El complemento de Dropbox Sign Standard
En este artículo se describe una característica disponible para los clientes de Dropbox Business.
El complemento de Dropbox Sign Standard brinda a los equipos acceso a características de firma electrónica avanzadas, lo que les permite firmar y solicitar firmas online de forma rápida y sencilla.
Características del complemento de Sign Standard
El complemento de Sign Standard incluye estas características:
- Integraciones: envía solicitudes de firma, crea plantillas y almacena documentos dentro de las herramientas que ya utilizas.
- Plantillas reutilizables: crea documentos de uso frecuente en segundos, con formato y campos guardados.
- Seguridad avanzada: usa la autenticación por SMS y los códigos de acceso del firmante para garantizar que quien abra y firme sus documentos sea la persona indicada.
Obtén más información acerca de las características de Dropbox Sign Standard.
Los miembros que tengan el complemento de Sign Standard pueden acceder a estas características de firma electrónica avanzadas en sign.dropbox.com.
Asignar el complemento de Sign Standard a un miembro del equipo
Los administradores de equipo pueden asignar complementos a los miembros del equipo a través de la consola de administración.
Para asignar complementos a los miembros del equipo de forma separada, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Miembros.
- En Complementos, haz clic en No hay complementos junto al nombre de la persona a la que quieres asignar un complemento.
- En la ventana emergente que aparece, haz clic en Agregar junto a Sign Standard.
- Haz clic en Comprar ahora.
- Una vez asignado, la opción No hay complementos se sustituirá por Sign Standard en la sección Complementos.
Quitar el complemento de Sign Standard de un miembro del equipo
Para quitar un complemento, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Miembros.
- En Complementos, haz clic en Sign Standard junto al nombre de la persona cuyo complemento quieras quitar.
- En la ventana emergente que aparece, haz clic en Quitar junto a Sign Standard.
- Haz clic en Confirmar.
- Una vez eliminado, la opción Sign Standard se sustituirá por No hay complementos en la sección Complementos.
Comprar o quitar complementos de Sign Standard para varios miembros del equipo
Para agregar o quitar complementos para varios miembros del equipo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Miembros.
- Marca la casilla junto a Nombre para seleccionar a todos los miembros del equipo. Desactiva la casilla junto a los nombres de los miembros que no quieras incluir.
- Haz clic en Agregar complementos para agregar el complemento a varios miembros del equipo, y luego haz clic en Confirmar.
- Para quitar el complemento de varios miembros del equipo, haz clic en Quitar complementos y luego haz clic en Confirmar.
Cuando compras el complemento, se te cobra el monto prorrateado del período de facturación actual, y al comenzar tu próximo período de facturación se te cobra el importe total del complemento, además del costo de tu suscripción.
Si quitas el complemento, tu selección entrará en vigor en la próxima renovación.
Funcionalidad de la consola de administración
Con el complemento de Sign Standard, los administradores tendrán acceso tanto a la consola de administración en dropbox.com como a la consola de administración de Dropbox Sign.
La consola de administración de Dropbox Sign te permite editar la configuración en tres categorías diferentes: generación de informes, configuración y seguridad.
Más información sobre la consola de administración de Sign
Los administradores que no tengan la licencia de complemento no podrán ver la actividad de solicitud de firma en sign.dropbox.com ni acceder a algunas de las características disponibles para los administradores en Sign, como enviar recordatorios y editar firmantes para las solicitudes de firma pendientes.
Sin embargo, podrán ver las solicitudes de firma y las plantillas creadas por los miembros de su equipo con el complemento en el centro de firmas. Esto significa que cualquier administrador de equipo, cualquiera que sea su función, podrá acceder a la consola de administración de Sign para verificar la actividad de firmas de los miembros del equipo y cambiar la configuración.
Configuración de firmas
Activar o desactivar la configuración de Firmas en la consola de administración de Dropbox solo afecta las características de firma dentro de Dropbox. Los usuarios con el complemento pueden seguir accediendo a las características de firma avanzadas a través de sign.dropbox.com.
Cuando esta opción está desactivada, los administradores no tienen acceso al centro de firmas en dropbox.com para ver la actividad de firmas de los miembros del equipo. De todos modos, pueden ingresar a sign.dropbox.com para gestionar las plantillas y los documentos de firma del equipo en la página principal.
Registro de actividad
Las actividades de firma a través de sign.dropbox.com de los miembros de tu equipo que cuentan con el complemento no se muestran en el registro de actividad ni en el informe de uso compartido externo en la consola de administración de Dropbox. Para acceder a esta información, debes ingresar a la sección Informes de la consola de administración de Dropbox Sign.
Uso compartido externo
Para impedir que se compartan documentos fuera del equipo, los administradores de equipo pueden ir a la sección Compartir en Configuración dentro de la consola de administración de Dropbox y desactivar la opción Enviar documentos para su firma. Con esto se evitará el uso compartido externo tanto en Dropbox como en Dropbox Sign.
Plantillas
Para impedir que los miembros del equipo creen y editen plantillas, los administradores de equipo pueden ir a la sección Firmas en Configuración dentro de la consola de administración de Dropbox y desactivar la opción Crear y editar plantillas. Esto hará que no se puedan editar ni crear plantillas tanto en Dropbox como en Dropbox Sign.
Preguntas frecuentes sobre el complemento de Sign Standard
¿Qué sucede si subo de categoría mi plan?
El complemento de Sign Standard solo está disponible en Dropbox Business. Si subes de categoría de Business a Business Plus, tu complemento de Sign Standard se eliminará. De este modo, los miembros de tu equipo que tenían el complemento dejarán de tener acceso a las características disponibles en sign.dropbox.com.
¿Qué sucede si deshago o elimino mi equipo?
Si deshaces o eliminas tu equipo de Dropbox Business, todos los miembros del equipo perderán el acceso a las características de firma avanzadas en sign.dropbox.com. Si decidiste cancelar tu suscripción de equipo antes de deshacerlo o eliminarlo, podrás seguir usando el complemento de Sign Standard hasta el final de tu período de facturación. En ese momento, tu equipo se bloqueará.
¿Qué sucede si se quita a un miembro del equipo?
Al quitar a un miembro del equipo que cuenta con el complemento, este se cancela al final del ciclo de facturación en curso. Como administrador, puedes transferir la propiedad de los archivos de ese usuario a otro miembro del equipo, incluidos sus documentos y plantillas que haya creado en sign.dropbox.com. Sin embargo, no puedes reasignar el complemento a otro miembro del equipo.
Si se quita a un miembro del equipo y se elimina su cuenta, la cuenta de Dropbox de ese miembro se eliminará de forma permanente y no conservará ningún acceso a las plantillas o documentos de firma en Dropbox ni en Dropbox Sign.
Si se quita a un miembro del equipo y su plan se reduce a una cuenta de Dropbox Basic, podrá seguir accediendo a sus documentos de firma tanto en Dropbox como en Dropbox Sign.
¿Qué sucede si mi equipo está bloqueado?
Si tu equipo pasa al estado bloqueado, los miembros del equipo con el complemento perderán el acceso a las características de sign.dropbox.com. Si un miembro del equipo decide irse mientras el equipo está bloqueado y convierte su cuenta de Dropbox en una cuenta Basic, seguirá teniendo acceso a Dropbox Sign, a sus plantillas y documentos de firma.
¿Qué sucede si reduzco mi plan?
Si reduces tu plan de Dropbox Business a Advanced o Standard, perderás el acceso al complemento y se te proporcionará un reembolso prorrateado.
Firmé un BAA (Acuerdo de socio comercial). ¿Puedo seguir comprando el complemento Sign Standard?
Si firmó un BAA, podrá comprar el complemento Sign Standard. Sin embargo, el complemento y las características de firma electrónica que proporciona no cumplen con HIPAA y no deben usarse para procesar información de salud protegida (PHI).
