如何使用“数据治理”附加功能管理诉讼保全

诉讼保全是购买了“数据治理”附加功能的 Dropbox Business 团队可以使用的一项功能。要购买“数据治理”附加功能,请与 Dropbox 销售人员联系或填写 Dropbox Business 联系表单

通过对团队成员实施诉讼保全,团队管理员可以查看和导出该成员创建或修改的所有内容。系统不会就诉讼保全事宜通知受影响的成员,而且他们仍将保留创建、编辑和删除文件的权限。

团队成员可以:

注意:用户管理员和支持管理员无法创建或管理诉讼保全。

创建诉讼保全

要创建诉讼保全,请执行以下操作:

  1. 使用您的管理员帐户登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击设置
  4. 单击数据治理
  5. 单击诉讼保全
  6. 单击新建保全
  7. 填写保全的名称和详细信息,然后单击继续
  8. 输入您要对其实施保全的一位或多位成员的姓名或电子邮件地址,然后单击继续
  9. 选择保全的开始和结束日期。
    • 您可以将开始日期设为过去或当天,但不能设为将来
    • 您可以将结束日期设为过去、当天或将来,也可以选择不设结束日期
  10. 单击激活

如果您创建开始日期为过去的保全,可能需要一些时间才能激活该保全。保全激活后您会收到电子邮件通知。

注意:即使结束日期已过,保全在被团队管理员解除之前也视为有效。结束日期之后,系统就不会再复制新文件版本,不过在您解除保全之前现有副本一直可用。

我可以保全哪些类型的文件?

创建诉讼保全后,系统会保全成员在开始日期至结束日期期间创建或编辑的所有文件,但下列文件类型例外:

  • 云端文档,包括 Dropbox Paper 文档和 Google 文档/表格/幻灯片
  • 成员只是预览过的文件
  • 成员拥有访问权限但未编辑过的文件
  • 成员在加入团队之前创建和修改的文件
  • 在实施保全时成员已无权访问的文件
  • 管理员以团队成员身份登录后创建或编辑的文件

注意:在极少数情况下,如果成员在创建或编辑文件后不久就失去了对文件的访问权限,则可能无法保全文件。

我可以对哪些人实施诉讼保全?

您可以对团队中的有效成员、受邀成员和暂停的成员实施诉讼保全,包括其他团队管理员和您自己。

您无法对已删除的成员、整个群组或整个团队实施保全。但是,您可以删除实施了保全的成员。

查看诉讼保全

您可以随时查看任何有效的或已解除的诉讼保全。要查看诉讼保全,请执行以下操作:

  1. 使用您的管理员帐户登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击设置
  4. 单击数据治理
  5. 单击诉讼保全
  6. 有效已解除选项卡之间切换,以查看团队的所有诉讼保全。

编辑诉讼保全

您可以编辑保全的名称和详细信息,也可以添加或删除成员。但是,您无法编辑保全的日期。要编辑诉讼保全,请执行以下操作:

  1. 使用您的管理员帐户登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击设置
  4. 单击数据治理
  5. 单击诉讼保全
  6. 将鼠标悬停在要编辑的诉讼保全的名称上,单击出现的复选框。
  7. 单击编辑保全
  8. 编辑保全的名称或详细信息。
  9. 单击继续
  10. 在保全中添加或移除成员。
  11. 单击继续
  12. 查看您的更改。
  13. 单击保存

解除诉讼保全

如果有不再需要的保全,您可以将其解除。这会移除与该保全相关的所有文件,移除后便无法恢复。要解除诉讼保全,请执行以下操作:

  1. 使用您的管理员帐户登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击设置
  4. 单击数据治理
  5. 单击诉讼保全
  6. 将鼠标悬停在要解除的诉讼保全的名称上,单击出现的复选框。
  7. 单击解除保全

导出诉讼保全

要在不完全导出保全的情况下查看保全了哪些文件,您可以导出保全摘要的 .CSV 文件。

您可以将诉讼保全导出到 Dropbox 帐户中的任何文件夹。导出内容包含成员在实施保全期间创建和编辑的每个文件版本。

注意:

  • 可能不含在导出前 24 小时内创建的文件
  • 导出内容中文件和文件夹的名称为小写格式

要导出诉讼保全,请执行以下操作:

  1. 使用您的管理员帐户登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击设置
  4. 单击数据治理
  5. 单击诉讼保全
  6. 将鼠标悬停在要导出的诉讼保全名称上,单击出现的复选框。
  7. 单击导出保全
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