Dateien mit Dropbox Sign zum Unterzeichnen versenden

Mit der Integration von Dropbox Sign können Sie Dateien zum Unterzeichnen versenden oder Dateien selbst unterzeichnen, ohne Dropbox zu verlassen. Die unterzeichneten Dateien werden automatisch in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert.

Hinweis: Erfahren Sie mehr über Dropbox Sign im Dropbox Sign-Hilfecenter.

Dropbox und Dropbox Sign verknüpfen

Wenn Sie zum ersten Mal eine Signatur über Dropbox anfordern, werden Sie aufgefordert, Ihr Dropbox-Konto mit Ihrem Dropbox Sign-Konto zu verknüpfen und die AGB zu akzeptieren. Für die E-Mail-Adresse, die Sie für Ihre Dropbox nutzen, wird ein kostenloses Dropbox Sign-Konto erstellt. Wenn Sie schon ein Dropbox Sign-Konto unter dieser Adresse haben, werden die beiden Konten einfach miteinander verknüpft. Sobald die Konten miteinander verknüpft sind, können Sie sich bei hellosign.com anmelden, indem Sie einfach auf Mit Dropbox anmelden klicken.

Signaturen anfordern und Dokumente unterzeichnen

In Dropbox können Sie Dateien zum Unterzeichnen versenden oder selbst Dateien unterzeichnen. Das geht folgendermaßen:

  1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Dateinamen und markieren Sie anschließend das links eingeblendete Kästchen.
  3. Klicken Sie über der Datei-Miniaturansicht in der rechten Seitenleiste auf den Pfeil neben Teilen.
    • Wenn die Miniaturansicht nicht angezeigt wird, klicken Sie auf das Pfeilsymbol in der rechten Seitenleiste.
  4. Klicken Sie auf Zum Unterzeichnen versenden.
  5. Wählen Sie aus, wer die Datei unterzeichnen soll:
    • Wenn nur Sie sie unterzeichnen möchten, klicken Sie auf Ich bin der einzige Unterzeichner.
    • Sind Sie nicht die einzige Person, die unterzeichnen soll, dann geben Sie die Namen und E-Mail-Adressen der anderen unterzeichnenden Personen in den Feldern ein. Wenn Sie weitere Unterzeichnende hinzufügen möchten, klicken Sie auf Weitere Signaturen anfordern. Um eine unterzeichnende Person zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol „Löschen“ (Papierkorb) neben der E-Mail-Adresse des Unterzeichnenden. 
    • Wenn Sie einen Dateianhang von einem Unterzeichnenden anfordern möchten, klicken Sie auf das Büroklammersymbol neben der E-Mail-Adresse des Unterzeichnenden (verfügbar in den Dropbox Sign Standard- und Premium-Abos).
  6. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Ziehen Sie die Felder, in die die Unterzeichnenden jeweils ihre Signatur einfügen sollen, per Drag & Drop in das Dokument. Weisen Sie diese Felder rechts in der Seitenleiste den entsprechenden Unterzeichnenden zu.
    • Hinweis: Jedem Unterzeichner muss mindestens ein Feld zugewiesen werden (kein Datumsfeld), bevor Sie zum nächsten Schritt gehen können.
  8. Klicken Sie oben rechts auf Weiter.
  9. Wählen Sie einen Dateinamen und einen Dropbox-Speicherort für das unterzeichnete Exemplar der Datei.
    • Hinweis: Die Originaldatei wird nicht umbenannt oder verschoben.
  10. Klicken Sie oben rechts auf Weiter.
  11. Bestätigen Sie die Unterzeichner und fügen Sie beliebige Personen hinzu, die eine Kopie der Anfrage erhalten sollen.
  12. Wenn Sie möchten, können Sie eine persönliche E-Mail-Nachricht hinzufügen.
  13. Klicken Sie auf Zum Unterzeichnen versenden.

Sobald die Dateien fertig unterzeichnet sind, erhalten Sie und alle Unterzeichnenden eine entsprechende E-Mail-Bestätigung. Ihre unterzeichneten Dateien werden automatisch in Ihrem Dropbox-Konto (in dem Verzeichnis, das Sie ausgewählt haben) sowie in Ihrem verknüpften Dropbox Sign-Konto gespeichert. Wenn Sie eine unterzeichnete Datei entweder aus Dropbox oder Dropbox Sign löschen, wird sie nur aus dem betreffenden Konto gelöscht, nicht aus dem anderen.

Während eine Datei zur Signatur aussteht, wird in Ihrem Dropbox-Konto eine PDF-Version der Datei mit der Bezeichnung „[Dateiname] (in Arbeit).pdf“ an dem Speicherort gespeichert, den Sie ausgewählt haben. Sobald die Datei unterzeichnet wurde, wird sie durch eine neue, unterzeichnete PDF-Datei mit der Bezeichnung „[Dateiname] (unterzeichnet).pdf“ ersetzt.

Signaturanfragen nachverfolgen und verwalten

Sie können Ihre Dropbox Sign-Signaturanfragen direkt über Dropbox nachverfolgen und verwalten. Melden Sie sich dazu beim Dropbox Sign für Dropbox-Dashboard an und:

  • Suchen Sie die gewünschte(n) Datei(en) mit Hilfe der Suchleiste ganz oben.
  • Klicken Sie auf Signatur anfordern, um eine Signatur anzufordern.
  • Klicken Sie auf den Tab Ausstehend, um Ihre laufenden Anfragen nachzuverfolgen und zu verwalten. Sie haben folgende Möglichkeiten:
    • Status, Unterzeichner und Datum des aktuellen Status anzeigen.
    • Klicken Sie rechts auf die Auslassungspunkte (...), um je nach Status verschiedene Aktionen auszuführen, z. B. Vorschau, Herunterladen, Datei lokalisieren, Unterzeichnende erinnern oder Anfrage zurückziehen.
    • Klicken Sie auf eine Datei, um sie auszuwählen und ihre Details rechts anzuzeigen.
  • Klicken Sie auf den Tab Abgeschlossen, um Ihre abgeschlossenen Anfragen zu verwalten. Sie können:
    • Klicken Sie rechts auf die Auslassungspunkte (...), um verschiedene Aktionen auszuführen, z. B. Vorschau, Herunterladen oder Datei lokalisieren.
    • Klicken Sie auf eine Datei, um sie auszuwählen und ihre Details rechts anzuzeigen.

Außerdem erhalten Sie Dropbox- und E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Ihre Anfragen bearbeitet werden. Besuchen Sie das Dropbox Sign-Hilfecenter, wenn Sie Hilfe beim Erstellen von Vorlagen, Anfordern von Signaturen, Verwalten Ihrer Anfragen und mehr benötigen.

Beachten Sie die Beschränkungen für Anfragen, Größe und Speicherplatz

Wenn das Dropbox Sign-Konto, das Sie mit Ihrem Dropbox-Konto verknüpft haben, mit einem beschränkten kostenlosen Abo geführt wird (dem Standardabo), können Sie drei kostenlose Signaturanfragen pro Monat versenden. Erfahren Sie mehr über das beschränkte kostenlose Abo, und wie Sie ein Upgrade durchführen können.

Eine einzelne Datei darf beim Hochladen höchstens 40 MB groß sein bzw. 500 Seiten enthalten. Erfahren Sie, welche Dateiformate hochgeladen werden können und wie groß Dateien sein dürfen.

Unterzeichnete Dateien belegen Speicherplatz in Ihrem Dropbox-Konto. Wenn eine Datei in Arbeit ist, d. h. die Signatur aussteht, und Ihnen der Speicherplatz ausgeht, wird eine Fehlermeldung eingeblendet und die unterzeichnete Version der Datei wird nur in Ihrem Dropbox Sign-Konto und nicht in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert. Prüfen Sie, wie viel Speicherplatz Sie noch in Ihrem Dropbox-Konto haben, und erfahren Sie, wie Sie mehr kaufen können.

Admins: Die Dropbox Sign-Integration für Ihr Team verwalten

Admins von Teamkonten können die Dropbox Sign-Integration für ihr gesamtes Team aktivieren oder deaktivieren.

So aktivieren oder deaktivieren Sie die Integration:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an. 
  2. Klicken Sie links auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie links auf Einstellungen.
  4. Scrollen Sie bis zum Abschnitt Weitere Einstellungen und klicken Sie dann auf Zum Unterzeichnen versenden.
  5. Setzen Sie die Option auf An oder Aus.
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