego obowiązku przechowywania

Możesz edytować nazwę i szczegóły obowiązku, dodawać lub usuwać członków; nie możesz jednak edytować dat obowiązku. Aby edytować prawny obowiązek przechowywania:

  1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com na konto administratora.
  2. Kliknij Konsola administratora.
  3. Kliknij Ustawienia.
  4. Kliknij Nadzór nad danymi.
  5. Kliknij Prawne obowiązki przechowywania.
  6. Kliknij pole wyboru, które pojawia się po najechaniu wskaźnikiem myszy na nazwę prawnego obowiązku przechowywania, który chcesz edytować.
  7. Kliknij Edytuj obowiązek przechowywania.
  8. Edytuj nazwę lub szczegóły obowiązku.
  9. Kliknij Kontynuuj.
  10. Dodaj członków do obowiązku lub usuń ich z niego.
  11. Kliknij Kontynuuj.
  12. Przejrzyj zmiany.
  13. Kliknij Zapisz.

Zwalnianie prawnego obowiązku przechowywania

Jeśli nie potrzebujesz już obowiązku przechowywania, możesz go zwolnić. Spowoduje to usunięcie wszystkich plików związanych z tym obowiązkiem przechowywania. Nie można tego cofnąć. Aby zwolnić prawny obowiązek przechowywania:

  1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com na konto administratora.
  2. Kliknij Konsola administratora.
  3. Kliknij Ustawienia.
  4. Kliknij Nadzór nad danymi.
  5. Kliknij Prawne obowiązki przechowywania.
  6. Kliknij pole wyboru, które pojawia się po najechaniu wskaźnikiem myszy na nazwę prawnego obowiązku przechowywania, który chcesz zwolnić.
  7. Kliknij Zwolnij obowiązek przechowywania.

Eksportowanie prawnego obowiązku przechowywania

Aby zobaczyć, które pliki są objęte obowiązkiem bez pełnego eksportowania pliku z obowiązkiem, możesz wyeksportować plik .CSV z podsumowaniem obowiązku przechowywania.

Możesz eksportować prawne obowiązki przechowywania do dowolnego folderu na swoim koncie Dropbox. Eksport zawiera każdą wersję pliku utworzoną i edytowaną przez członków w okresie objętym obowiązkiem przechowywania.

Uwagi :

  • Pliki utworzone w ciągu 24 godzin przed eksportem mogą nie zostać uwzględnione
  • Nazwy eksportowanych plików i folderów będą pisane małymi literami

Aby wyeksportować prawny obowiązek przechowywania:

  1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com na konto administratora.
  2. Kliknij Konsola administratora.
  3. Kliknij Ustawienia.
  4. Kliknij Nadzór nad danymi.
  5. Kliknij Prawne obowiązki przechowywania.
  6. Kliknij pole wyboru, które pojawia się po najechaniu wskaźnikiem myszy na nazwę prawnego obowiązku przechowywania, który chcesz zwolnić.
  7. Kliknij Eksportuj obowiązek przechowywania.
Jak przydatny był ten artykuł?

Przykro nam to słyszeć.
Daj nam znać, co możemy poprawić:

Dziękujemy za przesłanie opinii.
Daj nam znać, jak pomógł ten artykuł:

Dziękujemy za przesłanie opinii.