在 Dropbox 中協作編輯 Microsoft Office 檔案

已更新 Oct 22, 2024
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本文介紹的功能僅開放 Dropbox Standard、Advanced、Business、Business Plus 和 Enterprise 客戶使用。

跨桌面、網路與行動裝置即時無縫協作 Microsoft Office 檔案,還能自動將更新內容儲存至 Dropbox 帳戶。

與他人共同編輯,並查看即時變更內容,避免衝突複本問題或打斷他人的工作流程。

進一步瞭解文件協作與 Microsoft 共同編輯功能。
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備註 :

  • 您需有 Microsoft 帳戶和 Microsoft Office 365 企業版授權,才能在桌面共同編輯檔案。
  • 您的 Microsoft Office 必須使用 2311 以上版本,才能與 Dropbox 的 Microsoft 共同編輯功能相容。瞭解如何安裝 Office 更新。


如何開始使用 Microsoft Office

如要使用共同編輯功能,您必須先將 Dropbox 新增為 Microsoft Office 的雲端儲存位置。您必須在要開啟共同編輯功能的每台新裝置上執行此操作。

如要將 Dropbox 新增為位置 (Windows) 或儲存空間帳戶 (Mac),請按照以下方式操作:

  1. 在桌面開啟 Microsoft Word、PowerPoint 或 Excel 檔案。
  2. 按一下 [檔案]
  3. 按一下 [開啟]
  4. 按一下 [新增位置](Windows)或 [管理儲存空間帳戶](Mac)
  5. 按一下 [Dropbox 工作團隊方案]。
  6. 使用您的 Dropbox 帳號密碼登入。
  7. 按一下 [登入]
Add Dropbox as a Place on the Microsoft Word desktop app on Windows
Add Dropbox as a Place on the Microsoft Word desktop app on Mac
Connected accounts on Mac

 

完成後 Dropbox 便會新增為開啟和儲存檔案的位置。


將 Dropbox 新增為位置後,您可以透過兩種方式開啟自己有權存取的任何 Dropbox 檔案:

  • 直接進入檔案總管 (Windows) 或 Finder (Mac),按兩下檔案,共同編輯工作階段便會開始。
  • 從 Office 應用程式開啟文件,共同編輯工作階段便會開始。方法如下:
    1. 在桌面開啟 Microsoft Word、PowerPoint 或 Excel 檔案。
    2. 按一下左側邊欄的 [開啟]。
    3. 按一下 [Dropbox 工作團隊方案]。
    4. 選擇要開啟的檔案。

 

第一次啟動共同編輯工作階段時,Microsoft Office 應用程式左上方的 AutoSave 切換按鈕應該會自動切換成開啟。如果您編輯的是新的檔案,您可能需要手動開啟此功能。


若此按鈕切換為關閉,就無法使用共同編輯功能。

Word desktop app AutoSave toggle

如要在本機開啟檔案但不開始共同編輯工作階段,可選擇以下其中一種方法:

  • 先鎖定檔案再開啟。
  • 開啟檔案後,將 Word、Excel 或 PowerPoint 左上角的 [AutoSave] 設定切換為關閉。
  • 在 dropbox.com 上前往設定頁面的「應用程式」部分,為裝置關閉「Microsoft 365 桌面版共同編輯」功能。

編輯和共同編輯檔案的方法如下:

  1. 登入 Dropbox.com。
  2. 按一下共享資料夾中的 Word、Excel、或 PowerPoint 檔案名稱。
  3. 按一下檔案名稱旁的 […](刪節號)。
  4. 將滑鼠移到 [開啟] 上,並在隨之出現的選單中選擇 [Word 網頁版]。
  5. 邀請想協同編輯的對象依照相同步驟操作。
  6. 檔案會在您的網頁瀏覽器中以 Office Online 開啟;開啟後便可以進行編輯。
  7. 完成編輯後,按一下 [儲存並返回 Dropbox]

 

如要從 Dropbox 建立新的 Office 檔案,請依照以下步驟操作:

  1. 登入 Dropbox.com。
  2. 按一下 [建立]。
  3. 將滑鼠移至 [Google 文件]、[Google 簡報] 或 [Google 試算表] 上方,視您要建立的檔案類型而定。
  4. 按一下 [Word 文件]、[PowerPoint 簡報] 或 [Excel Workbook 活頁簿]
  5. 登入 Office Online 並建立新檔案。
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請注意

  • 按一下 [建立] 並選擇檔案類型後,系統會將您帶到 Office 網頁版。
  • 透過 Office Online 建立新檔案時,系統會自動將此檔案的連結存到 Dropbox,方便您之後存取。
  • 您必須訂購 Office Online 才能在 Dropbox 中建立 Office Online 檔案。

裝有 Dropbox 和 Microsoft Office 365 應用程式的任何行動裝置或平板電腦皆可使用。

 

進一步瞭解如何在行動裝置上安裝 Dropbox 應用程式。

 

進一步瞭解如何在行動裝置上安裝 Microsoft Office 365。

 


Dropbox 和 Microsoft Office 365 應用程式安裝完成後,將 Dropbox 新增為儲存空間帳戶。方法如下:

  1. 在行動裝置上開啟 Microsoft Word、PowerPoint 或 Excel 檔案。
  2. 按一下畫面右下方的資料夾圖示,開啟檔案。
  3. 按一下 [新增儲存空間帳戶]
  4. 按一下 [Dropbox]
  5. 用您的 Dropbox 帳號密碼登入,或選擇要連結的 Dropbox 帳戶。
  6. 按一下 [登入]

完成後 Dropbox 便會新增為開啟和儲存檔案的位置。

 


將 Dropbox 新增為位置後,您可以開啟與您共享以進行共同編輯的任何 Microsoft 檔案類型。

如何更改預設開啟位置

預設開啟位置會自動設為 [在 dropbox.com 上檢視]。變更此預設值的方法如下:

  1. 登入 Dropbox.com。
  2. 按一下右上角的人像(個人相片或姓名縮寫)。
  3. 按一下 [設定]。
  4. 按一下 [應用程式]
  5. 捲動至 [預設的編輯應用程式]
  6. 按一下檔案類型旁邊的下拉式選單,選擇您的偏好設定。
Default open location

系統要求

以下副檔名的檔案均可透過 dropbox.com 或桌面應用程式使用共同編輯功能:

.docx

.pptx

.xlsx

.xlsm

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備註:您的 Microsoft Office 必須使用 2311 以上版本,才能與 Dropbox Beta 版的 Microsoft 共同編輯功能相容。瞭解如何安裝 Office 更新。

您可以在 Office 桌面應用程式中開啟最大 500 MB 的檔案。要是您從檔案總管 (Windows) 或 Finder (macOS) 開啟超過 500 MB 的檔案,系統就會以離線模式開啟。大型檔案的操作速度取決於您的網路連線和電腦頻寬。
 

Windows

如要在 Windows 上使用 Microsoft 共同編輯功能,須使用 Windows 10 以上的版本。
 

Mac

如要直接從 Finder 開啟檔案並開始共同編輯工作階段,使用者必須將 Dropbox 桌面應用程式更新至 File Provider 版;此版本是與 macOS 最密切整合的最新版本,需使用 12.5 以上版本的 macOS。

未使用 File Provider 版的用戶,仍可以在 Word、Excel 和 PowerPoint 中開啟檔案使用共同編輯功能,但無法在 Finder 上直接打開檔案啟動共同編輯工作階段。

您可以在 Windows 或 macOS 電腦上使用任何網路瀏覽器。
您可以在支援 Dropbox 和 Office 365 應用程式的 iOS 及 Android 行動裝置上查看 Office 檔案。

Windows 上受保護的畫面

若文件來自不受信任的來源,Windows 會自動以唯讀模式開啟共同編輯工作階段。預設情況下,Dropbox 在 Windows 電腦上是不受信任的來源。
 

螢幕頂部會出現一個橫幅,警告您來自網路的檔案可能包含病毒。若要開始編輯文件,請按一下 [啟用編輯]


若要跳過此步驟,您可以將 Dropbox 設定為信任的來源。方法如下:

  1. 打開控制面板。
  2. 按一下 [網路選項]。
  3. 選擇 [安全性] 分頁。
  4. 選擇 [信任的網站]。
  5. 按一下 [網站]。
  6. 在「將此網站新增至區域」中輸入下列網址:https://wopi.dropbox.com
Set Dropbox as a trusted source, step 1
Set Dropbox as a trusted source, step 2

有關 Dropbox 共同編輯的常見問題集

如何從 Office 桌面應用程式分享檔案?

如果您已登入 Dropbox,可以在 Office 桌面應用程式中按一下 [分享],然後選擇 [在網頁版中分享]。從這部分開始,分享 Microsoft Office 檔案的方式,就跟分享其他 Dropbox 檔案的方式相同。

 

 

您可以選擇將 Microsoft Office 檔案的存取權限設定為「可以編輯」或「可以瀏覽」,就算是透過連結分享也一樣可以設定。您還可以在檔案的連結設定中限制分享連結的存取權限,或停用之前建立的連結

如何查看檔案的版本紀錄?

如要在 Office 桌面應用程式中查看檔案的版本紀錄,請按一下您正在編輯的檔案名稱,然後按一下 [瀏覽版本歷程記錄]。

如何呈報錯誤?

若要向 Dropbox 回報有關共同編輯的問題,請寄電子郵件至 support@dropbox.com 或透過支援入口網站提出請求,並附上以下資訊:

  • 問題內容
  • 問題發生的方式與時間
  • 重現問題的方法
  • 如果可能的話,請附上問題的螢幕截圖或影片
  • 問題的嚴重性
  • 受問題影響的使用者數量
  • 受影響人員的電子郵件地址(如代為回報)
  • Microsoft Office 版本

 

您也應該向 Microsoft 回報共同編輯的相關問題。

 

方法如下:

  1. 開啟 Microsoft Office 應用程式。
  2. 按一下右上角的圖示。
  3. 選擇 [問題回報]
  4. 描述問題,並在內容中附上 #csppdropbox

 

誠摯也邀請您提出意見回饋、疑問與建議,好讓我們能提供更好的使用體驗。歡迎在我們的社群頁面上加入或建立有關 Dropbox Beta 版 Microsoft 共同撰寫功能的討論。

我是否需要特定的 Microsoft Office 365 授權,才能在桌面使用共同編輯功能?

您需要 Office 365 商務版授權,才能在桌面共同編輯檔案。您可以透過下列授權使用此功能:

  • 商務版:Microsoft 365 商務標準版、Microsoft 365 商務進階版和 Microsoft 365 Apps 商務版
  • 企業版:企業版 Office 365/Microsoft 365 E3 及 E5、Microsoft 365 Apps 企業版、企業版 Office 365/Microsoft 365 G3 及 G5

備註:永久使用權無法透過桌面進行共同編輯。

我怎麼知道自己使用的是否為 File Provider,以便透過 MacOS 使用共同編輯功能?

如要查看您使用的是否為 File Provider,請按照以下步驟操作:

  1. 在選單列中按一下 Dropbox 的圖示。
  2. 按一下右上角的個人相片或姓名縮寫。
  3. 選擇 [偏好設定]。
  4. 按一下左側邊欄中的 [同步]。

如果您的 Dropbox 資料夾位置為「/Library/CloudStorage」,代表您使用的是File Provider,只要從 Finder 直接打開檔案,即可開啟共同編輯工作階段。

 

進一步瞭解支援 File Provider 的 macOS 版 Dropbox。

我可以與使用不同裝置的人共同編輯嗎?

可以。共同編輯可以跨 Windows、MacOS、Android 和 iOS 裝置使用,就算每位共同編輯者使用的裝置不同也沒關係。

如果我啟用共同編輯功能,還能使用 Dropbox 協作圖示嗎?

不能。如果您啟用共同編輯功能,系統將不再支援 Dropbox 協作圖示。

我可以與工作團隊外部人員共同編輯檔案嗎?

您可以透過共同編輯功能與外部人員協作,但工作團隊以外的人員必須透過 Office Online 前往 dropbox.com 且必須要有 Dropbox 帳戶,才能存取共同編輯的檔案。

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