Создайте централизованное место для файлов компании при помощи папок рабочей группы

Папки рабочей группы помогут выстроить основную систему для хранения данных компании в Dropbox. Папки рабочей группы может создавать администратор, ими владеет компания, с их помощью можно делиться файлами с участниками рабочей группы и сторонними пользователями, которые работают над одними и теми же проектами.

В данной статье рассказывается, как:

• Cоздавать папки рабочей группы
• Управлять настройками синхронизации для папок рабочей группы
• Настраивать права доступа для определенных пользователей

Сначала доступ к папкам рабочей группы предоставляется подгруппам Dropbox, участники которых выполняют определенные функции (например, подгруппа, отвечающая за финансы). Затем создавший соответствующую папку рабочей группы администратор устанавливает для каждой подгруппы нужные права доступа (с возможностью просмотра или редактирования).

Также можно делиться подпапками, находящимися внутри папки рабочей группы, с отдельными участниками рабочей группы и сторонними пользователями. Как и для подгрупп, администратор может предоставить для отдельных участников в подпапках право доступа с возможностью просмотра или редактирования.

Чтобы начать пользоваться подгруппами, выполните следующие инструкции:

1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите Папки рабочей группы.
4. Нажмите Создать папку рабочей группы.
5. Укажите название для папки рабочей группы.
6. Добавьте одну или несколько подгрупп, которым нужен доступ к соответствующей папке рабочей группы, и укажите, какой именно доступ им предоставляется — с правом просмотра или редактирования.
   • Создавать подгруппы можно на странице подгрупп.
   • Не забудьте: к папкам рабочей группы нужно предоставлять доступ подгруппам Dropbox, а не отдельным пользователям.

Далее мы расскажем о том, как делиться подпапками, расположенными внутри папок рабочей группы, с отдельными пользователями — сторонними или входящими в компанию. Чтобы создать подпапку (папку, которая находится внутри папки рабочей группы).

1. Нажмите на папку рабочей группы.
2. Нажмите правой кнопкой мыши и выберите опцию Создать папку.
3. Назовите подпапку.
4. Наведите курсор на созданную подпапку и нажмите Управление доступом.
   • Можно делиться подпапками с отдельными пользователями или другими подгруппами, а также изменять права доступа тех, с кем вы поделились, на Может изменять или Может просматривать.
5. Убедитесь, что права доступа выставлены правильно.

Чтобы собрать данные компании в одном центральном месте, попросите участников рабочей группы переместить их собственные общие папки в папку рабочей группы. Любой, кто владеет общей папкой, может переместить такую папку в папку рабочей группы. При этом владелец папки передаст компании право собственности на хранящиеся в ней файлы.