Cómo usar la sincronización selectiva para equipos

La sincronización selectiva para equipos es una característica de gestión de carpetas para administradores de Dropbox Business. Esta función les permite a los administradores de equipos definir una configuración de sincronización selectiva predeterminada para una carpeta de equipo (o para la carpeta de alguien que no es miembro en el espacio del equipo). La configuración predeterminada se aplica a todos los miembros nuevos de un equipo de Dropbox Business con acceso a esa carpeta.

Para habilitar la sincronización selectiva para equipos en tu cuenta de Dropbox Business por primera vez, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en Dropbox Business con tus credenciales de administrador del equipo.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Desplázate hacia abajo y, en Contenido, haz clic en Sincronización.
  5. En Sincronización selectiva para equiposHabilita o Inhabilita esta opción.
  6. Haz clic en Save.
  • Nota importante: Es posible definir una configuración de sincronización selectiva predeterminada en cualquier carpeta que pueda gestionar un administrador del equipo a través de la Consola de administración. En el caso de algunos equipos, se aplicará a las carpetas de equipo. Para otros equipos, la configuración predeterminada podrá aplicarse a cualquier carpeta en el nuevo espacio del equipo (que no sea una carpeta de miembro). En este artículo, estos dos tipos de carpetas se denominan “carpetas gestionadas por el administrador”.

La sincronización selectiva para equipos funciona de forma similar a la sincronización selectiva, pero se aplica a las carpetas gestionadas por el administrador. La sincronización selectiva les permite a los usuarios seleccionar las carpetas de dropbox.com que quieren sincronizar con la carpeta de Dropbox en el disco duro de una computadora. Gracias a la sincronización selectiva para equipos, los administradores de Dropbox Business pueden administrar de forma centralizada la forma en que se sincronizan las carpetas con la computadora de un miembro del equipo cuando este vincula su cuenta por primera vez.

Además, todos los miembros del equipo podrán seguir accediendo a las carpetas (sincronizadas o sin sincronizar) en dropbox.com.

Cómo configurar las carpetas existentes para que se inicien sin sincronizar

Las carpetas gestionadas por el administrador están configuradas para sincronizarse de forma predeterminada. Para cambiar esta opción en una carpeta específica, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en Dropbox Business con tus credenciales de administrador del equipo.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Carpetas del equipo (o en Contenido, según la opción que se muestre).
  4. Haz clic en “” (puntos suspensivos) junto a la carpeta en la cual quieres definir una configuración de sincronización predeterminada.
  5. Haz clic en Cambiar configuración de sincronización predeterminada.
  6. Selecciona Se inicia sin sincronizar y, a continuación, haz clic en Guardar.

Notas:

  • Si un miembro de una carpeta existente ya configuró una opción de sincronización selectiva en esa carpeta, la configuración predeterminada no anulará esa opción.
  • Las carpetas gestionadas por el administrador se inician sincronizadas de forma predeterminada; es decir, se mostrará una carpeta en dropbox.com y en la carpeta de Dropbox de la computadora de los miembros.
  • Si tu equipo usa la sincronización inteligente, las carpetas gestionadas por el administrador se sincronizarán como solo en línea o locales, según la configuración de sincronización inteligente.
  • Al seleccionar la opción Se inicia sincronizada, la carpeta no se mostrará de forma automática en las computadoras de los miembros existentes (solo se mostrará para los miembros nuevos).
  • Al seleccionar la opción Se inicia sin sincronizar, no se quitará la carpeta de la computadora de quienes ya sean miembros de la carpeta.
  • Si seleccionas Se inicia sin sincronizar, los nuevos miembros de la carpeta recibirán una notificación que les indicará que tienen acceso a la carpeta en dropbox.com.

Cómo configurar las nuevas carpetas para que se inicien sin sincronizar

Las carpetas gestionadas por el administrador están configuradas para sincronizarse de forma predeterminada. Sin embargo, los administradores pueden cambiar esta opción creando una nueva carpeta y configurándola para que no se sincronice de forma predeterminada. Una nueva carpeta sin sincronizar no se mostrará de forma automática en las computadoras de los miembros del equipo (aunque sí estará disponible en dropbox.com).

Para configurar una nueva carpeta de modo que no se sincronice de forma predeterminada, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en Dropbox Business con tus credenciales de administrador del equipo.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Carpetas del equipo (o en Contenido, según la opción que se muestre).
  4. Haz clic en Crear carpeta del equipo (o en Crear carpeta, según la opción que se muestre).
  5. Ingresa un nombre para la carpeta y marca la casilla junto a Se inicia sin sincronizar.
  6. Haz clic en Crear.

¿Qué carpetas se ven afectadas por la sincronización selectiva para equipos?

La sincronización selectiva para equipos se aplica a las carpetas gestionadas por el administrador. Esto incluye las carpetas del equipo (o las carpetas en el nuevo espacio del equipo) y una capa de subcarpetas debajo de ellas.

Por ejemplo, imagina que tienes una carpeta llamada “Marketing” y dos subcarpetas incluidas en ella: “Estrategia” y “Proyectos”. Con la sincronización selectiva para equipos, podrás crear una configuración predeterminada para cualquiera de estas tres carpetas.

Nota: Si quieres que se sincronicen las subcarpetas, debes configurar la opción para que se sincronice la carpeta principal. En el ejemplo anterior, esto significa que, para que se sincronice la carpeta “Proyectos”, también incluirse la carpeta “Marketing” en la sincronización.

¿Qué sucede si miembros específicos del equipo necesitan tener acceso a una carpeta que se inicia sin sincronizar?

Si un miembro específico del equipo necesita que se sincronice una carpeta con su computadora, puede usar la sincronización selectiva estándar. No se modificará la configuración predeterminada para los otros miembros del equipo.

Nota: Todos los miembros del equipo podrán seguir accediendo a las carpetas sin sincronizar en dropbox.com.

¿Quiénes pueden definir una configuración de sincronización selectiva para equipos predeterminada?

Solo los administradores del equipo podrán definir una configuración de sincronización predeterminada o modificar una configuración predeterminada existente.

Nota: Cada uno de los miembros del equipo podrán seguir usando la sincronización selectiva para sincronizar las carpetas a las cuales tengan acceso. Este cambio manual anula la configuración de sincronización selectiva para equipos predeterminada en sus Dropbox (pero no en los Dropbox de los otros miembros del equipo).

¿Puedo quitar una carpeta o dejar de sincronizar una carpeta que ya está sincronizada con la computadora de un miembro del equipo?

La configuración de sincronización selectiva para equipos predeterminada no se aplica de forma retroactiva. Si un miembro del equipo ya sincronizó una carpeta con su computadora, una nueva configuración de sincronización predeterminada no anulará esa configuración.

Si quieres quitar el acceso de un miembro a una carpeta, puedes optar por una de estas tres opciones:

¿Cómo funciona la configuración de sincronización selectiva para equipos predeterminada con la sincronización inteligente?

La configuración de sincronización selectiva para equipos predeterminada no afecta la configuración de la sincronización inteligente. Si una carpeta se inicia sin sincronizar, no se mostrará en la computadora de un miembro (por lo tanto, no se verá afectada por la sincronización inteligente). Si una carpeta se inicia sincronizada, se sincronizará de acuerdo con la configuración de sincronización inteligente de la computadora.

¿Por qué debería usar la sincronización selectiva para equipos en lugar de la sincronización inteligente?

Para la mayoría de los equipos de Dropbox Business, la sincronización inteligente puede ser útil para ahorrar espacio en las computadoras de los empleados y seguir concediendo acceso a los archivos de la empresa con facilidad. Sin embargo, la sincronización inteligente crea iconos de marcador de posición en la computadora (que muestran todos los archivos que están disponibles en línea, aunque no se hayan descargado por completo).

En los casos en los que un administrador quiere hacer una implementación rápida y brindarles una experiencia optimizada a los miembros del equipo, la sincronización selectiva para equipos podría ser una mejor opción. Con la sincronización selectiva para equipos, solo se mostrarán en la computadora de los miembros del equipo las carpetas que el administrador considere pertinentes.

¿No estás seguro de qué opción es la más adecuada para ti? Obtén más información acerca de la sincronización selectiva y de la cantidad de archivos que se pueden iniciar como sincronizados en una computadora

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