Как отправлять файлы на подпись с помощью Dropbox Sign

С помощью интеграции Dropbox Sign можно отправлять файлы на подпись и подписывать их самостоятельно, не выходя из Dropbox. Подписанные файлы автоматически сохраняются в вашем аккаунте Dropbox.

Обратите внимание: подробнее узнать о Dropbox Sign можно в Справочном центре Dropbox Sign.

Как подсоединить Dropbox Sign к Dropbox

Когда вы в первый раз отправите документ на подпись из Dropbox, вам предложат связать аккаунты Dropbox и Dropbox Sign и принять условия обслуживания. Для вас будет создан бесплатный аккаунт Dropbox Sign с адресом электронной почты, который вы используете для своего аккаунта Dropbox. Если у вас уже есть аккаунт Dropbox Sign с тем же адресом электронной почты, что и в аккаунте Dropbox, то эти аккаунты будут подсоединены друг к другу. После подсоединения аккаунтов вы также сможете входить на сайт hellosign.com, нажав Войти через Dropbox.

Как отправить на подпись или подписать файл

Вы можете отправить файл из Dropbox на подпись или подписать его самостоятельно. Для этого:

  1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
  2. Наведите курсор мыши на название файла, а затем нажмите на пункт с галочкой, который отобразится слева.
  3. Нажмите стрелку рядом с кнопкой Поделиться под миниатюрой файла на правой боковой панели.
    • Если миниатюра не отображается, нажмите значок со стрелочкой на правой боковой панели.
  4. Нажмите Отправить на подпись.
  5. Выберите, кому нужно подписать документ.
    • Если документ подписываете только вы, нажмите Я единственное подписывающее лицо.
    • Если документ должен подписать кто-то еще, введите в соответствующем поле имя и адрес электронной почты нужного пользователя. Чтобы добавить пользователей, которые будут подписывать документ, нажмите Добавить подписывающего. Чтобы удалить подписывающее лицо, нажмите на значок удаления (мусорный бак) рядом с адресом электронной почты этого пользователя. 
    • Чтобы запросить у подписывающего лица вложение, нажмите на значок в виде скрепки рядом с электронным адресом этого пользователя (доступно в тарифных планах Dropbox Sign Standard и Premium).
  6. Нажмите Далее.
  7. Перетащите в документ поля, где подписывающим лицам следует поставить подпись. На боковой панели справа назначьте каждое поле кому-либо из подписывающих лиц.
    • Обратите внимание: прежде чем перейти к следующему этапу, вам нужно назначить каждому подписывающему лицу хотя бы одно поле без даты.
  8. Нажмите кнопку Далее в правом верхнем углу.
  9. Выберите название для файла подписанной копии и расположение в папке Dropbox, куда его следует поместить
    • Обратите внимание: исходный файл не будет переименован или перемещен.
  10. Нажмите кнопку Далее в правом верхнем углу.
  11. Подтвердите, что подписывающие лица указаны правильно, и добавьте других пользователей, которым нужно отправить копию запроса.
  12. Можно также добавить сообщение.
  13. Нажмите Отправить на подпись.

Когда подписанные файлы будут готовы, вы и все подписывающие лица получите подтверждение по электронной почте. Подписанные файлы автоматически сохраняются в вашем аккаунте Dropbox (в том месте, которое вы указали) и в связанном с ним аккаунте Dropbox Sign. Если вы удалите подписанный файл из одного аккаунта (Dropbox или Dropbox Sign), то он останется в другом аккаунте.

Пока файл ожидает подписи, его промежуточная версия в формате PDF с названием «[название файла] (в процессе).pdf» сохраняется в указанном вами месте в вашем аккаунте Dropbox. Как только файл будет подписан, промежуточная версия будет заменена на подписанный файл PDF «[название файла] (подписано).pdf»

Отслеживание запросов на подпись и управление ими

Вы можете отслеживать запросы на подпись Dropbox Sign и управлять ими прямо из Dropbox. Чтобы начать, войдите в систему и откройте панель управления Dropbox Sign для Dropbox:

  • Найдите нужные файлы с помощью строки Поиск в верхней части страницы.
  • Чтобы отправить запрос на подпись, нажмите Запросить подпись.
  • Открыв вкладку На рассмотрении, можно отслеживать текущие запросы на подпись и управлять ими. На этой вкладке вы можете:
    • Посмотреть статус, подписывающее лицо и дату текущего статуса.
    • Нажать на значок (многоточие) справа, чтобы выполнить разные действия в зависимости от статуса документа (например, открыть для предварительного просмотра, скачать, найти файл, напомнить подписывающим или отменить запрос).
    • Нажать на файл и посмотреть сведения о нем справа.
  • Для управления готовыми запросами перейдите на вкладку Выполненные. Вы можете:
    • Нажать на значок (многоточие) справа, чтобы выполнить разные действия (например, открыть для предварительного просмотра, скачать или найти файл).
    • Нажать на файл и посмотреть сведения о нем справа.

Кроме того, вы будете получать уведомления в Dropbox и по электронной почте по мере выполнения запроса. Чтобы подробнее узнать о том, как создавать шаблоны, отправлять запросы на подпись, управлять ими и т.д., посетите Справочный центр Dropbox Sign.

Ограничения, связанные с запросами, размером и местом для хранения

Если для аккаунта Dropbox Sign, который вы подсоединили к Dropbox, действует бесплатный тарифный план с ограниченными функциями (а это тарифный план по умолчанию), вы сможете отправлять 3 запроса на подпись в месяц. Читайте подробнее о бесплатном тарифном плане с ограниченными функциями и о том, как перейти на платный аккаунт.

Размер загружаемого для подписи файла не должен превышать 40 МБ или 500 страниц. Читайте подробнее о поддерживаемых типах и размерах файлов.

Подписанные файлы занимают место в вашем аккаунте Dropbox. Если у вас закончится свободное место в аккаунте Dropbox, пока файл находится в обработке (ожидает подписи), то отобразится сообщение об ошибке, а подписанная версия файла будет сохранена только в Dropbox Sign, но не в Dropbox. Читайте подробнее о том, сколько свободного места предоставляется в вашем аккаунте Dropbox и как купить больше.

Администраторам: управление интеграцией с Dropbox Sign в вашей рабочей группе

Администраторы аккаунтов рабочих групп могут включать или отключать интеграцию с Dropbox Sign для всей рабочей группы.

Чтобы включить или отключить интеграцию:

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора. 
  2. Нажмите Консоль администрирования слева.
  3. Нажмите Настройки слева.
  4. Прокрутите страницу до раздела Дополнительные настройки и нажмите Отправить на подпись.
  5. Переведите выключатель в положение ВКЛ или ВЫКЛ.
Насколько полезна была для вас эта статья?

Мы очень сожалеем.
Дайте знать, как нам улучшить свою работу:

Благодарим за отзыв!
Дайте знать, насколько полезной была эта статья:

Благодарим за отзыв!