Come gestire Dropbox Replay per il team
Dropbox Replay è disponibile per tutti gli utenti Dropbox. Il componente aggiuntivo Dropbox Replay è una funzionalità a pagamento disponibile per clienti Dropbox Plus, Essentials, Professional, Standard, Business, Advanced, Business Plus ed Enterprise.
Nota. Gli amministratori possono assumere la proprietà di qualsiasi file aggiunto a un progetto del team di Replay che sia di proprietà del loro team. Non possono assumere la proprietà dei file all’interno della pagina Home di un membro del team che non siano stati aggiunti a un progetto.
Impostazioni di Dropbox Replay nella console amministratore
- Aprire qualunque file in un progetto condiviso creato da un membro di team Dropbox
Nota. I membri del team devono essere utenti autorizzati nel tuo account di team Dropbox. Se c’è qualcuno che collabora con il tuo team, ma lo fa tramite il proprio account e non come utente autorizzato, i controlli amministrativi non si applicheranno, a meno che i file dell’utente in questione non vengano inseriti in uno dei progetti del tuo team.
- Rinominare i progetti
- Assumere la proprietà di file e progetti dei membri del team attuali o passati
- Eliminare definitivamente file
- Modificare le impostazioni di condivisione dalla pagina Link o direttamente dal file
- Modificare le password dei link condivisi
- Gestire l’accesso esterno a file e cartelle
- Consentire o limitare la condivisione al di fuori del team
Come rinominare un file o un progetto
Per rinominare un file o un progetto:
- Accedi a replay.dropbox.com.
- Fai clic su Amministratore in alto.
- Passa con il cursore del mouse sulla miniatura o sulla riga del progetto che vuoi rinominare.
- Fai clic su “...” (puntini di sospensione) in alto a destra.
- Fai clic su Rinomina nel menu visualizzato.
- Digita il nuovo nome del progetto.
- Fai clic su Rinomina.
Come modificare l’accesso a un progetto Dropbox Replay
Per aggiungere una persona a un progetto:
- Accedi a replay.dropbox.com.
- Fai clic su Amministratore in alto.
- Passa il puntatore del mouse sulla miniatura o sulla riga del progetto a cui vuoi aggiungere persone.
- Fai clic su “...” (puntini di sospensione) in alto a destra.
- Seleziona Aggiungi persone dal menu.
- Inserisci gli indirizzi email delle persone che vuoi aggiungere.
- Se vuoi, aggiungi un messaggio.
- Scegli Modifica o Aggiunta commenti, a seconda delle autorizzazioni che vuoi concedere.
- Fai clic su Aggiungi.
Le persone che aggiungi riceveranno tramite email un invito ad aprire il progetto. Se desideri collaborare a un progetto in tempo reale, avvia una sessione di revisione in tempo reale.
Scopri come usare la revisione in tempo reale in Dropbox Replay.
Per gestire l’accesso a un progetto:
- Accedi a replay.dropbox.com.
- Fai clic su Amministratore in alto.
- Fai clic sul progetto di cui vuoi gestire l’accesso.
- Fai clic sull’avatar (immagine del profilo o iniziali) nella parte inferiore della miniatura del progetto.
- Fai clic sul menu a discesa accanto al nome della persona per cui vuoi gestire l’accesso.
- Seleziona Può modificare, Può visualizzare o Rimuovi.
Note:
- Gli utenti aggiunti a un progetto hanno la possibilità di modificare l’intero progetto e tutto ciò che contiene.
- Puoi aggiungere un utente al progetto solo tramite email.
Come gestire la condivisione esterna di link in Replay
Gli amministratori possono utilizzare la Console amministratore per limitare la condivisione esterna in Replay da parte del team. Ciò consente loro di controllare centralmente se i membri possono condividere link e file con:
Chiunque: chiunque disponga del link
Team + persone approvate: il team e un elenco di utenti approvati
Solo team: solo i membri del team
Nota. Queste impostazioni sovrascriveranno qualsiasi restrizione sui link impostata dai singoli membri del team.
Per modificare le impostazioni di condivisione del team:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore.
- Fai clic su Impostazioni nella barra laterale di sinistra.
- Fai clic su Replay.
- Fai clic sul menu a discesa accanto a Condivisione dei link al di fuori del team.
- Scegli Attiva (Chiunque), Attiva (Team + persone approvate) o Disattivata (Solo team).
- Scegli Attiva (Chiunque), Attiva (Team + persone approvate) o Disattivata (Solo team).
Come gestire l’accesso esterno ai progetti in Replay
Gli amministratori possono usare le impostazioni della Console amministratore per stabilire se i membri del team possono aggiungere persone esterne al team ai progetti.
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore.
- Fai clic su Impostazioni nella barra laterale di sinistra.
- Fai clic su Replay.
- Fai clic sul menu a discesa accanto ad Aggiungere persone esterne al team.
- Scegli Attiva (Chiunque), Attiva (Team + persone approvate) o Disattivata (Solo team).
- Scegli Attiva (Chiunque), Attiva (Team + persone approvate) o Disattivata (Solo team).
Come gestire la proprietà di file e progetti
Gli amministratori possono modificare la proprietà di file e progetti condivisi per evitare stalli nel flusso di lavoro.
Quando un amministratore rileva o riassegna la proprietà di un file o di un progetto, può eseguire tutte le azioni attribuibili a un proprietario, tra cui:
- Modificare, eliminare o aggiungere password
- Attivare o disattivare i download
- Archiviare file
- Risolvere commenti
- Appuntare o etichettare i commenti
- Imposta scadenze
- Gestire le autorizzazioni di condivisione all’esterno del team
Come assumere la proprietà di un file o progetto
Per assumere la proprietà di un file o progetto:
- Accedi a replay.dropbox.com.
- Fai clic su Amministratore in alto.
- Passa con il cursore del mouse sulla miniatura o sulla riga del progetto di cui vuoi assumere la proprietà.
- Fai clic su “...” (puntini di sospensione) in alto a destra.
- Seleziona Gestisci persone.
- Fai clic sul menu a discesa accanto a Proprietario.
- Fai clic su Assumi la proprietà.
- Fai clic sul menu a discesa Può modificare accanto al precedente proprietario.
- Scegli Può modificare, Può visualizzare o Rimuovi a seconda delle autorizzazioni che vuoi concedere.
Come riassegnare la proprietà di un file
Per riassegnare la proprietà di un file:
- Accedi a replay.dropbox.com.
- Fai clic su Amministratore in alto.
- Passa con il cursore del mouse sulla miniatura o sulla riga del file di cui vuoi riassegnare la proprietà.
- Fai clic su “...” (puntini di sospensione) in alto a destra.
- Seleziona Trasferisci proprietà.
- Fai clic sul menu a discesa accanto all’attuale proprietario.
- Seleziona la persona a cui desideri trasferire la proprietà.
- Fai clic su Salva.
Come modificare la proprietà di un progetto
Per modificare la proprietà del file o progetto di un membro del team:
- Accedi a replay.dropbox.com.
- Fai clic su Amministratore in alto.
- Passa con il cursore del mouse sulla miniatura o sulla riga del progetto di cui vuoi assumere la proprietà.
- Fai clic su “...” (puntini di sospensione) in alto a destra.
- Seleziona Cambia proprietà.
- Fai clic sul menu a discesa con il nome del proprietario.
- Seleziona il nome del membro del team a cui vorresti assegnare la proprietà.
- Fai clic su Salva.
Come aggiungere commenti riservati agli editor a un file Replay
Ora puoi aggiungere commenti riservati agli editor a un file di progetto Replay se la persona che ha creato il progetto ha il componente aggiuntivo Replay. I commenti riservati agli editor possono essere aggiunti e visualizzati solo dal proprietario del progetto o da persone che vengono aggiunte a quel progetto specifico come editor.
Ciò consente ai team Dropbox Replay di rivedere e commentare il progetto senza che le conversazioni siano visibili ai clienti o ad altre parti interessate. Scopri di più sull’aggiunta di commenti riservati agli editor a progetti Replay.
Note:
- I commenti riservati agli editor hanno un’icona a forma di lucchetto in basso a destra e un colore di sfondo diverso per distinguerli dai commenti pubblici.
- I commenti riservati agli editor possono essere aggiunti solo ai progetti creati con il componente aggiuntivo Replay, ma gli editor non hanno bisogno del componente aggiuntivo per lasciare o rivedere commenti riservati agli editor.
Come visualizzare l’amministratore di un file o progetto
Per visualizzare chi è l’amministratore di un file o di un progetto:
- Accedi a replay.dropbox.com.
- Fai clic sull’avatar (immagine del profilo o iniziali) nella parte inferiore della miniatura del progetto.
- Scorri l’elenco dei membri del team per trovare la persona con Amministratore accanto al nome.
Come monitorare le attività su Replay
Gli amministratori possono utilizzare la Console amministratore per visualizzare le seguenti attività dei membri su Replay:
- Accessi e uscite da Replay
- Collegamento di Replay al proprio account
- Aggiunta o eliminazione di file
- Creazione o modifica di link condivisi
- Aggiunta o rimozione di persone dal progetto
Scopri di più su come accedere all’attività del team nella Console amministratore.
Sciogliere un team
Se decidi di sciogliere un team, tutti gli account dei membri diventano account Dropbox personali. La proprietà dei progetti del team passa all’amministratore, compresa quella dei contenuti di Replay. I membri del team potranno comunque accedere a qualsiasi progetto Replay a cui avessero accesso in precedenza dal proprio account personale. Tuttavia, non potranno più accedere ai file che non si trovano all’interno di un progetto.
Nota. L’amministratore può anche scegliere di eliminare tutti i contenuti Replay del team. Questi potranno essere recuperati solo entro 30 giorni dall’eliminazione.
