Options d’automatisation Dropbox

Création d’un dossier automatisé

Pour créer un dossier automatisé :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
2. Cliquez sur Créer un dossier sous la barre de recherche située en haut de la page.
   • Vous pouvez également cliquer sur + Créer et sélectionner Dossier.
3. Sélectionnez Dossier automatisé.
4. Choisissez une option d’automatisation :
   • Choisir une catégorie en fonction de laquelle trier les fichiers
   • Définir une règle servant à renommer les fichiers
   • Choisir un tag pour organiser les fichiers et les retrouver
     • Remarque : option uniquement proposée aux utilisateurs Dropbox disposant d’un forfait Professional, Standard, Advanced et Enterprise.
   •  Convertir les fichiers en PDF
   • Choisir un format d’image dans lequel convertir les fichiers
   • Choisir un format de fichier à convertir en fichiers vidéo
   • Décompresser les fichiers
   • Choisir un format de fichier à convertir en fichiers audio
   • Ajouter un filigrane aux fichiers
     • Remarque : vous pouvez choisir une image ou du texte lorsque vous ajoutez un filigrane. Un aperçu de vos documents avec le filigrane apparaît sur la droite.
5. Nommez votre dossier et appliquez les règles que vous souhaitez définir pour cette automatisation.
   •  Remarque : afin de configurer plusieurs automatisations pour les fichiers et sous-dossiers ajoutés à ce dossier, cliquez sur le signe « + » (plus) à côté de l’option Ajouter une étape pour un maximum de cinq règles d’automatisation.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout d’une automatisation à un dossier existant

Pour ajouter une automatisation à un dossier :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
2. Accédez au sous-dossier auquel vous souhaitez ajouter une automatisation.
3. Cliquez sur l’icône représentant une roue dentée à côté du nom du dossier.
4. Sélectionnez Organiser.
5. Cliquez sur Ajouter une automatisation.
6. Sélectionnez l’option d’automatisation, puis cliquez sur Enregistrer.

Ajout d’une automatisation à des sous-dossiers

Les dossiers ajoutés à un autre dossier comprenant une automatisation héritent de cette automatisation.

Pour ajouter une autre automatisation à un dossier imbriqué dans un dossier automatisé :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
2. Accédez au sous-dossier auquel vous souhaitez ajouter une automatisation.
3. Passez le curseur sur le dossier dont vous souhaitez suspendre l’automatisation et cliquez sur l’icône représentant trois points (« … ») à droite, ou cochez le dossier, puis cliquez sur « ... » au-dessus de la liste de fichiers ou dossiers.
4. Cliquez sur Ajouter une automatisation.
5. Sélectionnez l’option d’automatisation, puis cliquez sur Enregistrer.
   • Pour ajouter cette automatisation à tous les fichiers actuellement inclus dans ce sous-dossier, cliquez sur Appliquer aux fichiers actuels.
   • Remarque : vous ne pouvez appliquer une automatisation aux fichiers actuels que s’il y a au maximum 5 000 fichiers dans le dossier.
   • Pour ajouter cette automatisation à tous les sous-dossiers de ce dossier, cliquez sur Inclure les fichiers se trouvant dans tous les sous-dossiers.

Suspension de l’automatisation

Pour suspendre l’automatisation d’un dossier :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
2. Passez le curseur sur le dossier dont vous souhaitez suspendre l’automatisation et cliquez sur l’icône représentant trois points (« ... ») à droite, ou cochez la case à côté du dossier, puis cliquez sur « ... » au-dessus de la liste de fichiers ou dossiers.
3. Cliquez sur Modifier l’automatisation.
4. Cliquez sur le bouton à bascule Actif/Suspendu en haut à droite de la fenêtre.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Suppression de l’automatisation d’un dossier

Pour supprimer l’automatisation d’un dossier :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
2. Passez le curseur sur le dossier dont vous souhaitez supprimer l’automatisation et cliquez sur l’icône représentant trois points (« ... ») à droite, ou cochez la case à côté du dossier, puis cliquez sur « ... » au-dessus de la liste de fichiers ou dossiers.
3. Cliquez sur Modifier l’automatisation.
4. Cliquez sur l’icône représentant une corbeille en haut à droite de la fenêtre.
5. Cliquez sur Supprimer.

Partage d’un dossier automatisé 

Vous pouvez partager un dossier automatisé comme n’importe quel autre dossier. L’automatisation du dossier reste active pour tous les utilisateurs avec lesquels il est partagé. Lorsqu’un dossier automatisé est partagé avec un utilisateur, une note lui indique que le dossier est automatisé ainsi que l’option d’automatisation sélectionnée.

Que se passe-t-il lorsque je déplace un fichier dans un dossier automatisé ?

Vous pouvez déplacer un fichier vers un dossier automatisé de la même façon que vers n’importe quel autre dossier de votre compte Dropbox. Lorsque vous déplacez un fichier dans un dossier automatisé, l’automatisation sélectionnée lui est appliquée. Ce fonctionnement est identique pour vos dossiers et les dossiers partagés avec des membres de l’équipe.
 

Si un fichier a été déplacé accidentellement vers un dossier automatisé, vous pouvez cliquer sur Annuler dans le panneau situé en bas de votre écran.