データ ガバナンス アドオンで法的ホールドを管理する

法的ホールドは、データ ガバナンス アドオンをご購入いただいた Dropbox Business チームにご利用いただける機能です。データ ガバナンス アドオンをご購入いただくには、Dropbox のセールス担当役員にお問い合わせいただくか、Dropbox Business お問い合わせフォームにご入力ください。

チーム メンバーに法的ホールドを設定すると、チーム管理者は、そのメンバーが作成または変更したすべてのコンテンツの表示とエクスポートが可能になります。法的ホールドの影響を受けるメンバーがホールドに関する通知を受けることはなく、当該メンバーは引き続きファイルを作成、編集、削除することができます。

チーム管理者ができること:

注:ユーザー管理者とサポート管理者が法的ホールドを作成または管理することはできません。

法的ホールドを作成する

法的ホールドを作成するには:

  1. 管理者用アカウントで dropbox.com にログインします。
  2. 管理コンソール]をクリックします。
  3. 設定]をクリックします。
  4. データ ガバナンス]をクリックします。
  5. 法的ホールド]をクリックします。
  6. 新しいホールド]をクリックします。
  7. ホールドの名前と詳細情報を入力し、[続行]をクリックします。
  8. ホールドの対象にするユーザーの名前またはメール アドレスをすべて入力し、[続行]をクリックします。
    • 1 つのホールドに 5 人まで追加できます。
  9. ホールドの開始日と終了日を選択します。
    • 開始日には過去または今日の日付を選択できます。未来の日付を選択することはできません
    • 終了日には過去、今日、未来の日付を選択できます。または、[終了日を設定しない]をオンにしてください
  10. 有効にする]をクリックします。

開始日を過去の日付にしてホールドを作成した場合、ホールドが有効になるまでにしばらく時間がかかることがあります。ホールドが有効になると、通知メールでお知らせします。

注:法的ホールドは、チーム管理者がホールドを解除するまで有効とみなされます(終了日を過ぎても無効にはなりません)。終了日を過ぎると、新しいバージョンのファイルはコピーされなくなりますが、既存のコピーはホールドが解除されるまで引き続き保全されます。

保全できるファイルの形式

法的ホールドを作成すると、指定した開始日と終了日の間にメンバーが作成または編集したファイルのうち、次を除くすべてのコピーが保全されます。

  • Dropbox Paper ドキュメント、Google ドキュメント/スプレッドシート/スライドを含むクラウド ドキュメント
  • メンバーがプレビューだけ行ったファイル
  • メンバーがアクセスしたものの、編集は行っていないファイル
  • ユーザーがチームに参加する前に作成、編集したファイル
  • ホールド設定時点でメンバーがアクセス権を失っているファイル
  • チーム メンバーとして代理ログインした管理者が作成、編集したファイル

注:稀ではありますが、メンバーがファイルを作成または編集した直後にそのファイルへのアクセス権を失った場合、そのファイルが保全されないことがあります。

法的ホールドの対象

チーム管理者は、チームのアクティブなメンバー、招待済みのメンバー、使用停止中のメンバーにホールドを設定できます(自分自身と他のチーム管理者に設定するホールドも含む)。

削除済みのメンバー、グループ全体、チーム全体にホールドを設定することはできません。ただし、ホールドが設定されているメンバーを削除することは可能です。

法的ホールドを表示する

管理者は適用中の法的ホールドと解除済みの法的ホールドをいつでも確認できます。法的ホールドを表示する手順は次のとおりです。

  1. 管理者用アカウントで dropbox.com にログインします。
  2. 管理コンソール]をクリックします。
  3. 設定]をクリックします。
  4. データ ガバナンス]をクリックします。
  5. 法的ホールド]をクリックします。
  6. アクティブ]タブと[解除済み]タブ間で表示を切り替えると、チームの法的ホールドをすべて表示できます。

法的ホールドを編集する

ホールドの名前と詳細情報を編集したり、対象メンバーを追加または削除したりできますが、ホールドの開始日と終了日を編集することはできません。法的ホールドを編集するには:

  1. 管理者用アカウントで dropbox.com にログインします。
  2. 管理コンソール]をクリックします。
  3. 設定]をクリックします。
  4. データ ガバナンス]をクリックします。
  5. 法的ホールド]をクリックします。
  6. 編集する法的ホールドの名前にカーソルを合わせ、表示されたチェックボックスをクリックします。
  7. ホールドを編集]をクリックします。
  8. ホールドの名前または詳細情報を編集します。
  9. 続行]をクリックします。
  10. ホールドの対象メンバーを追加または削除します。
  11. 続行]をクリックします。
  12. 変更内容を確認します。
  13. 保存]をクリックします。

法的ホールドを解除する

不必要になったホールドは解除することができます。解除すると、当該のホールドに関連付けられていたすべてのファイルが保全対象から除外され、元に戻すことはできなくなります。法的ホールドを解除するには:

  1. 管理者用アカウントで dropbox.com にログインします。
  2. 管理コンソール]をクリックします。
  3. 設定]をクリックします。
  4. データ ガバナンス]をクリックします。
  5. 法的ホールド]をクリックします。
  6. 解除する法的ホールドの名前にカーソルを合わせ、表示されたチェックボックスをクリックします。
  7. ホールドを解除]をクリックします。

法的ホールドをエクスポートする

ホールドを完全にエクスポートすることなく対象のファイルを確認するには、ホールドの概要(.CSV ファイル)をエクスポートします。

法的ホールドは Dropbox アカウントの任意のフォルダにエクスポートできます。エクスポートには、ホールドが適用されていた期間にメンバーが作成、編集したすべてのファイル バージョンが含まれます。

注:

  • エクスポートの 24 時間前以降に作成されたファイルは含まれない可能性があります
  • エクスポートに含まれるファイルとフォルダの名前は小文字で表示されます

法的ホールドをエクスポートするには:

  1. 管理者用アカウントで dropbox.com にログインします。
  2. 管理コンソール]をクリックします。
  3. 設定]をクリックします。
  4. データ ガバナンス]をクリックします。
  5. 法的ホールド]をクリックします。
  6. 解除する法的ホールドの名前にカーソルを合わせ、表示されたチェックボックスをクリックします。
  7. ホールドをエクスポート]をクリックします。
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