Centralizar los datos de la empresa con las carpetas del equipo

Las carpetas del equipo te permiten crear una estructura centralizada para los datos de tu empresa en Dropbox. El administrador crea las carpetas del equipo: un espacio de la empresa destinado a compartir archivos con los miembros del equipo y con colaboradores externos que trabajan en los mismos proyectos.

En este artículo, se describe cómo llevar a cabo las siguientes acciones:

• Crear carpetas del equipo
• Administrar la configuración de sincronización de las carpetas del equipo
• Establecer permisos de acceso para determinados usuarios

Al inicio, las carpetas del equipo se comparten con los Grupos de Dropbox, que incluyen a miembros que desempeñan las mismas funciones (por ejemplo, un grupo de finanzas). A continuación, el administrador que creó la carpeta del equipo establece el nivel de acceso correcto (ver o editar) para cada uno de los grupos.

Las subcarpetas que se crean en una carpeta del equipo se comparten con estos grupos de forma automática. Las subcarpetas también pueden compartirse con miembros individuales del equipo y con personas ajenas al equipo. Al igual que con los grupos, el administrador puede establecer permisos de lectura o edición para cada uno de los miembros de las subcarpetas.

Para comenzar a usar los grupos, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Carpetas del equipo.
4. Haz clic en Crear una carpeta del equipo.
5. Asígnale un nombre a la carpeta del equipo.
6. Agrega un grupo (o varios grupos) que necesite(n) tener acceso a la carpeta del equipo y determina si debe(n) tener acceso de lectura o de edición.
   • Para crear grupos, accede a la página “Grupos”.
   • Todos los miembros del grupo tienen acceso a la carpeta del equipo y a todo su contenido.
   • Recuerda que las carpetas del equipo deben compartirse con Grupos de Dropbox, pero no con cada uno de los miembros. A continuación, describiremos cómo compartir subcarpetas de las carpetas del equipo con cada uno de los miembros de la empresa y ajenos a ella.
7. Para crear una subcarpeta (una carpeta que se encuentra incluida en la carpeta del equipo), haz clic en la carpeta del equipo para abrirla.
8. Haz clic con el botón secundario y selecciona Nueva carpeta.
9. Asígnale un nombre a la subcarpeta.
10. Después de crear la subcarpeta, desplaza el cursor del mouse sobre la subcarpeta y haz clic en Administrar acceso.
    • Puedes compartir subcarpetas con otras personas o con otros grupos, y puedes cambiar sus permisos a Puede editar o Puede ver.
11. Verifica que los permisos de acceso sean correctos.
12. Para centralizar los datos de tu empresa, recomiéndales a los miembros del equipo que muevan sus carpetas compartidas a la carpeta del equipo.
    • Cualquier propietario puede mover su carpeta compartida a la carpeta del equipo. Con este paso, los propietarios de la carpeta compartida transfieren la propiedad de los archivos a la empresa.

Las carpetas del equipo en acción

Para que puedas comprender mejor el funcionamiento de las carpetas del equipo, te explicaremos cómo puede usarlas una supuesta empresa. Imagina que el gerente de un equipo de marketing tiene la tarea de planificar los eventos de todo el año. Cada uno de los eventos requiere la participación de distintas personas y distintos equipos. Sin embargo, quiere que todos los archivos de los eventos estén organizados en un solo lugar. Lo que necesita es una carpeta del equipo.

En nuestro ejemplo, crearán una carpeta del equipo denominada "Equipo de eventos" y la compartirán únicamente con el grupo de ese equipo.

La empresa planifica un evento de ventas. Por lo tanto, el gerente de marketing crea una subcarpeta denominada "Evento de ventas Q3" dentro de la carpeta "Equipo de eventos". Comparten la subcarpeta "Evento de ventas Q3" con el grupo del equipo de ventas. El grupo del equipo de ventas únicamente puede visualizar la subcarpeta "Evento de ventas Q3", pero no se mostrará ningún otro contenido de la carpeta "Equipo de eventos". Observa esta ilustración:

Por último, el gerente del equipo de marketing controla qué equipos tienen acceso a los archivos de la carpeta "Equipo de eventos" y a qué archivos pueden acceder. En la ilustración siguiente, la subcarpeta "Evento de ventas Q3" se comparte automáticamente con el grupo del equipo de eventos. ¿Por qué? Esto se debe a que el grupo del equipo de eventos es miembro de la carpeta del equipo en la que se encuentra la carpeta "Evento de ventas Q3". El grupo del equipo de eventos hereda el acceso a la carpeta "Evento de ventas Q3". El grupo del equipo de ventas también tiene acceso de solo lectura a la carpeta "Evento de ventas Q3".