Dropbox Replay für Ihr Team verwalten

Admins haben Zugriff auf alle Dropbox Replay-Dateien und -Projekte im Teambereich. Über die Admin-Tools können Admins Eigentumsrechte ansehen, ändern oder neu zuweisen, Passwörter permanent löschen oder ändern und Mitglieder zu Replay-Dateien und -Projekten hinzufügen und bearbeiten. Wenn ein Teammitglied das Team verlässt, können Admins das Eigentumsrecht an den von diesem Teammitglied geteilten Dateien und Projekten übernehmen, damit der Workflow nicht unterbrochen wird.

• Projekte umbenennen
• Eigentumsrecht an Dateien oder Projekten von Teammitgliedern oder ehemaligen Teammitgliedern übernehmen
• Dateien endgültig löschen
• Freigabeeinstellungen auf Ihrer Linkseite oder in der Datei selbst ändern
• Passwörter für Freigabelinks ändern
• Externen Zugriff auf Dateien und Ordner verwalten
• Teilen außerhalb Ihres Team zulassen oder beschränken
   

Eine Datei oder ein Projekt umbenennen

So benennen Sie eine Datei oder ein Projekt um:

1. Melden Sie sich bei replay.dropbox.com an.
2. Klicken Sie oben auf Administrator.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Miniaturansicht der Datei oder die Zeile des Projekts, die bzw. das Sie umbenennen möchten.
4. Klicken Sie rechts oben auf die Auslassungspunkte (…).
5. Wählen Sie im eingeblendeten Menü die Option Umbenennen aus.
6. Geben Sie den neuen Datei- bzw. Projektnamen ein.
7. Klicken Sie auf Umbenennen.

Zugriff auf ein Dropbox Replay-Projekt bearbeiten

So fügen Sie jemanden zu einem Projekt hinzu:

1. Melden Sie sich bei replay.dropbox.com an.
2. Klicken Sie oben auf Administrator.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Miniaturansicht oder die Zeile des Projekts, dem Sie eine Person hinzufügen möchten.
4. Klicken Sie rechts oben auf die Auslassungspunkte (…).
5. Wählen Sie im Menü die Option Personen hinzufügen aus.
6. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie hinzufügen möchten.
7. Wenn Sie mögen, können Sie eine Nachricht hinzufügen.
8. Wählen Sie Kann bearbeiten oder Kann kommentieren aus, je nachdem, welche Berechtigungen Sie gewähren möchten.
9. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Die von Ihnen hinzugefügten Personen werden daraufhin per E-Mail eingeladen, Ihr Projekt zu öffnen. Wenn Sie ein Projekt gemeinsam mit anderen Personen in Echtzeit bearbeiten möchten, starten Sie stattdessen eine Live-Review-Sitzung.


Erfahren Sie, wie Sie Live-Review in Dropbox Replay verwenden.

 

So verwalten Sie den Zugriff auf ein Projekt:

1. Melden Sie sich bei replay.dropbox.com an.
2. Klicken Sie oben auf Administrator.
3. Klicken Sie auf das Projekt, für das Sie den Zugriff verwalten möchten.
4. Klicken Sie am unteren Rand der Projekt-Miniaturansicht auf ein Profilbild bzw. die Initialen der Person.
5. Klicken Sie auf den Drop-down-Pfeil neben dem Namen der Person, deren Zugriff Sie verwalten möchten.
6. Wählen Sie Kann bearbeiten, Kann kommentieren oder Entfernen aus.
   

Externe Freigabe von Links in Replay verwalten

Admins können die externe Freigabe in Replay durch sein Team über die Verwaltungskonsole einschränken. Dadurch lassen sich die Möglichkeiten der Mitglieder zur Link- und Dateifreigabe zentral steuern:
 

Jeder: Alle, die den Link haben 

Team + genehmigt: Das Team und eine Liste mit genehmigten Nutzern

Nur Team: Nur Teammitglieder

So ändern Sie die Freigabeeinstellungen für ein Team:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
4. Klicken Sie auf Replay.
5. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben Links außerhalb Ihres Teams teilen.
   • Wählen Sie Ein (Jeder), Ein (Team + genehmigt) oder Aus (nur Team).
      

Externen Zugriff auf Projekte in Replay verwalten

Admins können über in der Verwaltungskonsole festlegen, ob Teammitglieder Personen von außerhalb des Team zu Projekten hinzufügen dürfen.

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
4. Klicken Sie auf Replay.
5. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben Teamfremde Personen hinzufügen.
   • Wählen Sie Ein (Jeder), Ein (Team + genehmigt) oder Aus (nur Team).
      

Eigentumsrechte an Dateien und Projekten verwalten

Admins können das Eigentumsrecht an einer geteilten Datei oder einem geteilten Projekt verwalten, um Verzögerungen im Workflow zu vermeiden. 
 

Sobald ein Admin das Eigentumsrecht an einem Projekt übernommen oder neu zugewiesen hat, kann er alle Aktionen ausführen, die einem Eigentümer vorbehalten sind. Dazu zählen: 

• Passwort bearbeiten, löschen oder hinzufügen
• Downloads aktivieren oder deaktivieren 
• Dateien archivieren 
• Kommentare klären 
• Kommentare anheften oder markieren
• Fristen festlegen
• Berechtigungen zur Freigabe außerhalb des Teams verwalten

Eigentumsrecht an einer Datei oder einem Projekt übernehmen

So übernehmen Sie selbst das Eigentumsrecht:

1. Melden Sie sich bei replay.dropbox.com an.
2. Klicken Sie oben auf Administrator.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Miniaturansicht der Datei oder die Zeile des Projekts, an der bzw. dem Sie das Eigentumsrecht übernehmen möchten.
4. Klicken Sie rechts oben auf die Auslassungspunkte (…).
5. Wählen Sie Personen verwalten aus.
6. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben Eigentümer.
7. Klicken Sie auf Eigentumsrecht übernehmen.
8. Klicken Sie neben dem Mitglied, von dem Sie das Eigentumsrecht übernommen haben, auf das Drop-down-Menü und wählen Sie Kann bearbeiten aus.
9. Wählen Sie Kann bearbeiten, Kann kommentieren oder Entfernen aus, je nachdem, welche Zugriffsrechte Sie gewähren möchten.

Eigentumsrecht an einer Datei neu zuweisen

So weisen Sie das Eigentumsrecht an einer Datei neu zu:

1. Melden Sie sich bei replay.dropbox.com an.    
2. Klicken Sie oben auf Administrator.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Miniaturansicht der Datei oder über die Zeile der Datei, für die Sie das Eigentumsrecht neu zuweisen möchten.
4. Klicken Sie rechts oben auf Auslassungspunkte (…). 
5. Wählen Sie Eigentumsrecht übertragen aus.
6. Klicken Sie neben dem Namen des aktuellen Eigentümers auf die Drop-down-Liste.
7. Wählen Sie die Person aus, auf die Sie das Eigentumsrecht übertragen möchten.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Eigentumsrecht an einem Projekt ändern

So ändern Sie das Eigentumsrecht an der Datei oder dem Projekt eines Teammitglieds:

1. Melden Sie sich bei replay.dropbox.com an.
2. Klicken Sie oben auf Administrator.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Miniaturansicht oder die Zeile des Projekts, an dem Sie das Eigentumsrecht übernehmen möchten.
4. Klicken Sie rechts oben auf die Auslassungspunkte (…).
5. Wählen Sie Eigentümer ändern.
6. Klicken Sie neben dem Namen des aktuellen Eigentümers auf die Drop-down-Liste.
7. Wählen Sie den Namen des Teammitglieds aus, auf das Sie das Eigentumsrecht übertragen möchten.
8. Klicken Sie auf Speichern. 

Kommentare zu einer Replay-Datei hinterlassen, die nur für Bearbeitende bestimmt sind

Wenn der Ersteller des Projekts das Replay-Add-on gebucht hat, können Sie jetzt Kommentare zu einer Replay-Projektdatei hinterlassen, die nur für Bearbeitende bestimmt sind. Nur der Projekteigentümer sowie Personen, die diesem bestimmten Projekt als Bearbeitende hinzugefügt wurden, können Bearbeiter-Kommentare hinterlassen und sehen.

 

Dadurch können Teams in Dropbox Replay Projekte überprüfen und besprechen, ohne dass dieser Austausch für Kunden oder andere Parteien sichtbar ist. Erfahren Sie, wie Sie in Replay Kommentare hinterlassen, die nur für Bearbeitende bestimmt sind.

Den Admin einer Datei oder eines Projekts anzeigen

So zeigen Sie den Team-Admin einer Datei oder eines Projekts an:

1. Melden Sie sich bei replay.dropbox.com an.
2. Klicken Sie am unteren Rand der Projekt-Miniaturansicht auf ein Profilbild bzw. die Initialen der Person.
3. Scrollen Sie in der Liste der Teammitglieder nach unten, um die Person mit dem Vermerk Admin neben ihrem Namen zu finden.

Aktivitäten in Replay überwachen

Über die Verwaltungskonsole kann der Admin die folgenden Mitgliedsaktivitäten in Replay einsehen:

• Bei Replay anmelden oder abmelden
• Replay mit Konten verknüpfen
• Dateien hinzufügen oder löschen
• Freigabelinks erstellen oder ändern
• Personen zu Projekten hinzufügen oder daraus entfernen
  
  

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie in der Verwaltungskonsole auf Teamaktivitäten zugreifen können.

Ein Team auflösen

Wenn Sie Ihr Team auflösen, werden alle Konten der Teammitglieder zu Dropbox-Einzelkonten. Das Eigentumsrecht an Teamprojekten wird auf den Admin übertragen. Dies gilt auch für Replay-Inhalte. Teammitglieder können weiterhin auf alle Replay-Projekte zugreifen, auf die sie zuvor über ihr Einzelkonto Zugriff hatten. Sie verlieren jedoch den Zugriff auf alle Dateien, die sich nicht in einem Projekt befinden.

Erfahren Sie darüber, wie ein Team aufgelöst wird.