Teamaktivität in der Verwaltungskonsole ansehen

Im Dashboard der Verwaltungskonsole finden Sie Informationen darüber, wie Ihr Team Dropbox verwendet:

  • Aktive Mitglieder: Anzahl der Nutzer in Ihrem Team, die in den letzten 28 Tagen aktiv waren, d. h. Nutzer, die auf ein Konto zugegriffen, Dateien hinzugefügt, bearbeitet, angesehen oder für andere freigegeben haben
  • Speicherplatz: Gesamtheit des von Ihrem Team belegten Speicherplatzes
  • Erstellte Links: Anzahl der von Ihrem Team erstellten freigegebenen Links
  • Aktive freigegebene Ordner: Anzahl freigegebener Ordner mit mindestens zwei Nutzern, in denen in den letzten 28 Tagen eine Aktivität registriert wurde
  • Aktive Geräte: Anzahl der Computer und Mobilgeräte, auf denen Ihre Teammitglieder bei Dropbox angemeldet sind und die in den letzten 28 Tagen aktiv waren

Teamaktivität ansehen

So sehen Sie die Aktivität Ihres Teams:

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Aktivität.
  4. Filtern Sie die Ergebnisse, um die Aktivitäten zu sehen, an denen Sie interessiert sind. Sie können nach Datumsbereich, Personen, Inhalt oder Aktivitäten filtern.
    • Um nach Aktivitäten zu filtern, klicken Sie neben Aktivitäten auf Aktivität hinzufügen
    • Um Aktivitäten während eines bestimmten Zeitraums zu sehen, geben Sie neben Datumsbereich ein Anfangs- und ein Enddatum ein
    • Um die letzten Aktivitäten eines bestimmten Teammitglieds oder mehrerer Teammitglieder zu sehen, klicken Sie auf Nutzer und geben Sie dann den bzw. die Namen ein
    • Um Dateien, Ordner, Paper-Dokumente oder Showcases zu durchsuchen, geben Sie im Feld neben Inhalte einen Suchbegriff ein

Hinweise zur Teamaktivität:

  • Die Nutzungsdaten reichen bis Anfang August 2014 bzw. bis zu dem Datum zurück, an dem Ihr Team mit der Dropbox-Verwendung begonnen hat
  • Möglicherweise wird die Nachricht „In Bearbeitung“ angezeigt, wenn Sie Daten aufrufen möchten, die noch bearbeitet werden
  • Wenn Ihr Dropbox Business-Team neu ist, sind Ihre Diagramme leer, da es noch keine Daten gibt, die angezeigt werden können
  • Wenn Sie sich die Aktivitäten Ihres Teams genauer ansehen möchten, können Sie die Freigabeaktivitäten Ihres Teams abrufen

Aktivitätsberichte erstellen und exportieren

So erstellen und exportieren Sie einen Aktivitätsbericht:

  1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf den Tab Aktivität.
  4. Verwenden Sie die Filter, um die Art der Daten und den Zeitraum für Ihren Export auszuwählen.
  5. Klicken Sie auf Bericht erstellen.

Der Bericht wird als CSV-Datei im Ordner Berichte für Dropbox Business gespeichert. Wenn der Bericht fertig ist, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

Was sehe ich in einem Aktivitätsbericht?

Jeder Eintrag im Aktivitätsbericht umfasst:

  • Datum und Uhrzeit: Das Datum und die genaue Uhrzeit, zu denen eine Aktion ausgeführt wurde
  • Nutzer: Den Namen des Nutzers, der die Aktion ausgeführt hat
  • Aktivität: Einzelheiten des Ereignisses
  • Standort: Den Standort, an dem die Aktion ausgeführt wurde, und die IP-Adresse des verwendeten Computers

Die Aktionen der Teammitglieder erscheinen in den Audit-Protokollen in der Regel innerhalb weniger Stunden, spätestens jedoch nach 24 Stunden.

Als Admin sehen Sie die folgenden Elemente in den Aktivitätsberichten Ihrer Teams:

  • Apps
  • Kommentare
  • Geräte
  • Domains
  • Dateioperationen (nur Advanced und Enterprise)
  • Dateianfragen
  • Gruppen
  • Anmeldungen
  • Nutzer
  • Paper
  • Kennwörter
  • Berichte
  • Freigabe
  • Einmaliges Anmelden (SSO)
  • Team-Ordner
  • Teamregeln
  • Teamprofil
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung

Wenn Sie Team-Admin eines Dropbox Business Advanced-Abos oder Enterprise-Abos sind, können Sie alle Dateiaktionen abrufen, die Ihr Team ausgeführt hat. Zu den Aktivitäten auf Dateiebene zählen das Hinzufügen, Bearbeiten, Verschieben und Löschen von Dateien. Diese Ereignisse können bei der Fehlersuche und -behebung hilfreich sein, etwa bei versehentlich gelöschten Dateien, bei falsch abgelegten Dateien und Ordnern oder bei Datensicherheits-Audits.

Teamaktivitäten von der Aktivitätsseite aus verwalten

Wenn Sie Team-Admin sind, können Sie auf der Aktivitätsseite unter anderem die folgenden Dinge tun.

So löschen Sie auf der Aktivitätsseite in der Verwaltungskonsole einen freigegebenen Link, der von einem Teammitglied erstellt wurde:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Aktivität.
  4. Klicken Sie auf Aktivität hinzufügen und filtern Sie dann nach einer der folgenden Aktivitäten, um die freigegebenen Links Ihres Teams zu finden.
    • Freigegebenen Link erstellt
    • Freigegebenen Link geöffnet
    • Datei/Ordner über freigegebenen Link heruntergeladen
  5. Klicken Sie neben dem freigegebenen Link, den Sie löschen möchten, auf die Auslassungspunkte (…).
  6. Klicken Sie auf Link löschen.

Weitere Informationen zur Verwaltung der freigegebenen Links Ihres Dropbox Business-Teams

So setzen Sie auf der Aktivitätsseite in der Verwaltungskonsole das Kennwort eines Teammitglieds zurück:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Aktivität.
  4. Klicken Sie auf Aktivität hinzufügen und filtern Sie dann nach der Aktivität Konnte sich nicht anmelden.
  5. Klicken Sie neben dem Nutzer, dessen Kennwort Sie zurücksetzen möchten, auf die Auslassungspunkte (...).
  6. Klicken Sie auf Dropbox-Kennwort zurücksetzen.

So beenden Sie auf der Aktivitätsseite in der Verwaltungskonsole alle Websitzungen Ihres Teams:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Aktivität.
  4. Klicken Sie auf Aktivität hinzufügen und filtern Sie dann nach der Aktivität IP-Adresse für die aktive Websitzung geändert.
  5. Klicken Sie neben der Websitzung, die Sie beenden möchten, auf die Auslassungspunkte (…).
  6. Klicken Sie auf Dropbox-Kennwort zurücksetzen.
  7. Klicken Sie auf Alle Websitzungen beenden.

So heben Sie auf der Aktivitätsseite in der Verwaltungskonsole eine App-Verknüpfung für Ihr Team oder einzelne Teammitglieder auf:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Aktivität.
  4. Klicken Sie auf Aktivität hinzufügen und filtern Sie dann nach der Aktivität App für Team verknüpft oder App für Nutzer verknüpft.
  5. Klicken Sie neben der App, deren Verknüpfung Sie aufheben möchten, auf die Auslassungspunkte (…).
  6. Klicken Sie auf App trennen.

So stellen Sie auf der Aktivitätsseite in der Verwaltungskonsole eine Datei oder einen Ordner wieder her:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Aktivität.
  4. Klicken Sie auf Aktivität hinzufügen und filtern Sie dann nach der Aktivität Dateien und/oder Ordner gelöscht.
  5. Tippen Sie neben der Datei oder dem Ordner, die bzw. den Sie wiederherstellen möchten, auf die Auslassungspunkte (…).
  6. Klicken Sie auf Element wiederherstellen.

Hinweis: Wenn Sie einen Ordner löschen, werden dadurch auch alle Dateien gelöscht, die darin gespeichert sind. Die Aktivitätsseite enthält aber nicht die Namen der einzelnen gelöschten Dateien, sondern nur den Namen des Ordners. Wenn Sie eine Datei suchen, die sich in einem gelöschten Ordner befand, suchen Sie nach dem Ordnerpfad. Beispiel: /Marketing/2016/03/01/Project_1.docx.

So heben Sie auf der Aktivitätsseite in der Verwaltungskonsole eine Geräteverknüpfung auf und löschen alle Dateien:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Aktivität.
  4. Klicken Sie auf Aktivität hinzufügen und filtern Sie dann nach der Aktivität Gerät verknüpft.
  5. Klicken Sie neben dem Gerät, dessen Verknüpfung Sie aufheben möchten, auf die Auslassungspunkte (…).
  6. Klicken Sie auf Verknüpfung aufheben und alle Dateien löschen.

Warum wird „Dropbox-Support“ oder „Dropbox-System“ auf der Aktivitätsseite aufgeführt?

In seltenen Fällen kommt es vor, dass Dropbox Ihr Konto in Ihrem Namen aktualisiert. Administratoren von Dropbox Business sehen diese Einträge in der Verwaltungskonsole auf der Seite Aktivität. Die Einträge sehen so aus:

  • Dropbox-Support – Möglicherweise haben Sie mit dem Dropbox-Support Kontakt aufgenommen. Die Aktionen des Support-Teams werden auf der Seite Aktivität dem „Dropbox-Support“ zugeordnet. Zu diesen Aktionen zählen etwa das Einladen und Entfernen von Teammitgliedern oder das Einladen der ersten Administratoren für Ihr Team. Der Dropbox-Support führt in Ihrem Konto jedoch nur dann Aktionen durch, wenn er durch Sie dazu beauftragt wurde.
  • Dropbox-System – In seltenen Fällen muss das Dropbox-System Ihr Konto aktualisieren, damit es mit neuen Dropbox-Produkten kompatibel ist. Diese Aktionen werden auf der Seite Aktivität dem „Dropbox-System“ zugeordnet. Zu diesen Aktionen zählen etwa das Umbenennen oder Verschieben von Team-Ordnern oder die Aktualisierung Ihres Dropbox Business-Kontos für neue Produkte. Das „Dropbox-System“ führt daneben keinerlei weitere Aktionen in Ihrem Konto durch, es sei denn, diese wurden von Ihnen in Auftrag gegeben.
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