Как управлять Dropbox Replay для рабочей группы

У администраторов есть доступ ко всем файлам и проектам Dropbox Replay в пространстве для рабочей группы. C помощью инструментов администрирования они могут просматривать файлы и проекты Replay, изменять и переназначать права владения ими, удалять их без возможности восстановления, изменять настройки паролей, а также добавлять и изменять участников для совместной работы. Если участник ушел из рабочей группы, администратор может забрать себе право владения его общими файлами и проектами, чтобы обеспечить непрерывность рабочего процесса.

• Можно переименовывать проекты.
• Можно забирать себе право владения файлами или проектами у действующих и бывших участников рабочей группы.
• Окончательное удаление файлов
• Можно менять параметры общего доступа на странице Ссылки или в настройках самого файла
• Можно менять пароли для общих ссылок.
• Управление сторонним доступом к файлам и папкам.
• Разрешить или запретить делиться с пользователями не из рабочей группы.
   

Как переименовать файл или проект

Чтобы переименовать файл или проект:

1. Зайдите а аккаунт на сайте replay.dropbox.com.
2. Нажмите Администрирование в верхней части экрана.
3. Наведите курсор на миниатюру файла или на строку проекта, которые нужно переименовать.
4. Нажмите … (многоточие) в правом верхнем углу.
5. В появившемся меню выберите Переименовать.
6. Введите новое название проекта.
7. Нажмите Переименовать.

Как изменить права доступа к проекту Dropbox Replay

Чтобы добавить кого-нибудь в проект:

1. Зайдите а аккаунт на сайте replay.dropbox.com.
2. Нажмите Администрирование в верхней части экрана.
3. Наведите курсор на миниатюру проекта, в который нужно добавить пользователей, или на строку с ним.
4. Нажмите … (многоточие) в правом верхнем углу.
5. Выберите в меню Добавить участников.
6. Введите адреса электронной почты пользователей, которых следует добавить.
7. При желании можно добавить сообщение.
8. Выберите подходящий вариант доступа: Может изменять или Может комментировать.
9. Нажмите Добавить.

Добавленные пользователи получат по электронной почте приглашение и смогут открыть ваш проект. Если вы хотите работать над проектом вместе, начните сеанс разбора в реальном времени.


Подробнее о том, как пользоваться разбором в реальном времени в Dropbox Replay…

 

Чтобы управлять доступом к проекту:

1. Зайдите а аккаунт на сайте replay.dropbox.com.
2. Нажмите Администрирование в верхней части экрана.
3. Нажмите на проект, доступ к которому нужно изменить.
4. Нажмите на любой аватар пользователя (изображение профиля или инициалы) в нижней части миниатюры проекта.
5. Нажмите на раскрывающееся меню рядом с именем пользователя, чей доступ необходимо изменить.
6. Выберите Может изменять, Может комментировать или Удалить.
   

Как управлять сторонним доступом по ссылкам в Dropbox Replay

Администраторы могут с помощью консоли администрирования ограничивать сторонний доступ в Replay для своей рабочей группы, чтобы таким образом централизованно контролировать, с кем участники делятся ссылками и файлами. Возможные варианты:
 

Все: доступ может быть у любого пользователя, которому предоставили ссылку. 

Рабочая группа и подтвержденные: доступ может быть только у участников рабочей группы и у пользователей из списка подтвержденных.

Только рабочая группа: доступ может быть только у участников рабочей группы.

Чтобы изменить настройки общего доступа в рабочей группе:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите Настройки на боковой панели слева.
4. Нажмите Replay.
5. Нажмите на раскрывающееся меню рядом с опцией Общий доступ к ссылкам для пользователей не из рабочей группы.
   • Установите переключатель: Вкл. (Все), Вкл. (Рабочая группа + подтвержденные) или Выкл. (только рабочая группа).
      

Как управлять сторонним доступом к проектам в Dropbox Replay

С помощью настроек в консоли администрирования администратор может разрешить или запретить участникам рабочей группы добавлять в проекты пользователей не из рабочей группы.

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите Настройки на боковой панели слева.
4. Нажмите Replay.
5. Нажмите на раскрывающееся меню рядом с опцией Добавление пользователей не из рабочей группы.
   • Установите переключатель: Вкл. (Все), Вкл. (Рабочая группа + подтвержденные) или Выкл. (только рабочая группа).
      

Как управлять правами владения для файлов и проектов

Чтобы обеспечить непрерывность рабочего процесса, администраторы могут управлять правами владения для общих файлов и проектов. 
 

Если права владения перешли к администратору или были переназначены администратором новому частнику, новый владелец сможет выполнять все доступные действия, в том числе: 

• изменять, удалять и добавлять пароль; 
• включать и отключать возможность скачивания; 
• архивировать файлы; 
• архивировать комментарии; 
• закреплять и помечать комментарии; 
• Сроки действия для запросов файлов
• контролировать доступ для сторонних пользователей.

Как забрать себе право владения файлом или проектом

Чтобы забрать себе права владения:

1. Зайдите а аккаунт на сайте replay.dropbox.com.
2. Нажмите Администрирование в верхней части экрана.
3. Наведите курсор на миниатюру файла или на строку проекта, права владения которыми нужно забрать.
4. Нажмите «…» (многоточие) в правом верхнем углу.
5. Выберите Управление пользователями.
6. Нажмите на раскрывающееся меню рядом с опцией Владелец.
7. Нажмите Принять статус владельца.
8. Нажмите на раскрывающееся меню Может изменять рядом с именем участника, у которого вы хотите забрать право владения.
9. Выберите нужный вариант: Может изменять, Может комментировать или Удалить. 

Как переназначить право владения файлом

Чтобы переназначить право владения файлом:

1. Зайдите а аккаунт на сайте replay.dropbox.com.   
2. Нажмите Администрирование в верхней части экрана.
3. Наведите курсор на миниатюру файла, права владения которым нужно переназначить, или на строку с ним.
4. Нажмите … (многоточие) в правом верхнем углу. 
5. Нажмите Передать право владения.
6. Нажмите на раскрывающееся меню рядом с именем текущего владельца.
7. Выберите пользователя, которому вы хотите передать право владения.
8. Нажмите Сохранить (Save).

Как изменить владельца проекта

Чтобы изменить право владения файлом или проектом участника рабочей группы:

1. Зайдите а аккаунт на сайте replay.dropbox.com.
2. Нажмите Администрирование в верхней части экрана.
3. Наведите курсор на миниатюру или строку проекта, права владения которым нужно забрать.
4. Нажмите «…» (многоточие) в правом верхнем углу.
5. Выберите Изменить права владения.
6. Нажмите на раскрывающееся меню с именем владельца.
7. Выберите имя участника рабочей группы, которому вы хотите передать права владения.
8. Нажмите Сохранить. 

Как оставлять комментарии к файлу Replay только для редакторов

Теперь вы сможете оставить в файле Replay комментарии только для редакторов, если у создавшего соответствующий проект пользователя есть дополнение Replay. Комментарии только для редакторов могут оставлять и просматривать только владелец проекта и тот, кого добавили в этот конкретный проект в качестве редактора.

 

Таким образом рабочие группы Dropbox могут просматривать и обсуждать проекты в Replay так, чтобы эти обсуждения не были видны клиентам и другим участвующим в проекте пользователям. Подробнее о том, как оставлять в Replay комментарии только для редакторов…

Как посмотреть, кто администрирует файл или проект

Чтобы посмотреть, кто является администратором рабочей группы для файла или проекта:

1. Зайдите а аккаунт на сайте replay.dropbox.com.
2. Нажмите на любой аватар пользователя (изображение профиля или инициалы) в нижней части миниатюры проекта.
3. Прокрутите список участников рабочей группы вниз и найдите того участника, рядом с именем которого стоит пометка Администратор.

Как следить за событиями в Replay

Администратор может с помощью консоли администрирования просматривать следующие события в Replay, связанные с участниками:

• участник вошел в Replay или вышел из него;
• участник подсоединил Replay к своим аккаунтам;
• участник добавил или удалил файл;
• участник создал или изменил общую ссылку;
• участник добавил пользователей в проект или удалил их из него.
  
  

Подробнее о том, как просматривать действия участников рабочей группы в консоли администрирования…

Ликвидация рабочей группы

Когда вы ликвидируете рабочую группу, аккаунты всех ее участников преобразуются в индивидуальные аккаунты Dropbox. Права владения проектами рабочей группы перейдут администратору, в том числе права владения контентом в Dropbox Replay. У участников рабочей группы останется доступ к тем проектам Replay, к которым он у них был, в их личных аккаунтах, но они потеряют доступ ко всем файлам, не входящим в проекты.

Подробнее о ликвидации рабочей группы…