如何使用進階團隊及內容控制功能

進階團隊及內容控制是一項附加功能,Dropbox Business Advanced 及 Dropbox Business Enterprise 的用戶可透過 Dropbox 銷售團隊取得此功能。如果您是 Dropbox Business 團隊的管理員,並想進一步瞭解這項附加功能,請聯絡您的客戶關係經理。

進階團隊及內容控制附加功能由 BetterCloud 打造,管理員可以透過這項功能,使用營運管理工具安全部署,並管理 Dropbox Business 團隊。

舉例來說,透過這項附加功能,管理員可以:

  • 掃描敏感內容,確保資料安全無虞
  • 讓系統自動嚴謹遵循公司的特定安全標準
  • 掌握團隊活動並建立包含全面內容的報告
  • 簡化自訂工作流程及員工到職和離職作業

本文將向管理員介紹如何為 Dropbox Business 團隊安裝和使用此附加功能。

安裝並整合附加功能

請依照 BetterCloud 說明中心提供的登入和安裝步驟操作,安裝進階團隊及內容控制擴充功能並與 Dropbox 整合。

設定警告

管理員可藉由警告,即時安全監控並避免資料外洩。前往下列連結,進一步瞭解如何設定警告:

參考這篇文章,瞭解所有可用的 Dropbox 警告。

「檔案已與外部人員分享」警告

團隊成員將任一 Dropbox 檔案或資料夾與不屬於團隊的人員直接分享時,系統會跳出「檔案已與外部人員分享」和「資料夾已與外部人員分享」的警告。管理員也可以掃描與外部人員分享的檔案,檢查其中有無機密內容。瞭解如何設定「檔案已與外部人員分享」警告。

「掃描到敏感內容」警告

網域中的檔案含有敏感內容,可能會引發自動修復程序時,系統會跳出「掃描到敏感內容」的警告。瞭解如何設定「掃描到敏感內容」警告。

請注意:這項警告設定只會掃描附加功能設定完成後所建立的內容。如需掃描更早之前的檔案,管理員可以使用「指定掃描和「檔案稽核」等功能。

建立自動化工作流程

管理員可使用「if, then」邏輯運算建立工作流程,自動化 Dropbox Business 團隊中的活動。管理員可以在「工作流程管理工具」中,統一查看並控制所有工作流程。前往下列連結,進一步瞭解如何建立工作流程:

帳戶蒐羅工作流程

團隊成員獲選將他們個人的 Dropbox 帳戶移轉至 Dropbox Business 團隊時,管理員會收到通知。這個通知的目的是確保團隊成員的設定符合公司安全政策。瞭解如何建立「帳戶蒐羅」工作流程。

請注意:「帳戶蒐羅」或「所有使用者蒐羅」功能只有 Dropbox Business Enterprise 團隊可使用。

員工到職與離職作業

到職工作流程會自動將新進團隊成員加入所有必要的群組和資料夾。離職工作流程則是在有人員離開 Dropbox Business 團隊或身分變更時,馬上限制使用者存取機密內容,並將對方從已連結裝置上移除。前往下列連結,瞭解如何建立到職和離職工作流程:

掃描內容

管理員可以掃描 Dropbox Business 團隊中的新舊檔案,找出並排除資安漏洞,同時確認團隊遵循安全準則。參考這篇文章,瞭解如何掃描 Dropbox Business 團隊中的內容。

請注意:管理員也可以設定「掃描到敏感內容」警告。

稽核結果

管理員能以自訂條件針對掃描結果進行稽核。參考這篇文章,瞭解如何稽核內容掃描的結果。

透過「前進」政策觸發工作流程

內容掃描警告發出後,便可作為工作流程活動。參考這篇文章,瞭解如何透過「前進」政策觸發工作流程。

處理違反掃描或規定的檔案

管理員能以自訂方法,處理違反規定的檔案。前往下列連結,瞭解如何處理違規檔案:

進階團隊及內容控制附加功能包括:

資料保護

  • 建立警告,掌握內外部威脅
  • 在檔案上傳時偵測並保護機密內容
  • 搜尋並保護既有檔案中的機密內容
  • 避免成員未經授權將檔案和資料夾與他人分享
  • 建立自訂修復工作流程

能見度和控制

  • 在單一畫面中搜尋並稽核所有內容和權限
  • 批次處理團隊中的所有檔案和資料夾

使用者生命週期管理

  • 藉由「帳戶蒐羅」通知和工作流程強制執行服務請求程序
  • 依據群組、層級和身分授予使用者權限
  • 設定與既有程序相同的自訂離職工作流程
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