De Dropbox Sign Standard add-on

De Dropbox Sign Standard add-on geeft Teams toegang tot geavanceerde e-handtekeningfuncties, waarmee je snel en eenvoudig online kunt ondertekenen en handtekeningen kunt aanvragen.

Sign Standard add-on-functies

De Sign Standard add-on-functies bevatten:

• Integraties: verstuur handtekeningverzoeken, maak sjablonen en sla documenten op binnen de tools die je al gebruikt.
• Herbruikbaar sjabloon: maak binnen enkele seconden een veelgebruikt document, met opgeslagen opmaak en velden.
• Geavanceerde beveiliging: gebruik sms-authenticatie en ondertekenaarstoegangscodes om ervoor te zorgen dat de juiste persoon je document opent en ondertekent.

Meer informatie over de functies van Dropbox Sign Standard.

Leden die over de Sign Standard add-on beschikken hebben toegang tot deze geavanceerde e-handtekeningfunctie op hellosign.com.

Het toewijzen van de Sign Standard add-on aan een teamlid

Teambeheerders kunnen via de beheerconsole add-ons toewijzen aan teamleden.

Doe het volgende voor individuele gebruikers in je team:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Leden.
4. Klik op Geen add-ons onder add-ons, en klik vervolgens op de persoon aan wie je een add-on wilt toewijzen.
5. Klik op Toevoegen naast Sign Standard in de pop-up die verschijnt.
6. Klik op Nu kopen.
   • Eenmaal toegewezen, verandert Geen add-ons in Sign Standard onder Add-ons.

Het verwijderen van een Sign Standard add-on bij een teamlid

Om een add-on te verwijderen:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Leden.
4. Klik op Sign Standard onder Add-ons, en vervolgens op de persoon bij wie je de add-on wilt verwijderen.
5. Klik op Verwijderen naast Sign Standard in de pop-up die verschijnt.
6. Klik op Bevestigen.
   • Eenmaal verwijderd, verandert Sign Standard in Geen add-ons onder Add-ons.

Koop of verwijder Sign Standard add-ons voor meerdere teamleden 

Add-ons toevoegen of verwijderen voor meerdere teamleden:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Leden.
4. Vink het vakje naast Naam aan, waardoor alle teamleden worden geselecteerd. Deselecteer de vakjes naast leden die je niet toe wilt voegen.
   • Klik op Add-ons toevoegen om meerdere teamleden toe te voegen en klik vervolgens op Bevestigen. 
   • Klik op Add-ons verwijderen om add-ons voor meerdere teamleden te verwijderen en klik vervolgens op Bevestigen. 

Als je de add-on aanschaft, wordt een bedrag naar rato in rekening gebracht voor je huidige factureringsperiode. Aan het begin van je volgende factureringsperiode wordt het volledige bedrag van de add-on in rekening gebracht, naast je gewone abonnementskosten.

Als je de add-on verwijdert, wordt deze aanpassing van kracht na je volgende verlenging.

Functionaliteit beheerconsole

Beheerders met de Sign Standard add-on hebben toegang tot zowel de beheerconsole op dropbox.com als de Dropbox Sign-beheerconsole.

Met de Dropbox Sign-beheerconsole kun je instellingen bewerken onder drie verschillende categorieën: Rapportage, Instellingen en Beveiliging.

Meer informatie over de Sign-beheerconsole.

Beheerders die niet over de voor zichzelf gekochte add-on-licentie beschikken, kunnen de handtekeningaanvraagactiviteit op hellosign.com niet bekijken en hebben geen toegang tot een deel van de functies die beschikbaar zijn voor beheerders in Sign, zoals het verzenden van herinneringen en het bewerken van ondertekenaars voor handtekeningverzoeken die in behandeling zijn. 

Ze kunnen echter wel de handtekeningverzoeken en het sjabloon zien dat door hun teamleden is gemaakt met de add-on in de handtekeninghub. Ze krijgen ook toegang tot de Sign-beheerconsole om instellingen voor hun teamleden te wijzigen.

Instellingen voor handtekeningen

Het op “Aan” of “Uit” zetten van de instellingen voor Handtekeningen in de Dropbox-beheerconsole heeft alleen invloed op de handtekeningfuncties binnen Dropbox. Gebruikers met de add-on hebben nog steeds toegang tot geavanceerde handtekeningfuncties via hellosign.com. 

Als deze schakelaar is uitgeschakeld, heeft de beheerder geen toegang tot de handtekeninghub op Dropbox om de handtekeningactiviteiten van teamleden te bekijken. In plaats daarvan kun je hellosign.com openen om het handtekeningdocument en sjabloon van het team op de startpagina te beheren.

Activiteitenlog

Handtekeningactiviteiten die uitgevoerd worden door leden van je team met de add-on via hellosign.com verschijnen niet in het activiteitenlogboek en het externe deelrapport op de Dropbox-beheerconsole. Deze informatie kun je inzien via het gedeelte Rapportage van de Dropbox Sign-beheerconsole.

Extern delen

Om het delen van documenten buiten het team uit te schakelen, kunnen teambeheerders naar het gedeelte Delen van Instellingen in de Dropbox-beheerconsole gaan en Documenten laten ondertekenen op 'Uit' zetten. Hierdoor wordt extern delen op zowel Dropbox als Dropbox Sign voorkomen.

Sjablonen

Om de mogelijkheid voor teamleden om een sjabloon te maken en te bewerken uit te schakelen, kunnen teambeheerders naar het gedeelte Handtekeningen van Instellingen gaan in de Dropbox-beheerconsole en Maken en bewerken van sjablonen op ‘Uit’ zetten. Dit voorkomt het bewerken en maken van sjablonen in zowel Dropbox als Dropbox Sign.