Teamaktivität in der Verwaltungskonsole ansehen

Im Admin-Dashboard finden Sie Informationen darüber, wie Ihr Team Dropbox verwendet, zum Beispiel wie viele Lizenzen Ihr Team nutzt. Sie können das Dashboard auch zum Einladen neuer Mitglieder, zum Genehmigen von Einladungen und zum Einsehen des Sicherheitsstatus Ihrer aktuellen Teammitglieder verwenden.

 

Erfahren Sie mehr über die Features des Admin-Dashboards.

Teamaktivität ansehen

Im Abschnitt Aktivität der Verwaltungskonsole können Sie detaillierte Informationen zur Aktivität Ihres Teams einsehen und auf dieser Aktivität basierende Berichte erstellen.

So sehen Sie die Aktivität Ihres Teams:

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Aktivität.
4. Filtern Sie die Ergebnisse, um die relevanten Aktivitäten zu sehen. Sie können nach Datum, Aktivitäten, Personen, Teilnehmern und Inhaltstyp filtern. 
   • Um Aktivitäten während eines bestimmten Zeitraums zu sehen, geben Sie unter Datum ein Anfangs- und ein Enddatum ein.
   • Klicken Sie auf Aktivitäten, um nach Aktivitäten zu filtern.
   • Um die aktuelle Aktivität eines bestimmten Teammitglieds oder mehrerer Teammitglieder anzuzeigen, klicken Sie auf „Personen“. Geben Sie dann den/die Namen ein.
   • Um Dateien, Ordner oder Paper-Dokumente zu durchsuchen, geben Sie im Feld neben Inhalte einen Suchbegriff ein.

Aktivitätsberichte erstellen und exportieren

So erstellen und exportieren Sie einen Aktivitätsbericht:

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Aktivität.
4. Verwenden Sie die Filter, um die Art der Daten und den Zeitraum für Ihren Export auszuwählen.
5. Klicken Sie rechts neben Ihren Filtern auf „Bericht erstellen“
6. Wählen Sie den Berichtstyp aus, den Sie erstellen möchten. 
7. Klicken Sie auf Generieren.

Der Bericht wird als CSV-Datei im Ordner Berichte für Dropbox Business gespeichert. Wenn der Bericht fertig ist, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

Was sehe ich in einem Aktivitätsbericht?

Jeder Eintrag im Aktivitätsbericht umfasst:

• Datum: Das genaue Datum, an dem eine Aktion ausgeführt wurde
• Nutzer: Den Namen des Nutzers, der die Aktion ausgeführt hat
• Aktivität: Einzelheiten des Ereignisses
• Inhalt: Der Dateityp 

Die Aktionen der Teammitglieder erscheinen in den Audit-Protokollen in der Regel innerhalb weniger Stunden, spätestens jedoch nach 24 Stunden.

Als Admin sehen Sie die folgenden Elemente in den Aktivitätsberichten Ihrer Teams:

• Apps
• Kommentare
• Geräte
• Domains
• Dateioperationen (nur Advanced und Enterprise)
• Dateianfragen
• Gruppen
• Anmeldungen
• Mitglieder
• Paper
• Passwörter
• Berichte
• Aktivitäten bei Senden und nachverfolgen*
• Freigabe
• Aktivitäten auf der Seite Signaturen†
• Einmaliges Anmelden (kurz SSO)
• Team-Ordner
• Teamregeln
• Teamprofil
• Zweistufige Überprüfung

*Diese Ereignisse sind nur in Verbindung einem Dropbox Business- oder Business Plus-Abo verfügbar.

†Diese Ereignisse sind nur in Verbindung mit einem zahlungspflichtigen Dropbox Sign-Abo oder Dropbox Standard, Advanced, Business oder Business Plus verfügbar. 

Als Team-Admin eines Dropbox Advanced- oder Enterprise-Kontos können Sie alle dateibezogenen Aktivitäten Ihres Teams sehen. Zu den Aktivitäten auf Dateiebene zählen das Hinzufügen, Bearbeiten, Verschieben und Löschen von Dateien.

Diese Ereignisse können bei der Fehlersuche und -behebung hilfreich sein, etwa bei versehentlich gelöschten Dateien, bei falsch abgelegten Dateien und Ordnern oder bei Datensicherheits-Audits.
 

Replay im Aktivitätsreport 

Der Bericht zeigt Admins jetzt auch Aktivitäten ihres Team in Replay, beispielsweise:

• Wenn sich ein Teammitglied zum ersten Mal bei Replay anmeldet oder sein Dropbox-Konto mit Replay verbindet
• Wenn ein Teammitglied eine Datei auf Replay hochlädt; der Bericht gibt auch an, wie die Datei heißt und wer sie hochgeladen hat
• Wenn ein Teammitglied eine Datei löscht; der Bericht gibt auch an, wie die Datei heißt und wer sie gelöscht hat
• Sämtliche Änderungen an Team-Richtlinien für Replay-Inhalte
• Wenn Links zu einer Datei in Replay erstellt oder geändert werden; der Bericht gibt an:
  • Zu welcher Datei der Link führt
  • Welches Teammitglied die Aktion ausgeführt hat
  • Ob das Link-Ziel mit Wasserzeichen versehen ist
  • Wer darauf zugreifen kann:
    • Alle: Alle, die den Link haben
    • Angemeldete Personen: Nur Personen, die angemeldet sind
    • Nur Team: Nur Mitglieder Ihres Teams
    • Team + genehmigt: Nur Mitglieder Ihres Teams sowie Personen, die eine besondere Berechtigung erhalten haben

Warum sehe ich „Dropbox“ in der Spalte „Name“?

In seltenen Fällen kommt es vor, dass Dropbox die Angebote in Ihrem Konto in Ihrem Namen aktualisiert. Einigen Admins wird „Dropbox“ in der Spalte „Mitglied“ möglicherweise aus den folgenden Gründen angezeigt:
 

Ein Teammitglied hat einen geschachtelten freigegebenen Ordner gelöscht

Wenn ein Teammitglied einen geschachtelten freigegebenen Ordner löscht, wird „Dropbox“ als Name der Person aufgeführt, die ihn gelöscht hat. Admins mit bestimmten Rollen können den Namen des entsprechenden Teammitglieds anzeigen. Dazu sind folgende Schritte erforderlich:

1. Klicken Sie auf Bericht erstellen.
2. Öffnen Sie den Bericht in Excel.
3. Die E-Mail-Adresse des Teammitglieds steht in der Spalte „Kontext“.
    

Sie haben den Dropbox-Support um Unterstützung bei einer Aufgabe gebeten

Dropbox hat Ihr Konto aktualisiert

Ihr Konto wird regelmäßig vom Dropbox-System aktualisiert, damit es stets mit neuen Dropbox-Produkten kompatibel ist. Diese Updates werden auf der Seite Aktivität als Aufgaben angezeigt, die „Dropbox“ zugeordnet sind. Zu diesen Aktionen zählen beispielsweise das Umbenennen oder Verschieben von Team-Ordnern und die Aktualisierung Ihres Dropbox-Teamkontos mit neuen Produkten. Vom Dropbox-System werden ohne Ihre Genehmigung keine sonstigen Aktionen in Ihrem Konto durchgeführt.