Centralizar los datos de la empresa con carpetas de equipo

Algunos equipos tienen acceso a la nueva estructura de carpetas del equipo. Si ves un icono de carpeta morado con el dibujo de una persona en dropbox.com, eso significa que tienes acceso al nuevo espacio del equipo. Más información acerca del espacio de equipo

Si no ves la carpeta morada, entonces tu equipo aún tiene carpetas de equipo estándar. Sigue leyendo para obtener más información.

Las carpetas de equipo son la mejor manera de construir la estructura central de los datos de tu empresa en Dropbox. Las carpetas de equipo las pueden crear los administradores, y son el lugar propiedad de la empresa donde se comparten archivos con miembros del equipo y contribuidores externos que trabajan en los mismos proyectos.

En este artículo aprenderás a:

  • Crear carpetas de equipo
  • Gestionar la configuración de sincronización de las carpetas de equipo
  • Establecer permisos de acceso para usuarios concretos

Las carpetas de equipo se comparten primero con grupos de Dropbox, que incluyen miembros que tienen funciones similares (p. ej., grupo de finanzas). Luego, el administrador que creó la carpeta de equipo establece el nivel de acceso adecuado (lectura o edición) para cada grupo.

Las subcarpetas creadas en una carpeta del equipo también se pueden compartir con miembros del equipo individuales y usuarios fuera del equipo. Como con los grupos, el administrador puede establecer permisos de lectura o edición de miembros individuales en las subcarpetas.

Si ves la pestaña Contenido en lugar de la pestaña Carpetas de equipo, tu equipo ya tiene la nueva estructura de carpetas de equipo. El espacio del equipo se puede administrar desde el gestor de contenido.

Sigue estos pasos para comenzar con los grupos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Carpetas de equipo.
  4. Haz clic en Crear carpeta de equipo.
  5. Dale un nombre a tu carpeta de equipo.
  6. Añade un grupo (o grupos) que necesiten acceso a la carpeta de equipo y configura acceso de lectura o de edición.
    • Ve a la página de grupos para crearlos.
    • Recuerda: las carpetas del equipo deben compartirse con grupos de Dropbox, no con usuarios individuales.

A continuación vamos a tratar el tema de cómo compartir subcarpetas de las carpetas del equipo con usuarios individuales que se encuentren dentro o fuera de la empresa. Para crear una subcarpeta (una carpeta que está dentro de la carpeta del equipo):

  1. Haz clic en la carpeta del equipo.
  2. Haz clic con el botón derecho y selecciona Carpeta nueva.
  3. Asigna un nombre a la subcarpeta.
  4. Después de crear la subcarpeta, sitúa el cursor sobre ella y haz clic en Administrar acceso.
    • Puedes compartir subcarpetas con usuarios individuales o con otros grupos, y también puedes cambiar sus permisos a Acceso de edición o Acceso de lectura.
  5. Verifica que los permisos de acceso sean correctos.

Para centralizar los datos de tu empresa, recomienda a los miembros del equipo que muevan las carpetas compartidas de las que sean propietarios a una carpeta de equipo. Cualquier propietario de una carpeta compartida puede mover una carpeta compartida de su propiedad a la carpeta de equipo. Mediante este paso, los propietarios de carpetas compartidas transfieren la propiedad de sus archivos a la empresa.

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