De Dropbox Sign Standard add-on
In dit artikel wordt een functie beschreven die beschikbaar zijn voor gebruikers van Dropbox Business.
De Dropbox Sign Standard add-on geeft Teams toegang tot geavanceerde e-handtekeningfuncties, waarmee je snel en eenvoudig online kunt ondertekenen en handtekeningen kunt aanvragen.
Sign Standard add-on-functies
De Sign Standard add-on-functies bevatten:
- Integraties: verstuur handtekeningaanvragen, maak sjablonen en sla documenten op met de tools die je al gebruikt.
- Herbruikbare sjablonen: maak binnen enkele seconden document die je vaak gebruikt, met opgeslagen opmaak en velden.
- Geavanceerde beveiliging: gebruik sms-authenticatie en ondertekenaarstoegangscodes om ervoor te zorgen dat de juiste persoon je document opent en ondertekent.
Meer informatie over de functies van Dropbox Sign Standard.
Leden die over de Sign Standard add-on beschikken, hebben toegang tot deze geavanceerde functies voor e-handtekeningen op sign.dropbox.com.
Het toewijzen van de Sign Standard add-on aan een teamlid
Teambeheerders kunnen via de beheerconsole add-ons toewijzen aan teamleden.
Doe het volgende voor individuele gebruikers in je team:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Leden.
- Klik op Geen add-ons onder add-ons, en klik vervolgens op de persoon aan wie je een add-on wilt toewijzen.
- Klik op Toevoegen naast Sign Standard in de pop-up die verschijnt.
- Klik op Nu kopen.
- Eenmaal toegewezen, verandert Geen add-ons in Sign Standard onder Add-ons.
Het verwijderen van een Sign Standard add-on bij een teamlid
Om een add-on te verwijderen:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Leden.
- Klik op Sign Standard onder Add-ons, en vervolgens op de persoon bij wie je de add-on wilt verwijderen.
- Klik op Verwijderen naast Sign Standard in de pop-up die verschijnt.
- Klik op Bevestigen.
- Eenmaal verwijderd, verandert Sign Standard in Geen add-ons onder Add-ons.
Koop of verwijder Sign Standard add-ons voor meerdere teamleden
Add-ons toevoegen of verwijderen voor meerdere teamleden:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Leden.
- Vink het vakje naast Naam aan, waardoor alle teamleden worden geselecteerd. Deselecteer de vakjes naast leden die je niet toe wilt voegen.
- Klik op Add-ons toevoegen om meerdere teamleden toe te voegen en klik vervolgens op Bevestigen.
- Klik op Add-ons verwijderen om add-ons voor meerdere teamleden te verwijderen en klik vervolgens op Bevestigen.
Als je de add-on aanschaft, wordt een bedrag naar rato in rekening gebracht voor je huidige factureringsperiode. Aan het begin van je volgende factureringsperiode wordt het volledige bedrag van de add-on in rekening gebracht, naast je gewone abonnementskosten.
Als je de add-on verwijdert, wordt deze aanpassing van kracht na je volgende verlenging.
Functionaliteit beheerconsole
Beheerders met de Sign Standard add-on hebben toegang tot zowel de beheerconsole op dropbox.com als de Dropbox Sign-beheerconsole.
Met de Dropbox Sign-beheerconsole kun je instellingen bewerken onder drie verschillende categorieën: Rapportage, Instellingen en Beveiliging.
Meer informatie over de Sign-beheerconsole.
Beheerders die niet over de voor zichzelf gekochte add-on-licentie beschikken, kunnen de activiteiten met betrekking tot handtekeningaanvragen op sign.dropbox.com niet weergeven en hebben geen toegang tot een deel van de functies die beschikbaar zijn voor beheerders in Sign, zoals het verzenden van herinneringen en het bewerken van ondertekenaars voor handtekeningaanvragen die in behandeling zijn.
Ze kunnen echter wel de handtekeningverzoeken en het sjabloon zien dat door hun teamleden is gemaakt met de add-on in de handtekeninghub. Ze krijgen ook toegang tot de Sign-beheerconsole om instellingen voor hun teamleden te wijzigen.
Instellingen voor handtekeningen
In- of uitschakeling van de instelling Handtekeningen in de Dropbox-beheerconsole heeft alleen invloed op de handtekeningfuncties in Dropbox. Gebruikers met de add-on hebben nog steeds toegang tot premium handtekeningfuncties via sign.dropbox.com.
Als deze instelling is uitgeschakeld, heeft de beheerder geen toegang tot de handtekeninghub op dropbox.com om de handtekeningactiviteiten van teamleden weer te geven. In plaats daarvan kun je naar sign.dropbox.com gaan om de handtekeningdocumenten en -sjablonen van het team te beheren op de startpagina.
Activiteitenlog
Handtekeningactiviteiten die worden uitgevoerd door leden van je team met de add-on via sign.dropbox.com, verschijnen niet in het activiteitenlogboek en het rapport over extern delen in de Dropbox-beheerconsole. Deze informatie kun je inzien via het gedeelte Rapportage van de Dropbox Sign-beheerconsole.
Extern delen
Om het delen van documenten buiten het team uit te schakelen, kunnen teambeheerders naar het gedeelte Delen van Instellingen in de Dropbox-beheerconsole gaan en Documenten laten ondertekenen op 'Uit' zetten. Hierdoor wordt extern delen op zowel Dropbox als Dropbox Sign voorkomen.
Sjablonen
Om de mogelijkheid voor teamleden om een sjabloon te maken en te bewerken uit te schakelen, kunnen teambeheerders naar het gedeelte Handtekeningen van Instellingen gaan in de Dropbox-beheerconsole en Maken en bewerken van sjablonen op ‘Uit’ zetten. Dit voorkomt het bewerken en maken van sjablonen in zowel Dropbox als Dropbox Sign.
Veelgestelde vragen over de Sign Standard add-on
Wat gebeurt er als ik mijn abonnement upgrade?
De Sign Standard add-on is alleen beschikbaar in Dropbox Business. Als je upgradet van Business naar Business Plus, wordt je Sign Standard add-on verwijderd. Leden van je team die over de add-on beschikten, hebben geen toegang meer tot de functies die op sign.dropbox.com beschikbaar zijn.
Wat gebeurt er als ik mijn team ontbind of verwijder?
Als je je Dropbox Business-team ontbindt of verwijdert, hebben alle leden van het team geen toegang meer tot de geavanceerde handtekeningfuncties op sign.dropbox.com. Als je ervoor hebt gekozen om je teamabonnement op te zeggen voordat je het team ontbindt of verwijdert, kun je de Sign Standard add-on nog steeds gebruiken tot het einde van je factureringsperiode. Daarna wordt je team vergrendeld.
Wat gebeurt er als een teamlid uit het team wordt verwijderd?
Als een teamlid dat de add-on heeft wordt verwijderd, wordt de add-on geannuleerd aan het einde van de huidige factureringscyclus. Als beheerder kun je de eigendom van de bestanden van die gebruiker overdragen naar een ander lid van het team, inclusief de documenten en sjablonen die zijn gemaakt op sign.dropbox.com. Je kunt deze add-on niet opnieuw toewijzen aan een ander teamlid.
Als een teamlid uit het team wordt verwijderd en hun account wordt verwijderd, wordt het Dropbox-account van het verwijderde lid permanent verwijderd en behouden ze geen toegang tot het handtekeningsjabloon of document op Dropbox of Dropbox Sign.
Als een teamlid uit het team wordt verwijderd en wordt teruggezet naar een Dropbox Basic-account, hebben ze nog steeds toegang tot hun handtekeningdocumenten op zowel Dropbox als Dropbox Sign.
Wat gebeurt er als mijn team vergrendeld wordt?
Als je team wordt vergrendeld, raken teamleden die de add-on hebben de toegang tot de functies op sign.dropbox.com kwijt. Als een teamlid besluit te vertrekken terwijl het team vergrendeld is, en het Dropbox-account omzet naar een Basic-account, heeft dat teamlid nog steeds toegang tot Dropbox Sign en de bijbehorende sjablonen en handtekeningdocumenten.
Wat gebeurt er als ik mijn abonnement downgrade?
Als je teruggaat van Dropbox Business naar Advanced of Standard, verlies je de toegang tot de add-on en ontvang je een evenredige restitutie.
Ik heb een BAA (Business Associate Overeenkomst) ondertekend. Kan ik de Sign Standard add-on nog steeds aanschaffen?
Als je een BAA hebt ondertekend, kun je de Sign Standard add-on aanschaffen. De add-on en de e-handtekeningfunctie die het biedt, zijn echter niet HIPAA-compatibel en mogen niet worden gebruikt om beschermde gezondheidsinformatie (PHI) te verwerken.
