如何管理 Dropbox 團隊帳戶的授權

每位團隊成員都會使用一個授權。身為 Dropbox 團隊管理員，您可以管理工作團隊的授權數量、查看授權使用情況，並隨著工作團隊需求變更而新增或移除授權。

在進行變更之前，請先查看您目前的授權使用情況、待處理的邀請、帳單方式，以及任何儲存空間相關影響。

檢查工作團隊的授權使用情況

您可以在管理員主控台中查看工作團隊使用的授權數量，並檢視工作團隊的儲存空間使用量。

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
3. 按一下 [資訊主頁]。
4. 在 [工作團隊儲存空間] 下方，查看工作團隊的授權使用情況。
5. 在 [儲存空間] 下方，檢視工作團隊的儲存空間使用量。

團隊成員、遭停權的成員和待回覆的邀請

待處理的邀請和遭停權的成員也會計入您工作團隊的授權使用情況，因此，若只檢查有效成員，可能無法解釋為何已購買的授權無法使用。

• 工作團隊成員：每位成員都會計入您工作團隊的總授權數。
• 待處理邀請函：尚未被接受的邀請函仍會使用授權。
• 遭停權成員：遭停權成員並不會讓其授權可供其他人使用。

系統不會自動移除未啟用的授權。特定類型的管理員可在管理員主控台中新增或移除授權。

如果您使用的是個人 Dropbox 方案，請瞭解如何變更或取消訂閱。

如果您需要的是更多儲存空間，而非更多工作團隊授權，請瞭解如何取得更多儲存空間。

為工作團隊新增授權人數

如果您的工作團隊沒有可用的授權，您可能需要在新增成員之前加購授權。此流程取決於工作團隊的帳單安排。

如果您的工作團隊使用信用卡、PayPal 或直接扣款支付

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
3. 按一下 [成員]。
4. 按一下 [邀請成員]
5. 輸入您要新增的人員電子郵件地址，然後按一下 [下一步]。
6. 選取該成員應有權存取的團隊資料夾，並設定對方的使用權限。
7. 點擊 [下一步]。
8. 檢查邀請和帳單資訊。
   • 請注意：如果您沒有可用的授權，系統可能會向您收取額外授權的費用。
9. 按一下 [邀請]，然後按一下 [已完成]。

如果您的工作團隊是以支票或手動開立發票的方式付款

如果您的工作團隊沒有任何可用的授權，請在邀請其他團隊成員之前，先聯絡您的 Dropbox 帳戶管理人以新增授權。

從工作團隊中移除授權

如果您的工作團隊不再需要授權，您可以減少已購買的授權數量。步驟和時間取決於您的帳單管理方式。

在移除或減少授權之前，請完成此檢查清單：

• 查看目前的授權使用情況。
  • 查看工作團隊使用的授權數量，包括待處理的邀請和遭停權的成員。
• 確認新的授權數量。
  • 請確認剩餘的授權數量能夠滿足工作團隊的需求。
• 檢查您的續訂日期。
  • 確認減少數量何時生效，或您必須在何時送出申請。
• 確認您的帳單管理方式。
  • 自助式減少和手動開立發票請求遵循不同的程序。
• 檢查儲存空間的影響。
  • 在 Dropbox Advanced、Business 和 Business Plus 方案中，移除授權可能會導致工作團隊的儲存空間使用量超過上限。在繼續操作前，請先檢查工作團隊目前的儲存空間使用量和可用的選項。

如果您使用信用卡、PayPal 或直接扣款支付

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
3. 按一下 [帳單]。
4. 在 [產品] 下方，按一下 [管理授權]。
5. 輸入您希望工作團隊擁有的新授權總數。
6. 按一下 [移除授權]。

如果您是以支票或手動開立發票的方式付款

如要移除或減少授權，請聯絡您的客戶經理。

如果您是以支票或手動開立發票的方式付款，就無法在 dropbox.com 上編輯發票或查看收據。您可以傳送電子郵件至 invoices@dropbox.com，索取發票的副本。

重複使用可用的授權

若有人離開您的工作團隊或不再需要存取權限，您可能可以將其授權容量提供給其他團隊成員使用，而無需購買額外授權。

首先，請確認您的工作團隊沒有可用的授權的原因。

如果團隊成員不再需要存取權限，請按照以下方式操作：

1. 檢查該成員的存取權限，並確認將其從工作團隊中移除是否合適。
2. 請遵循貴組織的離職流程，並在獲得授權後移除該成員。
3. 返回管理員主控台，檢查工作團隊的授權使用情況。
4. 如果有可用的授權，請邀請要取代的成員。

進一步瞭解刪除成員的相關資訊，或瞭解如何將成員轉換為個人帳戶。

如果邀請待回覆：

待回覆的邀請會計入工作團隊的整體授權總數。在發出另一份邀請前，請先檢查邀請。

1. 檢查是否仍需要該邀請。
2. 如果不需要，請使用可用的團隊管理控制項取消或撤回邀請。
3. 再次檢查工作團隊的授權使用情況。
4. 如果有可用的名額，請邀請要邀請的成員。

若成員帳戶暫停權限：

已停權的成員仍會計入工作團隊的整體授權總數。根據貴組織的存取權限政策，檢查該成員是否應繼續停用、恢復使用或從工作團隊中移除。

瞭解工作團隊邀請的費用

邀請他人加入工作團隊與購買額外授權有關，但並非同一項操作。

在傳送邀請前，請檢查您的工作團隊是否擁有足夠的授權容量。即使受邀者尚未加入，待回覆的邀請仍會計入工作團隊的整體授權總數。

如果您的工作團隊有可用的授權

檢查您是否可以在不購買其他授權的情況下邀請該人員。

如果您的工作團隊沒有可用的授權

您可能需要新增授權，該人員才能加入。確認購買前，請檢查並查看顯示的價格。

如果邀請待回覆

在傳送其他邀請或變更您的授權數量前，請檢查該人員是否仍需要存取權限。

如果團隊成員已遭停權

請記得，已停權的工作團隊成員會計入工作團隊的整體授權總數。

若有帳單相關問題，請查看管理員主控台中的詳細資訊，或聯絡您的客戶經理。

排解無法使用授權控制項的問題

如果您找不到「管理授權」，或者無法新增或移除授權，請檢查以下事項。

看不到管理員主控台？

• 請確認您已使用系統管理員憑證登入正確的 Dropbox 團隊帳戶。
• 如果您擁有不只一個 Dropbox 帳戶，請確認您使用的是與您要管理的工作團隊相關聯的帳戶。

找不到「管理授權」？

1. 開啟管理員主控台。
2. 按一下 [帳單]。
3. 在 [產品] 下方尋找 [管理授權]。

如果找不到此選項，請確認您的工作團隊方案和管理員權限。

無法自行移除授權？

• 如果您的工作團隊是以支票或手動開立發票的方式付款，您需要聯絡您的客戶經理，才能移除或減少授權。
• 請務必在續訂日期前至少 30 天提出申請。

無法立即減少授權？

• 對於使用信用卡、PayPal 或直接扣款支付的工作團隊，授權數減少將在續訂日期生效。
• 這表示不會立即減少已購買的授權數量。

不確定是否需要另一個授權？

• 在購買更多授權之前，請先查看您目前的授權使用情況、待處理的邀請，以及遭停權的成員。
• 如果數量與您的預期不符，請在確認額外購買前聯絡 Dropbox 支援服務。

聯絡 Dropbox 支援服務以瞭解授權相關事宜

在本文中找不到您需要的內容？若需要進一步的協助，以管理或瞭解工作團隊的授權數量或帳單，請聯絡 Dropbox 支援服務：

1. 使用您的團隊管理員憑證登入 dropbox.com。
2. 開啟管理員主控台。
3. 按一下左側邊欄的 [說明]。
4. 請按照提示聯絡 Dropbox 支援服務。

聯絡 Dropbox 支援服務時，請提供以下資訊：

• 您的工作團隊方案。
• 您目前的帳單管理方式。
• 您的續訂日期（若已知）。
• 您嘗試配對的授權數量。
• 您所遇到問題的說明。