Administrar Dropbox Replay para tu equipo
Dropbox Replay está disponible para todos los usuarios de Dropbox. El complemento de Dropbox Replay es una característica de pago disponible para los clientes de Dropbox Plus, Essentials, Professional, Standard, Business, Advanced, Business Plus y Enterprise.
Nota: Los administradores pueden asumir la propiedad de cualquier archivo que se agregue a un proyecto de equipo de Replay que sea propiedad de su equipo. Sin embargo, no pueden asumir la propiedad de archivos que se encuentren dentro de la página principal de un miembro del equipo que no se hayan agregado a un proyecto.
Configuración de Dropbox Replay en la consola de administración
- Abrir cualquier archivo en un proyecto compartido creado por un miembro del equipo de Dropbox
Nota: Los miembros del equipo deben ser usuarios autorizados de tu cuenta de equipo de Dropbox. Si trabajas con alguien que usa su propia cuenta y no es un usuario autorizado de tu equipo, los controles administrativos no se aplicarán a sus archivos, a menos que estos se coloquen en uno de los proyectos de tu equipo.
- Cambiar el nombre de los proyectos
- Asumir la propiedad de archivos o proyectos de miembros o exmiembros del equipo
- Eliminar archivos de forma definitiva
- Cambiar la configuración de uso compartido desde la página Vínculos o desde el mismo archivo
- Cambiar contraseñas de vínculos compartidos
- Administrar el acceso externo a archivos y carpetas.
- Permitir o restringir el uso compartido fuera de tu equipo.
Cambiar el nombre de un archivo o proyecto
Para cambiar el nombre de un archivo o proyecto, sigue estos pasos:
- Accede a replay.dropbox.com.
- Haz clic en Administrador en la parte superior.
- Desplaza el cursor sobre la vista en miniatura del archivo o la fila del proyecto al que quieres cambiar el nombre.
- Haz clic en “…” (puntos suspensivos) en la esquina superior derecha.
- Selecciona la opción Cambiar nombre en el menú que aparece.
- Ingresa el nuevo nombre del proyecto.
- Haz clic en Cambiar nombre.
Editar el acceso a un proyecto de Dropbox Replay
Para agregar a alguien a un proyecto, sigue estos pasos:
- Accede a replay.dropbox.com.
- Haz clic en Administrador en la parte superior.
- Desplaza el cursor sobre la miniatura o la fila del proyecto al que quieras agregar personas.
- Haz clic en “…” (puntos suspensivos) en la esquina superior derecha.
- Selecciona la opción Agregar personas en el menú.
- Ingresa las direcciones de correo electrónico de las personas que quieres agregar.
- Si quieres, incluye un mensaje.
- Selecciona Puede editar o Puede comentar, según los permisos que quieras otorgar.
- Haz clic en Agregar.
Las personas que hayas agregado recibirán una invitación por correo electrónico para abrir tu proyecto. Si quieres colaborar en tiempo real en un proyecto, inicia una sesión de revisión en vivo.
Más información sobre el uso de la revisión en vivo en Dropbox Replay
Para administrar el acceso a un proyecto, sigue estos pasos:
- Accede a replay.dropbox.com.
- Haz clic en Administrador en la parte superior.
- Haz clic en el proyecto del que quieras administrar el acceso.
- Haz clic en cualquier avatar (foto de perfil o iniciales) en la parte inferior de la vista en miniatura del proyecto.
- Haz clic en el menú desplegable junto al nombre de la persona cuyo acceso quieres administrar.
- Selecciona Puede editar, Puede comentar o Quitar.
Notas:
- Al agregar usuarios a un proyecto, se les proporciona control de edición sobre todo el proyecto y lo que contiene.
- Solamente puedes agregar a un usuario a tu proyecto mediante correo electrónico.
Administrar el uso compartido externo de los vínculos en Replay
Los administradores pueden usar la consola de administración para restringir el uso compartido externo en Replay por parte de su equipo. De este modo, pueden controlar de forma centralizada con quiénes se pueden compartir los vínculos y archivos:
Cualquier persona: Cualquiera con el vínculo.
Equipo + autorizados: El equipo y una lista de usuarios autorizados.
Solo el equipo: Solo con miembros del equipo.
Nota: Esta configuración anula cualquier restricción establecida a los vínculos por parte de los miembros individuales del equipo.
Para cambiar la configuración de uso compartido del equipo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Replay.
- Haz clic en el menú desplegable junto a Vínculos compartidos fuera del equipo.
- Selecciona Act. (cualquier persona), Act. (equipo + autorizados) o Desact. (solo el equipo).
- Selecciona Act. (cualquier persona), Act. (equipo + autorizados) o Desact. (solo el equipo).
Administrar el acceso externo a proyectos en Replay
Los administradores pueden usar la configuración de la consola de administración para determinar si los miembros del equipo pueden agregar personas a proyectos que no forman parte del equipo.
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Replay.
- Haz clic en el menú desplegable junto a Agregar a personas ajenas al equipo.
- Selecciona Act. (cualquier persona), Act. (equipo + autorizados) o Desact. (solo el equipo).
- Selecciona Act. (cualquier persona), Act. (equipo + autorizados) o Desact. (solo el equipo).
Administrar la propiedad de archivos y proyectos
Para evitar que se detengan los procesos de trabajo, los administradores pueden asumir la propiedad de un archivo o proyecto compartido.
Una vez que el administrador asuma o reasigne la propiedad de un proyecto, podrá llevar a cabo todas las acciones habituales de un propietario, como las siguientes:
- Editar, eliminar o agregar una contraseña.
- Activar o desactivar las descargas.
- Archivar archivos.
- Resolver comentarios.
- Anclar o etiquetar comentarios
- Define plazos
- Administrar permisos para compartir fuera del equipo.
Asumir la propiedad de un archivo o proyecto
Para asumir la propiedad, sigue estos pasos:
- Accede a replay.dropbox.com.
- Haz clic en Administrador en la parte superior.
- Desplaza el cursor sobre la miniatura del archivo o la fila del proyecto del que quieras asumir la propiedad.
- Haz clic en “…” (puntos suspensivos) en la esquina superior derecha.
- Selecciona Administrar personas.
- Haz clic en el menú desplegable junto a Propietario.
- Haz clic en Asumir la propiedad.
- Haz clic en el menú desplegable Puede editar junto al miembro que tenía la propiedad.
- Elige entre Puede editar, Puede comentar o Quitar, según los permisos que quieras asignar.
Reasignar la propiedad de un archivo
Para reasignar la propiedad de un archivo, sigue estos pasos:
- Accede a replay.dropbox.com.
- Haz clic en Administrador en la parte superior.
- Desplaza el cursor sobre la miniatura o la fila del archivo para el cual quieras reasignar la propiedad.
- Haz clic en “…” (puntos suspensivos) en la esquina superior derecha.
- Selecciona la opción Transferir la propiedad.
- Haz clic en el botón desplegable junto al nombre del propietario actual.
- Selecciona la persona a la que deseas transferirle la propiedad.
- Haz clic en Save (Guardar).
Cambiar la propiedad de un proyecto
Para cambiar la propiedad de un archivo o proyecto de un miembro del equipo, sigue estos pasos:
- Accede a replay.dropbox.com.
- Haz clic en Administrador en la parte superior.
- Desplaza el cursor sobre la miniatura o la fila del proyecto del que quieras asumir la propiedad.
- Haz clic en “…” (puntos suspensivos) en la esquina superior derecha.
- Selecciona Cambiar la propiedad.
- Haz clic en el botón desplegable con el nombre del propietario.
- Selecciona el nombre del miembro del equipo al que le quieres asignar la propiedad.
- Haz clic en Save (Guardar).
Agregar comentarios exclusivos para editores en un archivo de Replay
Si una persona con el complemento de Replay crea un proyecto, ahora tienes la posibilidad de agregar comentarios exclusivos para editores en los archivos de ese proyecto. Solo el propietario del proyecto y las personas agregadas al proyecto específico con el rol de editoras pueden agregar y ver comentarios exclusivos para editores.
De este modo, los equipos de Dropbox Replay pueden revisar proyectos y debatir al respecto sin que los clientes u otras partes interesadas vean estas conversaciones. Más información sobre la posibilidad de agregar comentarios exclusivos para editores en Replay
Notas:
- Los comentarios exclusivos para editores tienen un icono con un candado en la parte inferior derecha y un color de fondo distinto para diferenciarlos de los comentarios públicos.
- Los comentarios exclusivos para editores pueden agregarse únicamente en proyectos creados por personas con el complemento de Replay, pero no es necesario que los editores tengan el complemento para escribir o revisar comentarios exclusivos para editores.
Ver quién es el administrador de un archivo o proyecto
Para consultar quién es el administrador del equipo de un archivo o proyecto, sigue estos pasos:
- Accede a replay.dropbox.com.
- Haz clic en cualquier avatar (foto de perfil o iniciales) en la parte inferior de la vista en miniatura del proyecto.
- Busca en la lista de miembros del equipo a la persona con el título de Administrador junto a su nombre.
Supervisar actividades en Replay
Los administradores pueden usar la consola de administración para ver la siguiente actividad de los miembros en Replay:
- Inicios y cierres de sesión en Replay.
- Procedimientos para vincular Replay a sus cuentas.
- Procedimientos para agregar o eliminar archivos.
- Procedimientos para crear o modificar vínculos compartidos.
- Procedimientos para agregar personas de proyectos o quitarlas.
Más información sobre cómo acceder a la actividad del equipo en la consola de administración
Deshacer un equipo
Si decides deshacer tu equipo, las cuentas de todos los miembros del equipo pasan a ser cuentas personales de Dropbox. La propiedad de los proyectos del equipo se traslada al administrador, incluido el contenido de Replay. Los miembros del equipo aún podrán acceder a cualquier proyecto de Replay al que hayan accedido previamente desde su cuenta personal, pero perderán acceso a los archivos que no estén dentro de un proyecto.
Nota: Los administradores también pueden optar por eliminar todo el contenido de Replay del equipo. El contenido eliminado de Replay puede recuperarse únicamente durante los 30 días posteriores a su eliminación.
