Gestion de Dropbox Replay pour votre équipe
Si Dropbox Replay est proposé à toute personne utilisant Dropbox, l’option Dropbox Replay quant à elle est une fonctionnalité payante réservée aux clients Dropbox Plus, Essentials, Professional, Standard, Business, Advanced, Business Plus et Enterprise.
Remarque : les administrateurs peuvent devenir propriétaires des fichiers qui sont ajoutés à un projet d’équipe Replay dont leur équipe est propriétaire. Ils ne peuvent pas devenir propriétaires de fichiers qui se trouvent sur la page Accueil d’un membre de l’équipe, si ces fichiers n’ont pas été ajoutés à un projet.
Paramètres de Dropbox Replay dans l’interface d’administration
- Ouvrir un fichier dans un projet partagé créé par un membre de l’équipe Dropbox
Remarque : le membre de l’équipe doit pouvoir accéder à votre compte d’équipe Dropbox. Si vous travaillez avec une personne dans son propre compte et qu’elle ne dispose d’aucune autorisation d’accès à votre équipe, les contrôles d’administration ne s’appliqueront pas à ses fichiers, à moins que ces fichiers ne soient déplacés dans un des projets de votre équipe.
- Renommer des projets
- Devenir propriétaire de fichiers ou projets des membres de l’équipe (actuels et précédents)
- Supprimer des fichiers définitivement
- Modifier les paramètres de partage à partir de la page Liens ou du fichier lui-même
- Modifier les mots de passe des liens partagés
- Gérer l’accès externe aux fichiers et dossiers
- Autoriser ou restreindre le partage à l’extérieur de l’équipe
Attribution d’un nouveau nom à un fichier ou à un projet
Pour renommer un fichier ou un projet :
- Connectez-vous à replay.dropbox.com.
- Cliquez sur Administrateur en haut.
- Pointez sur la vignette du fichier ou sur la ligne du projet que vous voulez renommer.
- Cliquez sur l’icône représentant trois points (...) en haut à droite.
- Sélectionnez Renommer dans le menu qui s’affiche.
- Saisissez le nouveau nom du projet.
- Cliquez sur Renommer.
Modification de l’accès à un projet Dropbox Replay
Pour ajouter un utilisateur à un projet :
- Connectez-vous à replay.dropbox.com.
- Cliquez sur Administrateur en haut.
- Pointez sur la vignette ou la ligne du projet auquel vous souhaitez ajouter un utilisateur.
- Cliquez sur l’icône représentant trois points (...) en haut à droite.
- Sélectionnez Ajouter des personnes dans le menu.
- Saisissez les adresses e‑mail des personnes à ajouter.
- Ajoutez un message si vous le souhaitez.
- Sélectionnez Peut modifier ou Peut consulter selon les autorisations que vous voulez accorder.
- Cliquez sur Ajouter.
Les personnes ajoutées recevront une invitation par e‑mail à ouvrir le projet. Si vous voulez collaborer sur un projet en temps réel, lancez plutôt une session de révision en direct.
Découvrez comment utiliser la révision en direct dans Dropbox Replay.
Pour gérer l’accès à un projet :
- Connectez-vous à replay.dropbox.com.
- Cliquez sur Administrateur en haut.
- Cliquez sur le projet dont vous souhaitez gérer l’accès.
- Cliquez sur un avatar (image de profil ou initiales) au bas de la vignette du projet.
- Cliquez sur la liste déroulante située à côté du nom de la personne dont vous souhaitez gérer l’accès.
- Sélectionnez Peut modifier, Peut commenter ou Supprimer.
Remarques :
- En ajoutant des utilisateurs à un projet, vous leur accordez des droits de modification pour tout le projet et tous les fichiers qu’il contient.
- Vous ne pouvez ajouter un utilisateur à votre projet qu’à l’aide de son adresse e‑mail.
Gestion du partage de liens à l’extérieur de l’équipe dans Replay
Les administrateurs peuvent utiliser l’interface d’administration pour restreindre le partage de contenus en externe dans Replay par leur équipe. Ils peuvent ainsi contrôler de manière centralisée si les membres peuvent partager des liens et des fichiers avec :
Tout le monde : toute personne disposant du lien
Équipe + personnes approuvées : l’équipe et une liste d’utilisateurs approuvés
Équipe uniquement : uniquement les membres de l’équipe
Remarque : ces paramètres remplaceront toutes les restrictions des liens définies par les membres individuels de l’équipe.
Pour modifier les paramètres de partage pour l’équipe :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Replay.
- Cliquez sur le menu déroulant à côté de Partage de liens à l’extérieur de l’équipe.
- Choisissez Activé (tout le monde), Activé (équipe + personnes approuvées) ou Désactivé (équipe uniquement).
- Choisissez Activé (tout le monde), Activé (équipe + personnes approuvées) ou Désactivé (équipe uniquement).
Gestion de l’accès externe aux projets dans Replay
Les administrateurs peuvent utiliser les paramètres de l’interface d’administration pour gérer si les membres de l’équipe sont autorisés à ajouter des personnes extérieures à l’équipe aux projets.
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale située à gauche.
- Cliquez sur Replay.
- Cliquez sur le menu déroulant à côté de Ajout de personnes extérieures à l’équipe.
- Choisissez Activé (tout le monde), Activé (équipe + personnes approuvées) ou Désactivé (équipe uniquement).
- Choisissez Activé (tout le monde), Activé (équipe + personnes approuvées) ou Désactivé (équipe uniquement).
Gestion de la propriété des fichiers et projets
Les administrateurs peuvent contrôler la propriété d’un fichier ou d’un projet partagé pour éviter toute interruption du flux de travail.
Une fois qu’un administrateur est devenu propriétaire d’un projet ou en a réattribué la propriété, il peut effectuer toutes les actions attribuées à un propriétaire, y compris :
- Modifier, supprimer ou ajouter un mot de passe
- Activer ou désactiver les téléchargements
- Archiver les fichiers
- Archiver les commentaires
- Épingler les commentaires ou y ajouter un libellé
- Fixez des échéances
- Gérer les autorisations de partage à l’extérieur de l’équipe
Comment devenir propriétaire d’un fichier ou d’un projet
Pour devenir vous-même propriétaire :
- Connectez-vous à replay.dropbox.com.
- Cliquez sur Administrateur en haut.
- Pointez sur la vignette du fichier ou sur la ligne du projet dont vous voulez devenir propriétaire.
- Cliquez sur l’icône représentant trois points (“…”) en haut à droite.
- Sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Cliquez sur le menu déroulant à côté de Propriétaire.
- Cliquez sur Devenir propriétaire.
- Cliquez sur le menu déroulant Peut modifier à côté du membre dont vous avez obtenu les droits de propriété.
- Sélectionnez Peut modifier, Peut commenter ou Supprimer, selon les autorisations que vous voulez accorder.
Réattribution de la propriété d’un fichier
Pour réattribuer la propriété d’un fichier :
- Connectez-vous à replay.dropbox.com.
- Cliquez sur Administrateur en haut.
- Pointez sur la vignette du fichier ou sur la ligne du fichier dont vous voulez réattribuer la propriété.
- Cliquez sur l’icône représentant trois points (...) en haut à droite.
- Sélectionnez Transférer la propriété.
- Cliquez sur le menu déroulant près du nom du propriétaire actuel.
- Sélectionnez la personne à qui vous souhaitez transférer la propriété.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modification de la propriété d’un projet
Pour modifier la propriété d’un fichier ou d’un projet d’un membre de l’équipe :
- Connectez-vous à replay.dropbox.com.
- Cliquez sur Administrateur en haut.
- Pointez sur la vignette ou sur la ligne du projet dont vous voulez devenir propriétaire.
- Cliquez sur l’icône représentant trois points (“…”) en haut à droite.
- Sélectionnez Modifier la propriété.
- Cliquez sur le menu déroulant portant le nom du propriétaire actuel.
- Sélectionnez le nom du membre de l’équipe auquel vous souhaitez attribuer la propriété.
- Cliquez sur Enregistrer.
Ajout de commentaires réservés aux éditeurs dans un fichier Replay
Vous pouvez désormais ajouter des commentaires réservés aux éditeurs dans un fichier de projet Replay si la personne qui a créé le projet dispose de l’option Replay. Les commentaires réservés aux éditeurs ne peuvent être ajoutés et consultés que par le propriétaire du projet ou par une personne qui a été ajoutée à ce projet en particulier en tant qu’éditeur.
Cette option permet aux équipes Dropbox Replay de réviser et de discuter des projets sans divulguer leurs conversations aux clients ou aux autres parties prenantes. En savoir plus sur l’ajout de commentaires réservés aux éditeurs dans Replay
Remarques :
- Les commentaires réservés aux éditeurs ont une icône de cadenas en bas à droite et une couleur d’arrière-plan différente pour les différencier des commentaires publics.
- Les commentaires réservés aux éditeurs ne peuvent être ajoutés que dans les projets créés par une personne disposant de l’option Replay. Cependant, les éditeurs n’ont pas besoin de cette option pour laisser ou réviser les commentaires qui leur sont réservés.
Affichage de l’administrateur d’un fichier ou d’un projet
Pour afficher l’administrateur d’équipe d’un fichier ou d’un projet :
- Connectez-vous à replay.dropbox.com.
- Cliquez sur un avatar (image de profil ou initiales) au bas de la vignette du projet.
- Faites défiler la liste des membres de l’équipe pour trouver la personne dont le nom est accompagné de la mention Administrateur.
Surveillance des activités dans Replay
Les administrateurs peuvent utiliser l’interface d’administration pour visualiser certains types d’activité dans Replay :
- Connexion ou déconnexion de Replay
- Association de Replay à des comptes
- Ajout ou suppression de fichiers
- Création ou modification de liens partagés
- Ajout de personnes aux projets ou suppression
Découvrez comment accéder à l’activité de l’équipe dans l’interface d’administration.
Dissolution d’une équipe
Si vous choisissez de dissoudre votre équipe, les comptes de tous les membres sont convertis en comptes Dropbox individuels. La propriété des projets de l’équipe est transférée à l’administrateur, y compris les contenus Replay. Les membres de l’équipe pourront toujours accéder aux projets Replay auxquels ils avaient accès auparavant depuis leur compte individuel. Ils perdront toutefois l’accès aux fichiers qui ne se trouvent pas dans un projet.
Remarque : les administrateurs peuvent également choisir de supprimer tous les contenus Replay de l’équipe. Les contenus Replay supprimés peuvent seulement être récupérés dans un délai de 30 jours après leur suppression.
