Teamaktivitäten im Dropbox-Aktivitätsprotokoll sehen

Im Dashboard der Verwaltungskonsole finden Sie Informationen darüber, wie Ihr Team Dropbox verwendet:

• Aktive Mitglieder: Anzahl der Nutzer in Ihrem Team, die in den letzten 28 Tagen aktiv waren, d. h. Nutzer, die auf ein Konto zugegriffen, Dateien hinzugefügt, bearbeitet, angesehen oder für andere freigegeben haben
• Speicherplatz: Gesamtheit des von Ihrem Team belegten Speicherplatzes
• Erstellte Links: Anzahl der von Ihrem Team erstellten freigegebenen Links
• Aktive freigegebene Ordner: Anzahl freigegebener Ordner mit mindestens zwei Nutzern, in denen in den letzten 28 Tagen eine Aktivität registriert wurde
• Aktive Geräte: Anzahl der Computer und Mobilgeräte, auf denen Ihre Teammitglieder bei Dropbox angemeldet sind und die in den letzten 28 Tagen aktiv waren

Teamaktivität abrufen

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Dashboard.
4. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs über dem Diagramm, um den Datentyp und den gewünschten Zeitraum auszuwählen (letzte Woche, letzten Monat oder die letzten sechs Monate).

Sie können den Cursor über eine farbige Linie oder einen Bereich des Diagramms bewegen, um die Statistiken für einen bestimmten Zeitraum abzurufen.

Hinweise zur Teamaktivität:

• Die Nutzungsdaten reichen bis Anfang August 2014 bzw. bis zu dem Datum zurück, an dem Ihr Team mit der Dropbox-Verwendung begonnen hat
• Möglicherweise wird die Nachricht „In Bearbeitung“ angezeigt, wenn Sie Daten aufrufen möchten, die noch bearbeitet werden
• Wenn Ihr Dropbox Business-Team neu ist, sind Ihre Diagramme leer, da es noch keine Daten gibt, die angezeigt werden können
• Wenn Sie sich die Aktivitäten Ihres Teams genauer ansehen möchten, können Sie die Freigabeaktivitäten Ihres Teams abrufen

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Einen Bericht aus dem Aktivitätsprotokoll erstellen

Team-Administratoren können Berichte aus dem Aktivitätsprotokoll für ihr Team erstellen.

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf den Tab Aktivität.
4. Geben Sie die Kriterien an, nach denen Sie die Ergebnisse filtern möchten. Dies sind die Filteroptionen:
   • Nach Aktivität: Klicken Sie auf Aktivität hinzufügen, um die Ergebnisse nach der Aktivität zu filtern
   • Nach Zeitraum: Geben Sie im Feld Datum einen bestimmten Zeitraum ein, um die Aktivitäten aus dieser Zeit abzurufen
   • Nach Nutzer: Um die letzten Aktivitäten bestimmter Teammitglieder abzurufen, klicken Sie auf Nutzer und geben Sie dann den Namen des Nutzers ein
   • Nach Inhalt: Verwenden Sie Suchbegriffe, um Dateien, Ordner, Paper-Dokumente und Showcases zu durchsuchen
5. Klicken Sie auf Bericht erstellen.

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Was sehe ich in einem Aktivitätsprotokoll?

Jeder Eintrag im Aktivitätsprotokoll umfasst:

• Datum und Uhrzeit: Das Datum und die genaue Uhrzeit, zu denen eine Aktion ausgeführt wurde
• Nutzer: Den Namen des Nutzers, der die Aktion ausgeführt hat
• Aktivität: Einzelheiten des Ereignisses
• Standort: Den Standort, an dem die Aktion ausgeführt wurde, und die IP-Adresse des verwendeten Computers

Die Aktionen der Teammitglieder erscheinen in den Audit-Protokollen in der Regel innerhalb weniger Stunden, spätestens jedoch nach 24 Stunden.

Als Administrator sehen Sie die folgenden Ereignisse in den Aktivitätsprotokollen Ihrer Teams:

• Freigaben: Alle freigabebezogenen Aktionen, z. B. das Versenden eines Links zu einer Datei, der Beitritt zu einem Ordner oder die Freigabe von teameigenen Inhalten
• Kennwörter: Ein Teammitglied ändert sein Kennwort oder die Einstellungen für die zweistufige Überprüfung
• Gruppen: Ein Administrator erstellt eine Gruppe oder ändert die Mitgliedereinstellungen einer Gruppe
• Mitgliedschaft: Ein Nutzer tritt dem Team bei oder wird daraus entfernt
• Anmeldevorgänge: Ein Teammitglied meldet sich bei dropbox.com an. Auch fehlgeschlagene Anmeldeversuche eines Teammitglieds werden aufgezeichnet.
• Admin-Aktionen: Sie oder ein anderer Administrator ändern die Einstellungen in der Verwaltungskonsole, wie etwa die Berechtigungen für freigegebene Ordner
• Apps: Ein Teammitglied verknüpft eine Drittanbieter-App mit seinem Dropbox-Konto
• Geräte: Ein Teammitglied verknüpft einen Computer oder ein Mobilgerät mit seinem Dropbox-Konto
• Paper: Alle Aktionen in Paper, z. B. die Freigabe von Paper-Dokumenten des Teams und teamweite Paper-Einstellungen.

Wenn Sie Team-Administrator eines Dropbox Business Advanced-Abos oder Enterprise-Abos sind, können Sie alle Dateiaktionen abrufen, die Ihr Team ausgeführt hat. Zu den Aktivitäten auf Dateiebene zählen das Hinzufügen, Bearbeiten, Verschieben und Löschen von Dateien. Diese Ereignisse können bei der Fehlersuche und -behebung hilfreich sein, etwa bei versehentlich gelöschten Dateien, bei falsch abgelegten Dateien und Ordnern oder bei Datensicherheits-Audits.

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Das Aktivitätsprotokoll exportieren

Sie können die gefilterten Ergebnisse exportieren. Dazu gibt es verschiedene Methoden:

• Kopieren und fügen Sie die gefilterten Ergebnisse in Excel ein
• Senden Sie die URL der gefilterten Ergebnisse an einen anderen Admin
• Klicken Sie auf eine bestimmte Aktivität und fügen Sie sie zur späteren Verwendung als Filter hinzu

Hinweis: Die gefilterten Ergebnisse werden in Ihrem Browser nicht gekürzt, d. h. durch Scrollen nach unten im Browser sehen Sie ältere Aktivitäten.

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Gelöschte Dateien mithilfe des Aktivitätsprotokolls finden

Diese beiden Infos sind für die Suche nach gelöschten Dateien von Bedeutung:

• Der Dateiname
• Der Ordner, in dem die Datei gespeichert war

Wurde eine einzelne Datei gelöscht, können Sie einfach nach dem Dateinamen suchen. Haben Sie das schon vergeblich versucht, wurde vielleicht der Ordner gelöscht, in dem die Datei gespeichert war.

Wenn Sie einen Ordner löschen, werden dadurch auch alle Dateien gelöscht, die darin gespeichert sind. Die Aktivitätsprotokolle enthalten aber nicht die Namen der einzelnen Dateien, sondern nur den Namen des gelöschten Ordners.

Um eine Datei aus einem gelöschten Ordner zu finden, suchen Sie im Aktivitätsprotokoll nach dem entsprechenden Ordnerpfad. Beispiel: /Marketing/2016/03/01/Projekt_1.docx.

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Warum wird „Dropbox-Support“ oder „Dropbox-System“ auf der Seite „Aktivität“ aufgeführt?

In seltenen Fällen kommt es vor, dass Dropbox Ihr Konto in Ihrem Namen aktualisiert. Administratoren von Dropbox Business sehen diese Einträge in der Verwaltungskonsole auf der Seite Aktivität. Die Einträge sehen folgendermaßen aus:

• Dropbox-Support – Möglicherweise haben Sie mit dem Dropbox-Support Kontakt aufgenommen. Die Aktionen des Support-Teams werden auf der Seite Aktivität dem „Dropbox-Support“ zugeordnet. Zu diesen Aktionen zählen etwa das Einladen und Entfernen von Teammitgliedern oder das Einladen der ersten Administratoren für Ihr Team. Der Dropbox-Support führt in Ihrem Konto jedoch nur dann Aktionen durch, wenn er durch Sie dazu beauftragt wurde.
• Dropbox-System – In seltenen Fällen muss das Dropbox-System Ihr Konto aktualisieren, damit es mit neuen Dropbox-Produkten kompatibel ist. Diese Aktionen werden auf der Seite Aktivität dem „Dropbox-System“ zugeordnet. Zu diesen Aktionen zählen etwa das Umbenennen oder Verschieben von Team-Ordnern oder die Aktualisierung Ihres Dropbox Business-Kontos für neue Produkte. Das „Dropbox-System“ führt daneben keinerlei weitere Aktionen in Ihrem Konto durch, es sei denn, diese wurden von Ihnen in Auftrag gegeben.

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