Cómo gestionar las retenciones legales

La función de retenciones legales está disponible para los equipos de Dropbox Business que hayan adquirido el complemento Gobierno de datos. Para adquirir el complemento Gobierno de datos, ponte en contacto con tu representante de ventas de Dropbox o rellena el formulario de contacto de Dropbox Business.

Cuando se aplica una retención legal a un miembro de un equipo, los administradores pueden visualizar y exportar el contenido creado o modificado por esa persona. La retención legal no se notifica a los miembros afectados, que conservan sus permisos de creación, edición y eliminación de archivos.

Los administradores de equipos pueden:

Nota: los administradores de apoyo y de gestión de usuarios no pueden crear ni gestionar retenciones legales.

Crear una retención legal

Para crear una retención legal:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Gobierno de datos.
  5. Haz clic en Retenciones legales.
  6. Haz clic en Nueva retención.
  7. Indica el nombre y los datos de la retención. A continuación, haz clic en Continuar.
  8. Introduce el nombre o la dirección de correo electrónico del miembro o los miembros a los que quieras aplicar una retención. A continuación, haz clic en Continuar.
    • A una retención se le pueden añadir un máximo de cinco miembros.
  9. Selecciona una fecha de inicio y finalización para la retención.
    • Puedes establecer una fecha de inicio pasada o la fecha actual, pero no se puede establecer una fecha futura.
    • Puedes establecer una fecha de finalización pasada, la fecha actual o una fecha futura, o bien activar No establecer una fecha de finalización.
  10. Haz clic en Activar.

Si creas una retención con una fecha de inicio pasada, la retención podría tardar un poco en activarse. Se te notificará por correo electrónico cuando se active la retención.

Nota: una retención legal se considera activa hasta que un administrador de equipo la libera, aunque la fecha de finalización haya pasado. Tras la fecha de finalización, no se copiarán nuevas versiones de los archivos, pero las copias existentes estarán disponibles hasta que se libere la retención.

¿A qué tipos de archivos puedo aplicar una retención?

Cuando se crea una retención legal, se retienen copias de los archivos que un miembro crea o edita durante el periodo entre el inicio y la finalización, con la excepción de:

  • Los documentos en la nube, incluidos los archivos de Dropbox Paper y de Documentos/Hojas de cálculo/Presentaciones de Google
  • Los archivos que el miembro solo haya previsualizado
  • Los archivos a los que el miembro tenga acceso pero no haya editado
  • Los archivos que se crearan o modificaran antes de que el usuario se uniera al equipo
  • Los archivos a los que el miembro ya no tuviera acceso en el momento de aplicarse la retención

Nota: en algún caso aislado, es posible que no se retenga algún archivo si el miembro pierde acceso a él poco después de crearlo o editarlo.

¿A quién puedo aplicar una retención legal?

Puedes aplicar retenciones a miembros activos, invitados y suspendidos de tu equipo, así como a otros administradores del equipo y a ti mismo.

No puedes aplicar una retención a miembros eliminados, ni a grupos o equipos enteros. Sin embargo, sí puedes eliminar a un miembro aunque se le haya aplicado una retención.

Ver una retención legal

Puedes visualizar cualquier retención legal activa o liberada cuando quieras. Para visualizar una retención legal:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Gobierno de datos.
  5. Haz clic en Retenciones legales.
  6. Cambia entre las pestañas Activas y Liberadas para visualizar todas las retenciones legales de tu equipo.

Editar una retención legal

Se puede editar el nombre y la información de una retención o añadir o eliminar miembros, pero no se pueden modificar las fechas. Para editar una retención legal:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Gobierno de datos.
  5. Haz clic en Retenciones legales.
  6. Haz clic en la casilla de verificación que aparece cuando sitúas el cursor del ratón sobre el nombre de la retención legal que quieres modificar.
  7. Haz clic en Editar retención.
  8. Edita el nombre o la información de la retención.
  9. Haz clic en Continuar.
  10. Añade o elimina miembros de una retención.
  11. Haz clic en Continuar.
  12. Revisa los cambios.
  13. Haz clic en Save (Guardar).

Liberar una retención legal

Si ya no necesitas una retención, puedes liberarla. Se eliminarán los archivos asociados con la retención y esta acción no se puede deshacer. Para liberar una retención legal:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Gobierno de datos.
  5. Haz clic en Retenciones legales.
  6. Haz clic en la casilla de verificación que aparece cuando sitúas el cursor del ratón sobre el nombre de la retención legal que quieres liberar.
  7. Haz clic en Liberar retención.

Exportar una retención legal

Para ver qué archivos están retenidos sin exportar la retención entera, puedes exportar un resumen de la retención como archivo .CSV.

Puedes exportar retenciones legales a cualquier carpeta de tu cuenta de Dropbox. La exportación contiene todas las versiones de los archivos creadas y editadas por los miembros durante las fechas en que la retención haya estado activa.

Notas:

  • Es posible que no se incluyan los archivos creados 24 horas antes de la exportación.
  • Los nombre de los archivos y las carpetas de la exportación estarán en minúsculas.

Para exportar una retención legal:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Gobierno de datos.
  5. Haz clic en Retenciones legales.
  6. Haz clic en la casilla de verificación que aparece cuando sitúas el cursor del ratón sobre el nombre de la retención legal que quieres liberar.
  7. Haz clic en Exportar retención.
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