Centralizar los datos de la empresa con las carpetas del equipo

Las carpetas del equipo te permiten crear una estructura centralizada para los datos de tu empresa en Dropbox. El administrador crea las carpetas del equipo: un espacio de la empresa destinado a compartir archivos con los miembros del equipo y con colaboradores externos que trabajan en los mismos proyectos.

En este artículo, se describe cómo llevar a cabo las siguientes acciones:

• Crear carpetas del equipo
• Administrar la configuración de sincronización de las carpetas del equipo
• Establecer permisos de acceso para determinados usuarios

Al inicio, las carpetas del equipo se comparten con los Grupos de Dropbox, que incluyen a miembros que desempeñan las mismas funciones (por ejemplo, un grupo de finanzas). A continuación, el administrador que creó la carpeta del equipo establece el nivel de acceso correcto (ver o editar) para cada uno de los grupos.

Las subcarpetas creadas en una carpeta de equipo también pueden compartirse con miembros individuales del equipo y con personas ajenas al equipo. Al igual que con los grupos, el administrador podrá definir permisos de lectura o edición para cada uno de los miembros de las subcarpetas.

Para comenzar a usar los grupos, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Carpetas del equipo.
4. Haz clic en Crear una carpeta del equipo.
5. Asígnale un nombre a la carpeta del equipo.
6. Agrega un grupo (o varios grupos) que necesite(n) tener acceso a la carpeta del equipo y determina si debe(n) tener acceso de lectura o de edición.
   • Para crear grupos, accede a la página “Grupos”.
   • Recuerda que las carpetas de equipo deben compartirse con grupos de Dropbox, pero no con cada uno de los miembros.

A continuación, describiremos cómo compartir subcarpetas de las carpetas de equipo con cada uno de los miembros de la empresa y con personas ajenas a ella. Para crear una subcarpeta (una carpeta incluida en la carpeta de equipo), sigue estos pasos:

1. Haz clic en la carpeta del equipo.
2. Haz clic con el botón secundario y selecciona Nueva carpeta.
3. Asígnale un nombre a la subcarpeta.
4. Después de crear la subcarpeta, desplaza el cursor del mouse sobre la subcarpeta y haz clic en Administrar acceso.
   • Puedes compartir subcarpetas con otras personas o con otros grupos, y puedes cambiar sus permisos a Puede editar o Puede ver.
5. Verifica que los permisos de acceso sean correctos.

Para centralizar los datos de tu empresa, recomiéndales a los miembros del equipo que muevan sus carpetas compartidas a la carpeta del equipo. Cualquier propietario puede mover su carpeta compartida a la carpeta del equipo. Con este paso, los propietarios de la carpeta compartida transfieren la propiedad de los archivos a la empresa.