利用團隊資料夾集中管理公司檔案

部分團隊可使用新的團隊資料夾結構。如果您在 dropbox.com 看到標有使用者的紫色資料夾圖示,表示您擁有存取新團隊協作空間的權限。進一步瞭解團隊協作空間

如果您沒看到紫色資料夾,表示您團隊使用的是標準版團隊資料夾。請繼續閱讀以瞭解詳情。

團隊資料夾最適合用來在 Dropbox 建立公司核心檔案架構。團隊資料夾必須由管理員建立,是一個由團隊所擁有,專門讓團隊與內部成員或外部專案協作者分享檔案的地方。

藉由本文章,您將瞭解如何:

  • 建立工作團隊資料夾
  • 管理團隊資料夾同步設定
  • 為特定使用者設定存取權限

團隊資料夾會先與 Dropbox 群組共享。群組是負責類似工作的成員 (例如:財務群組)。接著,建立團隊資料夾的管理員可以為每個群組設定存取層級 (瀏覽或編輯)。

在團隊資料夾中建立的子資料夾,也可以與個別團隊成員以及團隊外部人員共享。和群組一樣,管理員可以針對子資料夾中的個別團隊成員設定存取權限。

如果您看到的是 [內容] 索引標籤,而非 [團隊資料夾] 索引標籤,表示您的團隊使用的是新的團隊資料夾結構。您可以在內容管理工具中管理這個團隊協作空間。

依照以下步驟執行,開始使用群組功能:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [團隊資料夾]。
  4. 按一下 [建立團隊資料夾]。
  5. 為您的團隊資料夾命名。
  6. 新增需要存取該團隊資料夾的群組,並決定要賦予這些群組瀏覽權限或編輯權限。
    • 您可以前往群組頁面建立群組
    • 提醒您,團隊資料夾只能與 Dropbox 群組共享,不能和個別使用者共享

接下來,我們會說明如何與公司內外的個別使用者分享團隊資料夾中的子資料夾。若要建立子資料夾 (位於團隊資料夾中的資料夾):

  1. 按一下團隊資料夾。
  2. 按右鍵,選擇 [新資料夾]。
  3. 為子資料夾命名。
  4. 子資料夾建立完成後,將滑鼠移至子資料夾上方,然後按一下 [管理存取權限]。
    • 您可以與個別使用者或其他群組分享子資料夾,也可以將對方的存取權限改為 [可以編輯] 或 [可以瀏覽]
  5. 確認存取權限皆設定正確。

若要將公司檔案集中管理,建議您鼓勵團隊成員將各自擁有的共享資料夾移入團隊資料夾。所有擁有者皆可以將自己的共享資料夾移入團隊資料夾。透過此一步驟,共享資料夾的擁有者便可將檔案所有權移交給公司。

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