Come utilizzare la sincronizzazione selettiva per i team

La sincronizzazione selettiva per i team è una funzionalità per la gestione delle cartelle, destinata ad amministratori Dropbox Business. Consente agli amministratori dei team di creare un'impostazione di sincronizzazione selettiva predefinita per una cartella di un team (o una cartella di una persona non membro nello spazio di lavoro del team). Tale impostazione predefinita viene quindi applicata a tutti i nuovi membri di un team Dropbox Business con accesso alla cartella.

Per attivare per la prima volta la sincronizzazione selettiva del team nel tuo account Dropbox Business:

1. Accedi a Dropbox Business con le tue credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore.
3. Fai clic su Impostazioni.
4. Scorri verso il basso e fai clic su Sincronizza  in Contenuti.
5. In Sincronizzazione selettiva del team, imposta su Attiva o Disattiva.
6. Fai ciic su Salva.

• Nota importante. Un'impostazione di sincronizzazione selettiva predefinita può essere creata per qualsiasi cartella che l'amministratore di un team può gestire nella Console amministratore. Per alcuni team, questo si applica alle cartelle di team. Per altri, le impostazioni predefinite possono essere applicate a qualsiasi cartella nel nuovo spazio di lavoro del team (ad esclusione della cartella di membro). In questo articolo, questi due tipi di cartelle sono indicati come "cartelle gestite dagli amministratori".

La sincronizzazione selettiva per i team funziona come la sincronizzazione selettiva, ma è destinata alle cartelle gestite dagli amministratori. La sincronizzazione selettiva consente di selezionare le cartelle da sincronizzare da dropbox.com alla cartella Dropbox sul disco rigido di un computer. Con la sincronizzazione selettiva per i team, gli amministratori Dropbox Business possono gestire a livello centralizzato la sincronizzazione delle cartelle con i computer dei membri del team al momento del primo collegamento dell'account.

Tutti i membri del team possono comunque accedere alle cartelle (sincronizzate e non sincronizzate) su dropbox.com.

Impostazione delle cartelle esistenti come non sincronizzate all'avvio

Le cartelle gestite dagli amministratori vengono sincronizzate per impostazione predefinita. Per cambiare questa impostazione per una determinata cartella:

1. Accedi a Dropbox Business con le tue credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore.
3. Fai clic su Cartelle del team (o Contenuti, a seconda dell'opzione visualizzata).
4. Fai clic su "…" (puntini di sospensione) accanto alla cartella per la quale vuoi creare un'impostazione di sincronizzazione predefinita.
5. Fai clic su Modifica impostazione predefinita di sincronizzazione.
6. Seleziona Non sincronizzato all'avvio, quindi fai clic su Salva.

Note.

• Se un membro di una cartella esistente ha già una propria impostazione di sincronizzazione selettiva individuale per tale cartella, le impostazioni predefinite non la sostituiscono.
• Le cartelle gestite dagli amministratori sono sincronizzate all'avvio per impostazione predefinita, vale a dire che compaiono sia su dropbox.com sia nella cartella Dropbox sul computer di un membro.
• Se il tuo team utilizza Smart Sync, le cartelle gestite dagli amministratori vengono sincronizzate come solo online o locali, a seconda dell'impostazione di Smart Sync.
• Impostando Sincronizzata all'avvio, la cartella non comparirà automaticamente sui computer dei membri esistenti, ma solo su quelli dei nuovi membri.
• Impostando Non sincronizzata all'avvio, la cartella non verrà rimossa dal computer dei membri esistenti.
• Se selezioni Non sincronizzata all'avvio, i nuovi membri della cartella riceveranno una notifica indicante che hanno accesso alla cartella su dropbox.com.

Impostazione delle nuove cartelle come non sincronizzate all'avvio

Le cartelle gestite dagli amministratori vengono sincronizzate per impostazione predefinita. Tuttavia, gli amministratori possono cambiare questa impostazione per le nuove cartelle create, impostandole come non sincronizzate all'avvio. Una nuova cartella non sincronizzata non compare automaticamente sui computer dei membri del team (ma sarà disponibile su dropbox.com).

Per creare una nuova cartella come non sincronizzata per impostazione predefinita:

1. Accedi a Dropbox Business con le tue credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore.
3. Fai clic su Cartelle del team (o Contenuto, a seconda dell'opzione visualizzata).
4. Fai clic su Crea cartella del team (o Crea cartella, a seconda dell'opzione visualizzata).
5. Inserisci un nome per la cartella e seleziona la casella accanto a Non sincronizzata all'avvio.
6. Fai clic su Crea.

Quali cartelle sono interessate dalla sincronizzazione selettiva per i team?

La sincronizzazione selettiva per i team si applica alle cartelle gestite dagli amministratori. Si riferisce alle cartelle dei team (o alle cartelle del nuovo spazio di lavoro dei team) e al primo livello di sottocartelle.

Ad esempio, supponi di avere una cartella chiamata "Marketing" e due sottocartelle al suo interno denominate "Strategia" e "Progetti". Con la sincronizzazione selettiva per i team, puoi creare un'impostazione predefinita per qualsiasi di queste tre cartelle di esempio.

Nota. Se vuoi che le sottocartelle vengano sincronizzate, la cartella principale deve essere impostata sulla sincronizzazione. Nell'esempio precedente, affinché la sottocartella "Progetti" venga sincronizzata, anche la cartella "Marketing" deve essere impostata sulla sincronizzazione well.

Che cosa accade se i singoli membri di un team hanno bisogno di accedere a una cartella non sincronizzata all'avvio?

Se un singolo membro di un team vuole che una cartella sia sincronizzata con il suo computer, può utilizzare la funzione di sincronizzazione selettiva standard. In tal modo, l'impostazione predefinita non cambia per gli altri membri del team.

Nota. Tutti i membri del team possono comunque accedere alle cartelle non sincronizzate su dropbox.com.

Chi può creare un'impostazione predefinita di sincronizzazione selettiva per i team?

Solo gli amministratori dei team possono creare un'impostazione predefinita di sincronizzazione o modificare quella esistente.

Nota. I singoli membri dei team possono comunque utilizzare la sincronizzazione selettiva per sincronizzare qualsiasi cartella a cui hanno accesso. Questa modifica manuale sostituisce le loro impostazioni predefinite di sincronizzazione selettiva per i team (ma non quelle degli altri membri del team).

Posso rimuovere una cartella già sincronizzata con il computer di un membro del team o annullarne la sincronizzazione?

Le impostazioni predefinite di sincronizzazione selettiva per i team non hanno valore retroattivo. Se un membro di un team ha già sincronizzato una cartella con il suo computer, una nuova impostazione predefinita di sincronizzazione non sostituisce tale impostazione.

Se vuoi impedire a un membro di accedere a una cartella, puoi procedere in tre modi:

• Se si tratta della cartella di un team, rimuovi dal gruppo il membro che ha accesso a tale cartella.
• Se si tratta di una cartella all'interno dello spazio di lavoro di un team, passa con il mouse sopra di essa e fai clic su Condividi per rimuovere un membro o un gruppo.
• Se è una normale cartella condivisa, annullane la condivisione.

Come funzionano le impostazioni predefinite di sincronizzazione selettiva per i team con Smart Sync?

Le impostazioni predefinite di sincronizzazione selettiva per i team non hanno effetto sulle impostazioni di Smart Sync. Se una cartella è impostata come non sincronizzata all'avvio, non compare sul computer di un membro (e, pertanto, non è interessata dalla funzione Smart Sync). Se una cartella è impostata come sincronizzata all'avvio, viene sincronizzata in base all'impostazione di Smart Sync del computer.

Perché è consigliabile utilizzare la sincronizzazione selettiva per i team anziché Smart Sync?

Per la maggior parte dei team Dropbox Business, Smart Sync permette ai dipendenti di risparmiare spazio sui propri computer, pur consentendo loro di accedere facilmente ai file aziendali. Tuttavia, Smart Sync crea icone segnaposto su un computer (mostrando tutti i file disponibili online, anche se non sono completamente scaricati).

Qualora un amministratore intenda effettuare una rapida implementazione e garantire ai membri dei team un'esperienza più semplice, la sincronizzazione selettiva per i team può essere una soluzione migliore. Con la sincronizzazione selettiva per i team, solo le cartelle ritenute pertinenti dall'amministratore saranno visibili sul computer dei membri del team.

Non sai quale sia la soluzione più adatta a te? Scopri di più sulla sincronizzazione selettiva e sul numero di file che puoi impostare come sincronizzati all'avvio su un computer.