Gegevensclassificatie in Dropbox

Deze functie is alleen beschikbaar voor Dropbox Business-teams met een Enterprise-abonnement.
Met gegevensclassificatie kunnen beheerders van Dropbox Business-teams persoonlijke gegevens registreren en beveiligen die zijn opgeslagen in teammappen, mappen van teamleden en gedeelde mappen, zoals creditcard-, paspoort-, bankrekening- en burgerservicenummers.

Gedeelten in dit artikel:

Automatische gegevensclassificatie inschakelen

Beheerders kunnen automatisch scannen op persoonlijke gegevens inschakelen. 

Opmerking: Met gegevensclassificatie wordt geen inhoud uit gedetecteerde bestanden gekopieerd of opgeslagen op een andere locatie. Bestanden worden slechts gelabeld om aan te geven dat ze mogelijk persoonlijke informatie bevatten.

Automatisch scannen inschakelen:

  1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
  2. Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
  3. Klik op Classificatie in de linkerzijbalk.
  4. Klik op het vervolgkeuzemenu naast Labelen van persoonlijke gegevens en selecteer Alleen teammappen scannen of Mappen van teamleden en teams.
  5. Klik op Opslaan.

Typen informatie die kunnen worden gedetecteerd

Automatische gegevensclassificatie wordt momenteel ondersteund in de VS, Canada, Australië, Duitsland, Frankrijk, Japan en het VK.

Doe het volgende om een actuele lijst weer te geven met de typen persoonlijke informatie die Dropbox kan detecteren:

  1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
  2. Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
  3. Klik op Classificatie in de linkerzijbalk.
  4. Zoek op basis van locatie onder Informatietypen.

Bestandstypen die kunnen worden gescand

De volgende bestandstypen kunnen worden gescand:

.doc
.docx
.docm
.ppt
.pptx
.pptm
.csv
.xls
.xlsx
.xlsm
.pdf
.rtf
.txt
.vtt
.gdoc
.gsheet
.gslides
.paper
.papert

Opmerkingen:

  • Dropbox kan met wachtwoord beveiligde bestanden of bestanden groter dan 100 MB momenteel niet scannen.
  • Elke classificatie van persoonlijke informatie wordt toegevoegd aan het teamactiviteitenlogboek. 

Waarschuwingen over extern delen ontvangen en bekijken

Beheerders ontvangen per e-mail DLP-waarschuwingen (Data Loss Prevention, voorkomen van gegevensverlies ) wanneer bestanden of mappen met gevoelige informatie buiten hun team worden gedeeld. 

Opmerking: waarschuwingen voor extern delen worden alleen geactiveerd voor bestanden en mappen in teammappen, niet voor mappen van teamleden of gedeelde mappen.

Deze e-mailwaarschuwing bevat:

  • Naam en locatie van het bestand
  • Type en ernst van de waarschuwing
  • Datum en tijd waarop het materiaal is gedeeld 
  • Type(n) gedetecteerde informatie in het gedeelde materiaal
  • Teamlid dat het materiaal heeft gedeeld
  • Ontvangers van het gedeelde materiaal

Lees hoe je beveiligingswaarschuwingen kunt in- en uitschakelen.

Beheerders kunnen waarschuwingen in hun beheerconsole in de gaten houden en indien nodig de toegang tot het betreffende materiaal blokkeren. 

Doe het volgende om toegang te krijgen tot alle DLP-waarschuwingen:

  1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
  2. Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
  3. Klik op Beveiliging in de linkerzijbalk.
  4. Klik op Waarschuwingen in de linkerzijbalk.

Doe het volgende om de toegang tot extern gedeeld materiaal uit te schakelen:

  1. Open de DLP-waarschuwing in je e-mail- of beheerconsole.
  2. Klik op Toegang beheren in de rechterbovenhoek.
  3. Klik op de pijl-omlaag naast de naam van de ontvanger en selecteer Verwijderen.

Een classificatierapport maken

Beheerders kunnen een classificatierapport maken om te zien welke bestanden persoonlijke informatie bevatten. Het rapport bevat:

  • Naam en type van het bestand
  • Bestands-ID
  • Locatie van het bestand
  • Type gedetecteerde informatie
  • Status van extern delen
  • Methode voor delen
  • Personen van wie het gedeelde materiaal afkomstig is
  • Ontvangers voor delen
  • Datums waarop het materiaal is gedeeld

Doe het volgende om een classificatierapport te maken:

  1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
  2. Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
  3. Klik op Classificatie in de linkerzijbalk.
  4. Klik op Rapport maken onder Persoonlijke gegevens

Er wordt een .csv-bestand gegenereerd. Je ontvangt per e-mail een melding wanneer het rapport kan worden bekeken of gedownload vanuit de map 'Dropbox Business-rapporten' in je beheerdersaccount.

Opmerking: het rapport kan pas worden gemaakt als het eerste scanproces is afgerond.

Feedback geven over de kwaliteit van de detectie

Beheerders kunnen feedback geven over gegevensclassificatie om de nauwkeurigheid van het scannen te verbeteren. 

Op dropbox.com

  1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
  2. Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
  3. Klik op Beveiliging in de linkerzijbalk.
  4. Klik op Waarschuwingen in de linkerzijbalk.
  5. Zoek het item waarover je feedback wilt geven.
  6. Klik op Feedback verzenden in de rechterzijbalk.
  7. Beantwoord de vragen over de gedetecteerde informatie.
    • Opmerking: zorg ervoor dat je opmerkingen geen gevoelige of persoonlijke informatie bevatten.
  8. Voer eventueel aanvullende gegevens in.
  9. Als je Dropbox toestemming wilt geven om contact met je op te nemen, klik je op het selectievakje naast Dropbox mag contact met mij opnemen over mijn feedback.

 

Vanuit een classificatierapport

  1. Open een classificatierapport in de map 'Dropbox Business-rapporten' in je beheerdersaccount.
  2. Zoek het item waarover je feedback wilt geven.
  3. Klik op de link in de kolom met de titel Feedback over PII verzenden.
  4. Beantwoord de vragen over de gedetecteerde informatie.
  5. Voer eventueel aanvullende gegevens in.
    • Opmerking: zorg ervoor dat je opmerkingen geen gevoelige of persoonlijke informatie bevatten.
  6. Als je Dropbox toestemming wilt geven om contact met je op te nemen, klik je op het selectievakje naast Dropbox mag contact met mij opnemen over mijn feedback.
  7. Klik op Verzenden.

Opmerkingen:

  • Als je ermee instemt dat Dropbox contact met je opneemt over je feedback, kan iemand van Dropbox per e-mail contact met je opnemen voor meer informatie.
  • Dropbox kan de inhoud van de betreffende bestanden niet bekijken zonder uitdrukkelijke toestemming.

Nauwkeurigheid van de detectie

Gegevensclassificatie doet voorspellingen over persoonlijke informatie op basis van waarschijnlijkheden. Deze voorspellingen zijn subjectief en mogelijk niet 100% nauwkeurig.

Bestanden van teamleden

Als je lid bent van een Dropbox Business-team waarvan de beheerder gegevensclassificatie heeft ingeschakeld, scant Dropbox de bestanden van je team op persoonlijke informatie. Dit proces omvat het toewijzen van bepaalde kenmerken aan bestanden waarmee je beheerder gevoelige gegevens in het account van je team kan beheren. Als je team wordt opgezegd en jij Dropbox blijft gebruiken, kunnen bestanden die deel uitmaakten van het account van dat team, kenmerken behouden die tijdens de gegevensclassificatie zijn toegewezen.

Hoe nuttig was dit artikel?

Het spijt ons dat te horen.
Laat ons weten hoe we het volgende kunnen verbeteren:

Bedankt voor je feedback.
Laat ons weten hoe dit artikel je heeft geholpen:

Bedankt voor je feedback.