Dropbox 数据分类

本功能仅限于使用 Enterprise 套餐的 Dropbox Business 团队。
借助数据分类功能,Dropbox Business 团队的管理员可以发现并保护存储在团队文件夹中的个人信息,例如信用卡、护照、银行帐户和社会保障号。

本文内容:

启用自动数据分类

管理员可以启用自动扫描个人信息的功能。

注意:数据分类功能不会复制所识别文件中的内容或将内容保存到其他位置,而是对文件进行标记,表明其中可能包含个人信息。

要启用自动扫描功能,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击左侧边栏中的管理员控制台
  3. 单击左侧边栏中的分类
  4. 在后台扫描并标记文件切换至开启
  5. 单击保存

可检测的信息类型

目前,仅美国、加拿大、澳大利亚、德国、法国、日本和英国支持自动数据分类功能。

要查看目前 Dropbox 可检测的个人信息类型列表,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击左侧边栏中的管理员控制台
  3. 单击左侧边栏中的分类
  4. 信息类型下按位置浏览。

可扫描的文件类型

可扫描的文件类型如下:

.doc
.docx
.docm
.ppt
.pptx
.pptm
.csv
.xls
.xlsx
.xlsm
.pdf
.rtf
.txt
.vtt
.gdoc
.gsheet
.gslides
.paper
.papert

注意

  • Dropbox 目前无法扫描受密码保护的文件或超过 100MB 的文件。
  • 每种个人信息分类都会添加到团队活动日志中。

接收并查看外部共享提醒

当在团队外部共享包含敏感信息的文件或文件夹时,管理员将会收到数据丢失防范 (DLP) 提醒邮件。

该邮件提醒包括以下内容:

  • 文件名和位置
  • 类型和提醒的严重性
  • 共享该内容的日期和时间
  • 在共享的内容中检测到的信息类型
  • 共享该内容的团队成员
  • 共享的收件人

了解如何开启和关闭安全提醒。

管理员可以在管理员控制台中监控提醒并在必要时阻止访问受影响的内容。

要访问所有的 DLP 提醒,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击左侧边栏中的管理员控制台
  3. 单击左侧边栏中的安全
  4. 单击左侧边栏中的提醒

要删除对外部共享内容的访问权限,请执行以下操作:

  1. 在电子邮件或管理员控制台中打开 DLP。
  2. 单击右上角的管理访问权限
  3. 单击收件人姓名旁的向下箭头并选择删除

创建分类报告

管理员可以创建分类报告,以查看包含个人信息的文件列表。该报告包括以下内容:

  • 文件名和类型
  • 文件 ID
  • 文件位置
  • 检测到的信息类型
  • 外部共享状态
  • 共享方法
  • 共享发起人
  • 共享收件人
  • 共享日期

要创建分类报告,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击左侧边栏中的管理员控制台
  3. 单击左侧边栏中的分类
  4. 单击个人信息下的创建报告

系统将生成 CSV 文件。当报告可以从管理员帐户的“Dropbox Business 报告”文件夹中查看或下载时,您将会收到邮件通知。

注意:只有当初始扫描流程结束后,才能创建报告。

提供有关检测质量的反馈

管理员可以提供有关数据分类的反馈,以帮助提高扫描的准确性。

在 dropbox.com 上

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击左侧边栏中的管理员控制台
  3. 单击左侧边栏中的安全
  4. 单击左侧边栏中的提醒
  5. 选择您希望提供反馈的项目。
  6. 单击右侧边栏中的发送反馈
  7. 回答有关所检测信息的问题。
    • 注意:请勿在评论中包含敏感或个人信息。
  8. 如果需要,您可以输入其他详细信息。
  9. 如果您希望授予 Dropbox 联系您的权限,请单击 Dropbox 可以针对我的反馈与我联系旁的复选框。

 

从分类报告中

  1. 在管理员帐户的“Dropbox Business 报告”文件夹中打开分类报告。
  2. 选择您希望提供反馈的项目。
  3. 单击发送有关 PII 的反馈列中的链接。
  4. 回答有关所检测信息的问题。
  5. 如果需要,您可以输入其他详细信息。
    • 注意:请勿在评论中包含敏感或个人信息。
  6. 如果您希望授予 Dropbox 联系您的权限,请单击 Dropbox 可以针对我的反馈与我联系旁的复选框。
  7. 单击发送

注意:

  • 如果您同意让 Dropbox 就您反馈的事宜与您联系,Dropbox 的工作人员会向您发送电子邮件,以了解更多详情和信息。
  • 若无明确权限,Dropbox 不会查看受影响文件中的内容。

检测的准确性

数据分类功能会基于概率对个人信息作出预测。这些预测具有主观性质,可能并非完全准确。

团队成员文件

如果您所属的 Dropbox Business 团队的管理员启用了数据分类功能,则 Dropbox 将会扫描您的团队文件中是否包含个人信息。这一流程包括为文件指定特定的属性,以帮助管理员更好地管理团队帐户中的敏感数据。如果您的团队已解散,而您仍继续使用 Dropbox,那么曾经属于团队帐户的文件仍会保留在数据分类时指定的属性。

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