El complemento Dropbox Sign Standard
En este artículo se describe una función disponible para los clientes de Dropbox Business.
El complemento Dropbox Sign Standard ofrece a los equipos acceso a funciones de firma electrónica avanzadas que permiten firmar y solicitar firmas online de forma rápida y sencilla.
Funciones del complemento Sign Standard
Estas son algunas de las funciones del complemento Sign Standard:
- Integraciones: envía solicitudes de firma, crea plantillas y almacena documentos con las herramientas que ya usas.
- Plantillas reutilizables: crea documentos de uso frecuente en segundos con formato y campos guardados.
- Seguridad avanzada: usa la autenticación por SMS y códigos de acceso de firmante para asegurarte de que abra y firme tus documentos la persona adecuada.
Más información sobre las funciones de Dropbox Sign Standard
Los miembros que tengan el complemento Sign Standard podrán acceder a estas funciones de firma electrónica avanzadas en sign.dropbox.com.
Asignar el complemento Sign Standard a un miembro del equipo
Los administradores de equipo pueden asignar complementos a los miembros del equipo a través de la Consola de administración.
Para asignar el complemento a miembros individuales de tu equipo:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Miembros.
- Haz clic en Sin complementos en la sección Complementos junto a la persona a la que quieras asignar un complemento.
- Haz clic en Añadir junto a Sign Standard en la ventana emergente que aparece.
- Haz clic en Comprar ahora.
- Una vez asignado el complemento, la indicación Sin complementos cambiará a Sign Standard en la sección Complementos.
Eliminar un complemento Sign Standard de un miembro del equipo
Para eliminar un complemento:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Miembros.
- Haz clic en Sign Standard en la sección Complementos junto a la persona cuyo complemento quieras eliminar.
- Haz clic en Eliminar junto a Sign Standard en la ventana emergente que aparece.
- Haz clic en Confirmar.
- Una vez eliminado, Sign Standard cambia a Sin complementos en Complementos.
Comprar o eliminar el complemento Sign Standard para varios miembros del equipo
Para añadir o eliminar complementos para varios miembros del equipo:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Miembros.
- Marca la casilla junto a Nombre para seleccionar a todos los miembros del equipo. Desmarca la casilla junto a los miembros que no quieras incluir.
- Haz clic en Añadir complementos para añadirlos a varios miembros del equipo y, a continuación, haz clic en Confirmar.
- Haz clic en Eliminar complementos para eliminar los complementos de varios miembros del equipo y, a continuación, haz clic en Confirmar.
Cuando compres el complemento, se te cobrará un importe prorrateado por tu periodo de facturación actual. Al comienzo de tu próximo ciclo de facturación, se te cobrará el importe total del complemento, además del coste de tu suscripción.
Cuando elimines el complemento, el plan seleccionado entrará en vigor en la siguiente renovación.
Funcionalidad de la consola de administración
Los administradores que usen el complemento Sign Standard tendrán acceso tanto a la Consola de administración en Dropbox como a la Consola de administración de Dropbox Sign.
La Consola de administración de Dropbox Sign permite editar ajustes en tres categorías diferentes: Informes, Configuración y Seguridad.
Más información sobre la Consola de administración de Sign
Los administradores que no hayan adquirido la licencia del complemento para sí mismos no podrán ver la actividad de las solicitudes de firma en sign.dropbox.com ni acceder a algunas de las funciones disponibles para los administradores en Sign, como el envío de recordatorios y la edición de los firmantes en solicitudes de firma pendientes.
Sí podrán ver las solicitudes de firma y las plantillas creadas por los miembros de su equipo que tengan el complemento en el centro de firmas. También tendrán acceso a la Consola de administración de Sign para cambiar la configuración de los miembros de su equipo.
Configuración de Firmas
Activar o desactivar la configuración de Firmas en la Consola de administración de Dropbox solo afectará a las funciones de firma en Dropbox. Los usuarios que tengan el complemento podrán seguir accediendo a las funciones de firma avanzadas a través de sign.dropbox.com.
Cuando esta opción está desactivada, los administradores no pueden acceder al centro de firmas en dropbox.com para ver la actividad de firma de los miembros del equipo. Sin embargo, sí permite acceder a sign.dropbox.com para gestionar los documentos y plantillas de firma del equipo en la página de inicio.
Registro de actividad
Las actividades de firma realizadas por miembros de tu equipo que tengan el complemento a través de sign.dropbox.com no aparecerán en el registro de actividad ni en el informe de uso compartido externo en la Consola de administración de Dropbox. Puedes acceder a esta información a través de la sección Informes de la Consola de administración de Dropbox Sign.
Uso compartido externo
Para desactivar la opción para compartir documentos con miembros fuera del equipo, los administradores del equipo pueden ir a la sección Compartir de Configuración en la Consola de administración de Dropbox y desactivar Enviar documentos para su firma. Esto evitará el uso compartido externo tanto en Dropbox como en Dropbox Sign.
Plantillas
Para desactivar la opción para crear y editar plantillas, los administradores de equipo puede dirigirse a la sección Firmas de Configuración en la Consola de administración de Dropbox y desactivar Crear y editar plantillas. Esto evitará la edición y creación de plantillas tanto en Dropbox como en Dropbox Sign.
Preguntas frecuentes sobre el complemento Sign Standard
¿Qué pasa si amplío mi plan?
El complemento Sign Standard solo está disponible en Dropbox Business. Si amplías de Business a Business Plus, se eliminará tu complemento Sign Standard. Los miembros de tu equipo que tuvieran el complemento perderán el acceso a las funciones proporcionadas en sign.dropbox.com.
¿Qué ocurre si disuelvo o elimino mi equipo?
Si disuelves o eliminas tu equipo de Dropbox Business, todos los miembros del equipo perderán el acceso a las funciones de firma avanzadas de sign.dropbox.com Si decides cancelar la suscripción de tu equipo antes de disolverlo o eliminarlo, seguirás pudiendo usar el complemento Sign Standard hasta el final de tu periodo de facturación, momento en el cual tu equipo quedaría bloqueado.
¿Qué sucede si se elimina a un miembro del equipo?
Una vez que se elimine un miembro del equipo con el complemento, el complemento se cancelará al final del ciclo de facturación actual. Como administrador, puedes transferir la propiedad de los archivos de ese usuario a otro miembro del equipo, incluidos sus documentos y plantillas creados en sign.dropbox.com. No podrás reasignar este complemento a otro miembro del equipo.
Si se elimina a un miembro del equipo y se borra su cuenta, la cuenta de Dropbox del miembro eliminado se borrará permanentemente y no conservará el acceso a ninguna plantilla o documento de firma en Dropbox o Dropbox Sign.
Si se elimina a un miembro del equipo y se reduce la capacidad de su plan a una cuenta de Dropbox Basic, este aún podrá acceder a sus documentos de firma tanto en Dropbox como en Dropbox Sign.
¿Qué ocurre si se bloquea mi equipo?
Si se activa el estado de bloqueo para tu equipo, los miembros del equipo con el complemento perderán el acceso a las funciones de sign.dropbox.com. Si un miembro del equipo decide irse mientras el equipo está bloqueado y convierte su cuenta de Dropbox en una cuenta Basic, seguirá teniendo acceso a Dropbox Sign y a sus plantillas y documentos de firma.
¿Qué ocurre si reduzco la capacidad de mi plan?
Si reduce la capacidad de tu plan de Dropbox Business a Advanced o Standard, perderás el acceso al complemento y se te hará un reembolso del importe prorrateado correspondiente.
He firmado un acuerdo de asociación comercial. ¿Aún puedo comprar el complemento Sign Standard?
Si has firmado un acuerdo de asociación comercial, podrás comprar el complemento Sign Standard. No obstante, el complemento y las funciones de firma electrónica que ofrece no cumplen con la HIPAA y no deben utilizarse para procesar información sanitaria protegida.
